임원 비서 - 워싱턴 D.C.
워싱턴 D.C.에 있는 Cayuse Holdings의 EUR-IO/EX 프런트 오피스에 임원 행정 지원을 제공합니다. 일정 관리, 출장 조정, 기밀 정보 취급, SharePoint 관리, 인사 지원 및 의회 보고를 담당합니다.
설명
- 실행이사, 두 명의 부실행이사 및 감독급 공관 관리 담당자를 포함한 EUR-IO/EX 프런트 오피스에 고위급 행정 및 운영 서비스를 제공
- 회의, 컨퍼런스 및 전화회의를 일정에 등록하고 회의실, 기술 장비 및 기타 물류를 조정
- 서신과 문서를 조사, 배포, 작성 및 편집하고 정보를 분석하여 임원 요약과 조치 항목을 준비
- 전문, 서신, 브리핑 자료 및 메모의 배포를 관리하고 조정
- 프런트 오피스 임원을 위한 브리핑 북을 준비하고 전달
- 특별 과제를 완료하고 EX 팀에 실질적인 운영 지원을 제공
- EX 표준 운영 절차 및 관리 공지를 위한 SharePoint 라이브러리를 유지하고 업데이트
- 다른 EUR-IO/EX 임원 비서의 업무를 백업
- 조직도, 메모, 표준 운영 절차, 보고서 및 기타 사무실 문서를 준비하고 승인 절차를 조정하며 편집
- 문서와 업무 기록을 교정, 업데이트, 인쇄 및 유지
- 컨퍼런스와 회의를 조정
- 임원 출장 준비, 교통, 정부 출장 명령서, 정산서, 택시 영수증 및 상환 가능 비용을 관리
- 국무부 시스템을 통해 근무 시간 및 출퇴근 기록을 추적하고 제출
- 연례 성과 평가 및 인사 데이터베이스 제출을 지원
- 공관장 부재를 추적하고 EUR 및 IO의 공식 답변을 준비
- 연례 EUR/IO-EX 의회 보고 조정을 주도
- SharePoint 사이트 전문가로서 접근성, 보관 및 기능을 개선
- 직원에게 SharePoint 절차와 기능을 교육하고 브리핑
- Outlook 이메일 그룹 및 배포 목록을 관리
- 조직도, 비상 연락처 정보 및 전화 목록을 유지
- 방문객을 맞이하고 문의에 답변하거나 담당자에게 전달하며 방문객이 있을 때 EX 입구를 담당
- 일일 사무실 일정, 비품, 재고, 파일링 시스템 및 데이터베이스를 관리
- 내부 과제, 마감일 및 산출물을 모니터링
- 사무실 장비 문제를 해결하고 문제 해결 과정이 완료될 때까지 후속 조치
- 정해진 절차에 따라 기밀 정보, 민감 정보 및 개인 식별 정보를 보호
- 지침 해석, 규정 조사 및 예외 사항의 상급자 보고 시 건전한 판단을 적용
- 프로그램 관리자에게 보고
지원 자격
- 고등학교 졸업 및 고위 공직자 지원 사무 업무 경력 5년 이상, 또는 사무 관리·경영학·관련 분야의 2년제 학위와 사무 관리 경력 4년
- 유효한 Secret 보안 인가가 필요
- 신원 조사를 성공적으로 통과해야 하며 추가 조사가 적용될 수 있음
- 빠르게 진행되는 사무실 환경에서 여러 우선순위를 관리할 수 있는 능력
- Microsoft Word, PowerPoint 및 Excel에 대한 높은 실무 지식
- 모든 직급의 직원 및 정부 기관과 업무를 수행할 수 있는 뛰어난 서면 및 구두 의사소통 능력
- 탁월한 정리 능력과 세부 사항에 대한 주의력
- 사무실 정책, 관행 및 절차에 대한 실무 지식
- 고도의 기밀 정보를 보호하고 신중하게 처리할 수 있는 능력
- 독립적으로 업무를 수행하고 합리적인 결정을 내릴 수 있는 능력
- 규정을 조사하고 지침을 조직 효율성과 연결할 때 강한 독립적 판단력을 발휘할 수 있는 능력
- 기초 회계 지식 보유 시 우대
- 장시간 직무를 수행할 수 있는 신체적·정신적 능력
- 직무 요구를 충족할 수 있을 만큼 빠르게 컴퓨터와 사무 생산성 도구를 사용할 수 있는 능력
- 생산적이고 전문적인 업무 공간을 조성하고 유지할 수 있는 능력
- 장시간 앉아서 컴퓨터로 근무할 수 있는 능력
- 필요한 경우 공휴일을 포함한 유연한 근무 일정에 근무할 의향
- 필요한 경우 정상 근무 시간 외에 근무할 의향
복리후생
- SCA 의료 및 복지 부가 혜택
- 원격의료 서비스
- 치과 및 안과 보장
- 직원 지원 프로그램
- 회사 제공 기본 생명보험 및 AD&D 보험
- 선택형 생명보험 및 AD&D 보험
- 근속 1년 후 회사 매칭이 제공되는 401(k) 퇴직 저축 플랜
- 유급 휴가
- 업무 또는 전문성 개발을 위한 출장이 필요할 수 있음
