HII
HII
HII utvikler og bygger forsvarsteknologi for det amerikanske militæret og dets partnere. Arbeidet omfatter avanserte militærfartøy som hangarskip og ubåter, i tillegg til kunstig intelligens, cybersikkerhet, digital skipsbygging og andre systemer som støtter operasjoner i luft, på land, til sjøs og i verdensrommet. Selskapets omfattende organisasjon innen produksjon, logistikk og luft- og romfartsteknologi gir et bredt arbeidsmiljø for fagfolk som bidrar til nasjonale sikkerhetsprogrammer og relatert teknologiutvikling.

Administrativ assistent 4 – Newport News, på stedet

Administrativ assistent som støtter HIIs avdeling for testteknikk innen kjernefremdrift i Newport News, Virginia. Koordinerer kontordriften, inkludert adgangskort, reiser, IT- og fasilitetsforespørsler, møter, arrangementer og medarbeideranerkjennelse.

Beskrivelse

  • Opprette og vedlikeholde administrative arkiver
  • Silere samtaler og henvise dem til riktige kontaktpersoner
  • Planlegge møter og konferanser
  • Motta, videresende og besvare post
  • Korrekturlese utkast og ferdige dokumenter med hensyn til grammatikk og språkbruk
  • Besvare spørsmål om kontordrift, retningslinjer og prosedyrer
  • Samle inn, sammenstille og rapportere informasjon til lederens oppgaver
  • Ta og transkribere diktat ved behov
  • Støtte kritisk administrativ drift for direktøren for avdelingen for testteknikk innen kjernefremdrift
  • Koordinere besøkstilgang, medarbeidernes adgangskort, reiseregistrering, IT- og fasilitetsforespørsler, klinikkplanlegging, arbeidsflyter, kalendere, arrangementer og programmer for medarbeideranerkjennelse
  • Behandle fakturaer, skjemaer for lønnsjustering, skjemaer for sikkerhetsklarering og serviceforespørsler til fasiliteter
  • Planlegge mindre arrangementer og personalmøter, inkludert dokumentasjon av referater og tiltakspunkter
  • Organisere direktoratets strategiske dokumenter og kommunikasjon
  • Bestille mat til arbeidslunsjer
  • Koordinere og følge opp belønnings- og anerkjennelsesprogrammer

Krav

  • Videregående skole eller GED samt seks års ytterligere utdanning og/eller erfaring
  • Amerikansk statsborgerskap er påkrevd
  • Datakunnskaper samt administrative ferdigheter eller kundeserviceferdigheter som trengs for å utføre rollen effektivt
  • Erfaring med, eller evne til å gjennomføre opplæring og kvalifisering i, planlegging og koordinering av besøksprotokoller, inkludert adgangskort, parkering og henteplaner
  • Evne til å administrere avdelingens arbeidsflyt, medarbeidernes rapporteringsforhold og organisasjonshierarki
  • Evne til å opprette og behandle IT-forespørsler for datamaskiner, mobiltelefoner og tilgangskrav
  • Evne til å utarbeide og sende inn dokumentasjon for reiseregistrering, inkludert forhåndsgodkjenninger, godkjenninger, bestillinger og utgiftsrapporter
  • Evne til å bruke ADTRAV og REZDESK til reisestyring
  • Erfaring med å behandle fakturaer gjennom Process Director
  • Evne til å koordinere og følge opp belønnings- og anerkjennelsesaktiviteter
  • Erfaring med å behandle skjemaer for lønnsjustering
  • Erfaring med å behandle skjemaer for sikkerhetsklarering
  • Erfaring med å sende inn serviceforespørsler til fasiliteter
  • Evne til å planlegge mindre arrangementer og personalmøter samt føre referat
  • Evne til å organisere direktoratets strategiske dokumenter og kommunikasjon
  • Gode ferdigheter i Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Visio og SharePoint
  • Evne til å sende inn forespørsler om Drive-In-merker
  • Evne til å planlegge møter og føre referat samt registrere tiltakspunkter
  • Evne til å håndtere klinikkmeldinger og kommunikasjon
  • Erfaring med støtte til adgangskort, inkludert DBIDS og Red Badge
  • Kunnskap om og erfaring med NNS-systemer og -protokoller er ønskelig, inkludert VMS, MyHR, CUAS, SMAX, ADTRAV, REZDESK, Process Director, FSR-er, forespørsler om Drive-In-merker og adgangskort for SY- eller Naval Station-lokasjoner

Fordeler

  • Valg mellom planer for medisinsk behandling, reseptbelagte legemidler, tannbehandling og syn
  • Tilgang til helsesentre på arbeidsplassen
  • Telemedisinske tjenester
  • Ressurser for velvære
  • Programmer for medarbeiderstøtte
  • Alternativer for 401(k)-sparing
  • Verktøy for økonomisk opplæring og planlegging
  • Livsforsikring
  • Refusjon av studieavgifter
  • Medarbeiderrabatter
  • Stipender for tidlig barndom og videregående utdanning
  • Konkurransedyktige ytelser
  • Utdannings- og opplæringsprogrammer som støtter kontinuerlig karriereutvikling

Relaterte jobber