Cayuse Holdings
Cayuse Holdings
Cayuse Holdings riunisce aziende che forniscono servizi IT e altri servizi professionali correlati a clienti governativi, commerciali e di Native Solutions. Le sue attività comprendono la gestione di programmi e progetti, le operazioni di cybersicurezza e l’implementazione di sistemi per enti federali, statali, locali e tribali. L’azienda dà importanza a rapporti duraturi con i clienti, alla responsabilità e a soluzioni pratiche in contesti operativi complessi, risultando quindi interessante per i professionisti che desiderano sviluppare la propria carriera nella consulenza, nei servizi tecnologici, nella cybersicurezza e nella gestione dei programmi.

Assistente esecutivo – Washington, DC

Fornire supporto amministrativo esecutivo al Front Office EUR-IO/EX di Cayuse Holdings a Washington, DC. Le responsabilità includono pianificazione, coordinamento dei viaggi, gestione di informazioni classificate, amministrazione di SharePoint, supporto alle risorse umane e relazioni al Congresso.

Descrizione

  • Fornire al Front Office EUR-IO/EX, compresi il Direttore esecutivo, due Vice direttori esecutivi e il Responsabile supervisore della gestione delle sedi, servizi amministrativi e operativi di alto livello
  • Pianificare riunioni, conferenze e teleconferenze coordinando sale, tecnologia e altri aspetti logistici
  • Ricercare, inoltrare, redigere e modificare corrispondenza e documenti; analizzare le informazioni e preparare sintesi esecutive e azioni da intraprendere
  • Controllare e coordinare la distribuzione di messaggi, corrispondenza, documenti informativi e memorandum
  • Preparare e consegnare dossier informativi per i dirigenti del Front Office
  • Completare incarichi speciali e fornire supporto operativo sostanziale al team EX
  • Gestire e aggiornare la biblioteca SharePoint per le procedure operative standard e gli avvisi di gestione di EX
  • Fornire copertura sostitutiva per altri assistenti esecutivi di EUR-IO/EX
  • Preparare, coordinare l’approvazione e modificare organigrammi, memorandum, procedure operative standard, relazioni e altri documenti d’ufficio
  • Correggere le bozze, aggiornare, stampare e conservare la documentazione e i registri di lavoro
  • Coordinare conferenze e riunioni
  • Gestire i viaggi dei dirigenti, i trasporti, gli ordini di viaggio governativi, le note spese, i buoni taxi e le spese rimborsabili
  • Monitorare e presentare i registri delle presenze e delle ore lavorate tramite i sistemi del Dipartimento di Stato
  • Supportare le valutazioni annuali delle prestazioni e l’inserimento dei dati nei database delle risorse umane
  • Monitorare le assenze del Capo Missione e preparare le risposte ufficiali di EUR e IO
  • Guidare il coordinamento delle relazioni annuali di EUR/IO-EX al Congresso
  • Agire come esperto del sito SharePoint, migliorandone accessibilità, archiviazione e funzionalità
  • Formare e informare il personale sulle procedure e sulle funzionalità di SharePoint
  • Amministrare i gruppi di posta elettronica e le liste di distribuzione di Outlook
  • Mantenere aggiornati gli organigrammi, i recapiti di emergenza e gli elenchi telefonici
  • Accogliere i visitatori, rispondere alle richieste o inoltrarle e presidiare l’ingresso EX per gli ospiti
  • Mantenere i calendari giornalieri dell’ufficio, le forniture, l’inventario, i sistemi di archiviazione e i database
  • Monitorare gli incarichi interni, le scadenze e i risultati da consegnare
  • Risolvere i problemi delle apparecchiature d’ufficio e seguirne la risoluzione
  • Proteggere le informazioni classificate, sensibili e di identificazione personale in conformità con le procedure stabilite
  • Applicare buon senso nell’interpretazione delle linee guida, nella ricerca dei regolamenti e nell’escalation delle eccezioni al supervisore
  • Riferire al Responsabile del programma

Requisiti

  • Diploma di scuola superiore e almeno cinque anni di esperienza d’ufficio a supporto di funzionari senior, oppure laurea biennale in Gestione d’ufficio, Amministrazione aziendale o campo correlato, più quattro anni di esperienza nella gestione d’ufficio
  • È richiesta un’autorizzazione di sicurezza Secret attiva
  • È richiesto il superamento di un controllo dei precedenti; possono essere applicati ulteriori controlli
  • Capacità di gestire più priorità in un ambiente d’ufficio dinamico
  • Solida conoscenza operativa di Microsoft Word, PowerPoint ed Excel
  • Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale per lavorare con personale ed enti governativi a tutti i livelli
  • Organizzazione eccezionale e attenzione ai dettagli
  • Conoscenza operativa delle politiche, pratiche e procedure d’ufficio
  • Capacità di proteggere informazioni altamente riservate e usare discrezione
  • Capacità di lavorare in autonomia e prendere decisioni ponderate
  • Solido giudizio indipendente nella ricerca dei regolamenti e nel collegamento tra linee guida ed efficienza organizzativa
  • La conoscenza di base della contabilità è utile
  • Capacità fisica e mentale di svolgere le mansioni per periodi prolungati
  • Capacità di utilizzare computer e strumenti di produttività d’ufficio con rapidità sufficiente a soddisfare le esigenze del ruolo
  • Capacità di stabilire e mantenere uno spazio di lavoro produttivo e professionale
  • Capacità di rimanere seduti e lavorare al computer per periodi prolungati
  • Disponibilità a lavorare con orari flessibili, comprese le festività, quando richiesto
  • Disponibilità a lavorare al di fuori del normale orario di lavoro quando richiesto

Benefit

  • Benefici accessori SCA per salute e benessere
  • Servizi di telemedicina
  • Copertura dentistica e oculistica
  • Programma di assistenza ai dipendenti
  • Assicurazione di base sulla vita e contro morte accidentale e mutilazione fornita dall’azienda
  • Opzioni volontarie di assicurazione sulla vita e contro morte accidentale e mutilazione
  • Piano di risparmio previdenziale 401(k) con contributo integrativo dopo un anno
  • Ferie retribuite
  • Potrebbero essere richiesti viaggi di lavoro o per sviluppo professionale

Offerte correlate

Side

Responsabile finanziario – Braga, Portogallo (Ibrido)

Side

Gestisci contabilità, rendicontazione, budget e previsioni per SIDE, società globale di produzione di dialoghi e contenuti audio per videogiochi. Collabora con i responsabili operativi dalla sede di Braga.

Apri
Nestle

Esperto CRM, LATAM

Nestle

Gestisci campagne Salesforce Marketing Cloud via email, WhatsApp e SMS per il business alimentare e delle bevande di Nestlé in America Latina. Coordina i percorsi dei consumatori e adatta i programmi CRM ai mercati locali.

Apri
P

Direttore associato dei clienti strategici, farmaceutica

Pharma

Sviluppa partnership dirigenziali e strategie di crescita per clienti del settore sanitario statunitense nell’ambito dei prodotti farmaceutici. Gestisce programmi di organizzazioni di acquisto collettivo, analisi dei clienti e piani aziendali interfunzionali.

Apri
DEKRA North America

Direttore generale dei test di sicurezza dei processi

DEKRA North America

Dirige il laboratorio di test sulla sicurezza dei processi di DEKRA a Princeton e ne gestisce i risultati economici, la sicurezza, la qualità e le operazioni quotidiane. Guida la crescita dell’attività, l’erogazione tecnica e lo sviluppo di un team composto da 15 a 25 persone.

Apri