HII
HII
HII udvikler og bygger forsvarsteknologier til USA's militær og dets partnere. Arbejdet omfatter avancerede militærfartøjer som hangarskibe og ubåde samt kunstig intelligens, cybersikkerhed, digital skibsbygning og andre systemer, der understøtter operationer i luften, på land, til søs og i rummet. Virksomhedens omfattende organisation inden for produktion, logistik samt luft- og rumfart skaber et bredt arbejdsmiljø for fagfolk, der bidrager til nationale sikkerhedsprogrammer og relateret teknologiudvikling.

Administrativ assistent 4 – Newport News, på stedet

Administrativ assistent, der understøtter HII's afdeling for testteknik inden for kernefremdrift i Newport News, Virginia. Koordinerer kontordriften, herunder adgangskort, rejser, IT- og facilitetsanmodninger, møder, arrangementer og medarbejderanerkendelse.

Beskrivelse

  • Oprette og vedligeholde administrative arkiver
  • Visitere opkald og henvise dem til de relevante kontaktpersoner
  • Planlægge møder og konferencer
  • Modtage, videresende og besvare post
  • Korrekturlæse udkast og færdige dokumenter med hensyn til grammatik og sprogbrug
  • Besvare spørgsmål om kontordrift, politikker og procedurer
  • Indsamle, sammenstille og rapportere oplysninger til lederens opgaver
  • Tage og transskribere diktat efter behov
  • Understøtte kritiske administrative funktioner for direktøren for afdelingen for testteknik inden for kerne­fremdrift
  • Koordinere besøgsadgang, medarbejderes adgangskort, rejseafregning, IT- og facilitetsanmodninger, klinikplanlægning, arbejdsgange, kalendere, arrangementer og programmer for medarbejderanerkendelse
  • Behandle fakturaer, formularer til lønjustering, formularer til sikkerhedsgodkendelse og serviceanmodninger til faciliteter
  • Planlægge mindre arrangementer og personalemøder, herunder dokumentere referater og handlingspunkter
  • Organisere direktoratets strategiske dokumenter og kommunikation
  • Bestille mad til arbejdsluncher
  • Koordinere og følge op på belønnings- og anerkendelsesprogrammer

Krav

  • Gymnasieeksamen eller GED samt seks års yderligere uddannelse og/eller erfaring
  • Amerikansk statsborgerskab er påkrævet
  • Computerfærdigheder samt administrative færdigheder eller kundeservicefærdigheder, der er nødvendige for at udføre rollen effektivt
  • Erfaring med eller evne til at gennemføre oplæring og kvalificering i planlægning og koordinering af besøgsprotokoller, herunder adgangskort, parkering og afhentningsplaner
  • Evne til at administrere afdelingens arbejdsgange, medarbejdernes rapporteringsrelationer og den organisatoriske hierarkiske struktur
  • Evne til at oprette og behandle IT-anmodninger om computere, mobiltelefoner og adgangskrav
  • Evne til at udarbejde og indsende rejseafregningsdokumentation, herunder forhåndsgodkendelser, godkendelser, bookinger og udgiftsrapporter
  • Evne til at bruge ADTRAV og REZDESK til rejseadministration
  • Erfaring med behandling af fakturaer gennem Process Director
  • Evne til at koordinere og følge op på belønnings- og anerkendelsesaktiviteter
  • Erfaring med behandling af formularer til lønjustering
  • Erfaring med behandling af formularer til sikkerhedsgodkendelse
  • Erfaring med indsendelse af serviceanmodninger til faciliteter
  • Evne til at planlægge mindre arrangementer og personalemøder samt føre referat
  • Evne til at organisere direktoratets strategiske dokumenter og kommunikation
  • Gode kundskaber i Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Visio og SharePoint
  • Evne til at indsende anmodninger om Drive-In-tags
  • Evne til at planlægge møder og føre referat samt registrere handlingspunkter
  • Evne til at håndtere klinikmeddelelser og kommunikation
  • Erfaring med understøttelse af adgangskort, herunder DBIDS og Red Badge
  • Kendskab til og erfaring med NNS-systemer og -protokoller foretrækkes, herunder VMS, MyHR, CUAS, SMAX, ADTRAV, REZDESK, Process Director, FSR'er, anmodninger om Drive-In-tags og adgangskort til SY- eller Naval Station-lokationer

Fordele

  • Valg mellem planer for lægehjælp, receptpligtig medicin, tandpleje og syn
  • Adgang til sundhedscentre på arbejdspladsen
  • Telemedicinske tjenester
  • Ressourcer til trivsel
  • Medarbejderassistanceprogrammer
  • Muligheder for 401(k)-opsparing
  • Værktøjer til økonomisk uddannelse og planlægning
  • Livsforsikring
  • Refusion af studieafgifter
  • Medarbejderrabatter
  • Stipendier til førskoleundervisning og videregående uddannelse
  • Konkurrencedygtige personalegoder
  • Uddannelses- og træningsprogrammer, der understøtter løbende karriereudvikling

Relaterede job