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FertigungLogistikLuft- und Raumfahrt
HII entwickelt und baut Verteidigungstechnologien für das US-Militär und seine Partner. Das Unternehmen arbeitet unter anderem an fortschrittlichen Militärschiffen wie Flugzeugträgern und U-Booten sowie an künstlicher Intelligenz, Cybersicherheit, digitalem Schiffbau und weiteren Systemen zur Unterstützung von Einsätzen in der Luft, zu Land, auf See und im Weltraum. Die große Organisation in den Bereichen Fertigung, Logistik und Luft- und Raumfahrt bietet Fachkräften ein vielfältiges Umfeld, in dem sie zu Programmen der nationalen Sicherheit und zur Entwicklung entsprechender Technologien beitragen können.
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Verwaltungsassistent 4 – Newport News, vor Ort

Verwaltungsassistenz für die Abteilung Nuclear Propulsion Test Engineering von HII in Newport News, Virginia. Koordiniert Büroabläufe einschließlich Zutrittsausweisen, Reisen, IT- und Facility-Anfragen, Besprechungen, Veranstaltungen und Mitarbeiteranerkennung.

USVereinigte StaatenVAVirginia
59.000 $ – 74.000 $ / Jahr
Vor OrtVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Verwaltungsakten anlegen und pflegen
  • Anrufer vorab einschätzen und an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten
  • Besprechungen und Konferenzen planen
  • Post entgegennehmen, weiterleiten und beantworten
  • Entwürfe und fertige Dokumente auf Grammatik und Sprachgebrauch prüfen
  • Fragen zu Büroabläufen, Richtlinien und Verfahren beantworten
  • Informationen für die Aufgaben des Vorgesetzten sammeln, zusammenstellen und berichten
  • Bei Bedarf Diktate aufnehmen und transkribieren
  • Kritische Verwaltungsabläufe für den Direktor der Abteilung Nuclear Propulsion Test Engineering unterstützen
  • Besucherzugang, Mitarbeiterausweise, Reiseabrechnungen, IT- und Facility-Anfragen, Kliniktermine, Arbeitsabläufe, Kalender, Veranstaltungen und Programme zur Mitarbeiteranerkennung koordinieren
  • Rechnungen, Formulare für Gehaltsanpassungen, Sicherheitsüberprüfungsformulare und Anfragen zu Facility-Services bearbeiten
  • Kleine Veranstaltungen und Mitarbeiterversammlungen planen, einschließlich der Dokumentation von Protokollen und Aktionspunkten
  • Strategische Dokumente und Kommunikation der Direktion organisieren
  • Verpflegung für Arbeitsessen organisieren
  • Auszeichnungs- und Anerkennungsprogramme koordinieren und nachverfolgen

Anforderungen

  • Abitur oder GED sowie sechs zusätzliche Jahre Ausbildung und/oder Berufserfahrung
  • US-amerikanische Staatsbürgerschaft ist erforderlich
  • Computerkenntnisse sowie administrative oder kundenservicebezogene Fähigkeiten, die für eine effektive Ausübung der Tätigkeit erforderlich sind
  • Erfahrung mit der Planung und Koordination von Besucherprotokollen, einschließlich Ausweisen, Parkplätzen und Abholplänen, oder die Fähigkeit, entsprechende Schulungen und Qualifikationen zu absolvieren
  • Fähigkeit, den Abteilungsarbeitsablauf, die Berichtslinien der Mitarbeitenden und die Organisationshierarchie zu verwalten
  • Fähigkeit, IT-Anfragen für Computer, Mobiltelefone und Zugriffsanforderungen zu erstellen und zu bearbeiten
  • Fähigkeit, Reisedokumentationen einschließlich Vorabgenehmigungen, Genehmigungen, Buchungen und Spesenabrechnungen vorzubereiten und einzureichen
  • Fähigkeit, ADTRAV und REZDESK für das Reisemanagement zu verwenden
  • Erfahrung mit der Bearbeitung von Rechnungen über Process Director
  • Fähigkeit, Auszeichnungs- und Anerkennungsaktivitäten zu koordinieren und nachzuverfolgen
  • Erfahrung mit der Bearbeitung von Formularen für Gehaltsanpassungen
  • Erfahrung mit der Bearbeitung von Sicherheitsüberprüfungsformularen
  • Erfahrung mit dem Einreichen von Facility-Service-Anfragen
  • Fähigkeit, kleine Veranstaltungen und Mitarbeiterversammlungen zu planen und Protokolle zu führen
  • Fähigkeit, strategische Dokumente und Kommunikation der Direktion zu organisieren
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Visio und SharePoint
  • Fähigkeit, Anträge für Drive-In-Tags einzureichen
  • Fähigkeit, Besprechungen zu planen und Protokolle sowie Aktionspunkte festzuhalten
  • Fähigkeit, Klinikmitteilungen und -kommunikation zu verwalten
  • Erfahrung mit der Unterstützung bei Ausweisen, einschließlich DBIDS und Red Badge
  • Kenntnisse und Erfahrung mit NNS-Systemen und -Protokollen sind von Vorteil, einschließlich VMS, MyHR, CUAS, SMAX, ADTRAV, REZDESK, Process Director, FSRs, Drive-In-Tag-Anträgen und Zugangsausweisen für SY- oder Naval-Station-Standorte

Zusatzleistungen

  • Auswahl an Kranken-, verschreibungspflichtigen Arzneimittel-, Zahn- und Sehkraftversicherungen
  • Zugang zu Gesundheitszentren vor Ort
  • Telemedizinische Dienstleistungen
  • Wellnessangebote
  • Mitarbeiterunterstützungsprogramme
  • Optionen für einen 401(k)-Sparplan
  • Tools für Finanzbildung und Finanzplanung
  • Lebensversicherung
  • Erstattung von Studiengebühren
  • Mitarbeiterrabatte
  • Stipendien für frühkindliche Bildung und weiterführende Ausbildung
  • Wettbewerbsfähige Zusatzleistungen
  • Bildungs- und Schulungsprogramme zur kontinuierlichen beruflichen Weiterentwicklung

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