
行政助理-华盛顿特区
为 Cayuse Holdings 位于华盛顿特区的 EUR-IO/EX 前台办公室提供高管行政支持。 职责包括日程安排、差旅协调、机密信息处理、SharePoint 管理、人力资源支持及国会报告。
描述
- 为 EUR-IO/EX 前台办公室提供高级行政和运营服务,包括支持执行主任、两名副执行主任及主管级岗位管理官员
- 安排会议、研讨会和电话会议,并协调会议室、技术设备及其他后勤事项
- 研究、分发、起草和编辑信函及文件;分析信息并准备高管摘要和行动事项
- 管理并协调电报、信函、简报材料和备忘录的分发
- 为前台办公室高管准备并递送简报材料册
- 完成特别任务,并为 EX 团队提供实质性运营支持
- 维护和更新 EX 标准操作程序及管理通知的 SharePoint 文档库
- 为其他 EUR-IO/EX 行政助理提供替岗支持
- 准备组织结构图、备忘录、标准操作程序、报告及其他办公室文件,协调审批并进行编辑
- 校对、更新、打印并维护文件及工作记录
- 协调研讨会和会议
- 管理高管差旅安排、交通、政府差旅订单、报销单、出租车凭证及可报销费用
- 通过国务院系统跟踪并提交工时和出勤记录
- 支持年度绩效评估及人力资源数据库提交工作
- 跟踪使团团长缺勤情况,并准备 EUR 和 IO 的正式回复
- 牵头协调年度 EUR/IO-EX 国会报告
- 担任 SharePoint 网站专家,提升可访问性、归档能力和功能
- 培训员工并向其介绍 SharePoint 程序和功能
- 管理 Outlook 电子邮件组和通讯组列表
- 维护组织结构图、紧急联系人信息及电话表
- 接待访客,回复或转交咨询,并为来宾负责 EX 入口处的接待工作
- 维护每日办公室日历、用品、库存、文件系统和数据库
- 监控内部任务、截止日期及交付成果
- 排查办公室设备问题并跟进解决进展
- 按照既定程序保护机密、敏感及个人身份信息
- 在解释指南、研究法规及向主管上报例外情况时运用稳健判断
- 向项目经理汇报
任职要求
- 高中学历并至少五年支持高级官员的办公室工作经验,或拥有办公室管理、工商管理或相关领域两年制学位并具备四年办公室管理经验
- 必须持有有效的秘密级安全许可
- 必须成功通过背景调查,且可能需要接受额外审查
- 能够在快节奏办公室环境中管理多项优先任务
- 熟练使用 Microsoft Word、PowerPoint 和 Excel
- 具备出色的书面和口头沟通能力,能够与各级人员及政府机构开展工作
- 组织能力出色,注重细节
- 了解办公室政策、惯例和程序
- 能够保护高度机密信息并谨慎处理事务
- 能够独立工作并作出稳妥决定
- 研究法规并将指南与组织效率相联系时具备较强的独立判断力
- 具备基础会计知识者优先
- 具备长时间履行工作职责所需的身体和心理能力
- 能够快速使用计算机和办公生产力工具,以满足岗位要求
- 能够建立并维护高效、专业的工作空间
- 能够长时间保持坐姿并使用计算机工作
- 必要时愿意接受灵活工作安排,包括节假日工作
- 必要时愿意在正常工作时间之外工作
福利待遇
- SCA 医疗与福利附加福利
- 远程医疗服务
- 牙科和视力保险
- 员工援助计划
- 公司提供的基本人寿保险及意外死亡和伤残保险
- 自愿购买人寿保险及意外死亡和伤残保险
- 401(k) 退休储蓄计划,工作满一年后提供配比供款
- 带薪休假
- 可能需要因商务或职业发展出差








