
HII ontwikkelt en bouwt defensietechnologieën voor het Amerikaanse leger en zijn partners. Het bedrijf werkt onder meer aan geavanceerde militaire schepen, zoals vliegdekschepen en onderzeeërs, en aan kunstmatige intelligentie, cybersecurity, digitale scheepsbouw en andere systemen die operaties in de lucht, op het land, op zee en in de ruimte ondersteunen. De omvangrijke organisatie op het gebied van productie, logistiek en lucht- en ruimtevaart biedt professionals een veelzijdige omgeving waarin zij kunnen bijdragen aan nationale veiligheidsprogramma’s en de ontwikkeling van aanverwante technologieën.
Administratief assistent 4 – Newport News, op locatie
Administratieve ondersteuning voor HII’s afdeling Nuclear Propulsion Test Engineering in Newport News, Virginia. Coördineert kantooractiviteiten, waaronder toegangspassen, reizen, IT- en facilitaire aanvragen, vergaderingen, evenementen en erkenning van medewerkers.
$ 59.000 – $ 74.000 / jaar
Op locatieVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsAdministratief assistentBeschrijving
- Administratieve dossiers aanleggen en bijhouden
- Bellers screenen en doorverwijzen naar de juiste contactpersonen
- Vergaderingen en conferenties plannen
- Post ontvangen, routeren en beantwoorden
- Concepten en voltooide documenten controleren op grammatica en taalgebruik
- Vragen over kantooractiviteiten, beleid en procedures beantwoorden
- Informatie voor opdrachten van de leidinggevende verzamelen, samenvoegen en rapporteren
- Indien nodig dicteerwerk opnemen en uitwerken
- Kritieke administratieve activiteiten ondersteunen voor de directeur van de afdeling Nuclear Propulsion Test Engineering
- Bezoekerstoegang, toegangspassen voor medewerkers, reisadministratie, IT- en facilitaire aanvragen, kliniekafspraken, werkprocessen, agenda’s, evenementen en programma’s voor medewerkererkenning coördineren
- Facturen, formulieren voor salarisaanpassingen, formulieren voor veiligheidsmachtigingen en aanvragen voor facilitaire diensten verwerken
- Kleine evenementen en personeelsvergaderingen plannen, inclusief het vastleggen van notulen en actiepunten
- Strategische documenten en communicatie van de directie organiseren
- Eten voor werk-lunches regelen
- Belonings- en erkenningsprogramma’s coördineren en volgen
Vereisten
- Middelbareschooldiploma of GED plus zes aanvullende jaren opleiding en/of ervaring
- Amerikaans staatsburgerschap is vereist
- Computer-, administratieve of klantenservicevaardigheden die nodig zijn om de functie effectief uit te voeren
- Ervaring met of het vermogen om training en kwalificatie te voltooien in het plannen en coördineren van bezoekersprotocollen, waaronder toegangspassen, parkeren en ophaalplannen
- Vermogen om de afdelingsworkflow, rapportagelijnen van medewerkers en organisatiestructuur te beheren
- Vermogen om IT-aanvragen voor computers, mobiele telefoons en toegangsvereisten aan te maken en te verwerken
- Vermogen om reisadministratie voor te bereiden en in te dienen, waaronder autorisaties voorafgaand aan de reis, goedkeuringen, boekingen en declaraties
- Vermogen om ADTRAV en REZDESK te gebruiken voor reisbeheer
- Ervaring met het verwerken van facturen via Process Director
- Vermogen om belonings- en erkenningsactiviteiten te coördineren en te volgen
- Ervaring met het verwerken van formulieren voor salarisaanpassingen
- Ervaring met het verwerken van formulieren voor veiligheidsmachtigingen
- Ervaring met het indienen van aanvragen voor facilitaire diensten
- Vermogen om kleine evenementen en personeelsvergaderingen te plannen en notulen vast te leggen
- Vermogen om strategische documenten en communicatie van de directie te organiseren
- Vaardigheid met Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Visio en SharePoint
- Vermogen om aanvragen voor Drive-In-tags in te dienen
- Vermogen om vergaderingen te plannen en notulen en actiepunten vast te leggen
- Vermogen om berichten en communicatie van de kliniek te beheren
- Ervaring met ondersteuning bij toegangspassen, waaronder DBIDS en Red Badge
- Kennis van en ervaring met NNS-systemen en -protocollen heeft de voorkeur, waaronder VMS, MyHR, CUAS, SMAX, ADTRAV, REZDESK, Process Director, FSR’s, aanvragen voor Drive-In-tags en toegangspassen voor SY- of Naval Station-locaties
Voordelen
- Keuze uit medische verzekeringen en verzekeringen voor geneesmiddelen op recept, tandzorg en oogzorg
- Toegang tot gezondheidscentra op locatie
- Telemedische diensten
- Wellnessvoorzieningen
- Programma’s voor medewerkerondersteuning
- Opties voor een 401(k)-spaarplan
- Tools voor financiële educatie en planning
- Levensverzekering
- Vergoeding van studiekosten
- Medewerkerskortingen
- Beurzen voor voorschoolse en postsecundaire opleidingen
- Concurrerende arbeidsvoorwaarden
- Onderwijs- en trainingsprogramma’s ter ondersteuning van voortdurende loopbaanontwikkeling