行政助理4——纽波特纽斯，现场办公
为位于弗吉尼亚州纽波特纽斯的HII核动力推进测试工程部门提供行政支持。协调办公运营，包括证件办理、差旅、IT和设施请求、会议、活动及员工表彰。
描述
- 建立并维护行政档案
- 筛选来电并将其转接至适当联系人
- 安排会议和会议活动
- 接收、分发并回复邮件
- 校对草稿和已完成文件的语法及用词
- 回答有关办公室运营、政策和程序的问题
- 为主管的任务收集、汇总并报告信息
- 在需要时进行听写和转录
- 为核动力推进测试工程部门总监提供关键行政运营支持
- 协调访客访问、员工证件办理、差旅核算、IT和设施请求、诊所预约、工作流程、日程、活动及员工表彰计划
- 处理发票、工资调整表、安全许可表和设施服务请求
- 策划小型活动和员工会议，包括记录会议纪要和行动事项
- 整理部门战略文件和通信
- 安排工作午餐餐食
- 协调并跟踪奖励和表彰计划
任职要求
- 高中毕业证书或GED，以及额外六年的教育和/或工作经验
- 必须为美国公民
- 具备有效履行该职位所需的计算机、行政或客户服务技能
- 具备访客协议安排和协调经验，或能够完成相关培训和资格认证，包括证件办理、停车及接送计划
- 能够管理部门工作流程、员工汇报关系和组织层级
- 能够为计算机、移动电话和访问权限要求创建并处理IT请求
- 能够准备并提交差旅核算文件，包括出差前授权、审批、预订和费用报告
- 能够使用ADTRAV和REZDESK进行差旅管理
- 具备通过Process Director处理发票的经验
- 能够协调并跟踪奖励和表彰活动
- 具备处理工资调整表的经验
- 具备处理安全许可表的经验
- 具备提交设施服务请求的经验
- 能够策划小型活动和员工会议并记录会议纪要
- 能够整理部门战略文件和通信
- 熟练使用Microsoft Outlook、Excel、PowerPoint、Visio和SharePoint
- 能够提交Drive-In标签申请
- 能够策划会议并记录会议纪要和行动事项
- 能够管理诊所通知和通信
- 具备支持证件办理的经验，包括DBIDS和Red Badge
- 优先考虑了解并具备NNS系统和协议经验，包括VMS、MyHR、CUAS、SMAX、ADTRAV、REZDESK、Process Director、FSR、Drive-In标签申请，以及SY或海军基地地点的访问证件
福利待遇
- 可选择医疗、处方药、牙科和视力保险计划
- 可使用现场健康中心
- 远程医疗服务
- 健康资源
- 员工援助计划
- 401(k)储蓄计划选项
- 财务教育和规划工具
- 人寿保险
- 学费报销
- 员工折扣
- 幼儿教育和高等教育奖学金
- 具有竞争力的福利
- 支持持续职业发展的教育和培训项目