HII opracowuje i buduje technologie obronne dla sił zbrojnych Stanów Zjednoczonych oraz ich partnerów. Firma zajmuje się zaawansowanymi okrętami wojskowymi, w tym lotniskowcami i okrętami podwodnymi, a także sztuczną inteligencją, cyberbezpieczeństwem, cyfrowym budownictwem okrętowym i innymi systemami wspierającymi działania w powietrzu, na lądzie, na morzu i w kosmosie. Rozbudowana organizacja produkcyjna, logistyczna i lotniczo-kosmiczna firmy zapewnia szerokie możliwości specjalistom uczestniczącym w programach bezpieczeństwa narodowego i rozwoju powiązanych technologii.
Asystent administracyjny 4 — Newport News, praca na miejscu
Asystent administracyjny wspiera dział inżynierii testów napędu jądrowego HII w Newport News w stanie Wirginia. Koordynuje pracę biura, w tym przepustki, podróże, zgłoszenia do działów IT i utrzymania obiektu, spotkania, wydarzenia oraz programy wyróżniania pracowników.
Opis
- Tworzenie i prowadzenie dokumentacji administracyjnej
- Selekcjonowanie połączeń i kierowanie rozmówców do właściwych osób kontaktowych
- Planowanie spotkań i konferencji
- Odbieranie, przekazywanie i obsługa korespondencji
- Korekta roboczych i ukończonych dokumentów pod kątem gramatyki i poprawności językowej
- Udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące funkcjonowania biura, zasad i procedur
- Zbieranie, zestawianie i przekazywanie informacji na potrzeby zadań przełożonego
- Sporządzanie i transkrypcja dyktanda w razie potrzeby
- Wsparcie kluczowych operacji administracyjnych dyrektora działu inżynierii testów napędu jądrowego
- Koordynowanie dostępu gości, przepustek pracowników, rozliczeń podróży służbowych, zgłoszeń do działów IT i utrzymania obiektu, wizyt w przychodni, procesów pracy, kalendarzy, wydarzeń oraz programów wyróżniania pracowników
- Przetwarzanie faktur, formularzy korekt płac, formularzy poświadczeń bezpieczeństwa oraz zgłoszeń dotyczących usług obiektowych
- Planowanie małych wydarzeń i spotkań pracowników, w tym sporządzanie protokołów i list działań
- Organizowanie strategicznych dokumentów i komunikacji dyrekcji
- Organizowanie posiłków na lunche robocze
- Koordynowanie i monitorowanie programów nagród i wyróżnień
Wymagania
- Dyplom szkoły średniej lub GED oraz sześć lat dodatkowej edukacji i/lub doświadczenia
- Wymagane obywatelstwo Stanów Zjednoczonych
- Umiejętności komputerowe, administracyjne lub związane z obsługą klienta niezbędne do skutecznego wykonywania pracy
- Doświadczenie w planowaniu i koordynowaniu procedur dla gości lub możliwość ukończenia szkolenia i uzyskania kwalifikacji w tym zakresie, w tym dotyczących przepustek, parkowania i planów odbioru
- Umiejętność zarządzania przepływem pracy działu, relacjami podległości pracowników i hierarchią organizacyjną
- Umiejętność tworzenia i obsługi zgłoszeń IT dotyczących komputerów, telefonów komórkowych i uprawnień dostępu
- Umiejętność przygotowywania i składania dokumentacji rozliczeń podróży, w tym wstępnych upoważnień, zatwierdzeń, rezerwacji i raportów wydatków
- Umiejętność korzystania z ADTRAV i REZDESK do zarządzania podróżami
- Doświadczenie w przetwarzaniu faktur za pośrednictwem Process Director
- Umiejętność koordynowania i monitorowania działań związanych z nagrodami i wyróżnieniami
- Doświadczenie w przetwarzaniu formularzy korekt płac
- Doświadczenie w przetwarzaniu formularzy poświadczeń bezpieczeństwa
- Doświadczenie w składaniu zgłoszeń dotyczących usług obiektowych
- Umiejętność planowania małych wydarzeń i spotkań pracowników oraz sporządzania protokołów
- Umiejętność organizowania strategicznych dokumentów i komunikacji dyrekcji
- Biegłość w obsłudze Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Visio i SharePoint
- Umiejętność składania wniosków o identyfikatory Drive-In
- Umiejętność planowania spotkań oraz sporządzania protokołów i list działań
- Umiejętność zarządzania powiadomieniami i komunikacją przychodni
- Doświadczenie we wspieraniu procesu wydawania przepustek, w tym DBIDS i Red Badge
- Preferowana znajomość systemów i protokołów NNS oraz doświadczenie w pracy z nimi, w tym VMS, MyHR, CUAS, SMAX, ADTRAV, REZDESK, Process Director, FSR, wnioskami o identyfikatory Drive-In oraz przepustkami dostępu do lokalizacji SY lub Naval Station
Benefity
- Możliwość wyboru ubezpieczenia medycznego, leków na receptę, stomatologicznego i okulistycznego
- Dostęp do przyzakładowych centrów zdrowia
- Usługi telemedyczne
- Zasoby wspierające dobre samopoczucie
- Programy pomocy dla pracowników
- Opcje planu oszczędnościowego 401(k)
- Narzędzia edukacji i planowania finansowego
- Ubezpieczenie na życie
- Zwrot kosztów czesnego
- Zniżki pracownicze
- Stypendia na edukację wczesnodziecięcą i ponadpodstawową
- Konkurencyjny pakiet świadczeń
- Programy edukacyjne i szkoleniowe wspierające stały rozwój kariery