HII phát triển và chế tạo các công nghệ quốc phòng cho quân đội Hoa Kỳ và các đối tác. Hoạt động của công ty bao gồm những tàu quân sự tiên tiến như tàu sân bay và tàu ngầm, cùng với trí tuệ nhân tạo, an ninh mạng, đóng tàu kỹ thuật số và các hệ thống khác hỗ trợ hoạt động trên không, trên bộ, trên biển và trong không gian. Tổ chức sản xuất, hậu cần và hàng không vũ trụ quy mô lớn của công ty mang đến môi trường đa dạng cho các chuyên gia đóng góp vào các chương trình an ninh quốc gia và hoạt động phát triển công nghệ liên quan.
Trợ lý Hành chính Cấp 4 – Newport News, Làm việc tại cơ sở
Trợ lý Hành chính hỗ trợ Phòng Kỹ thuật Thử nghiệm Động lực Hạt nhân của HII tại Newport News, Virginia. Điều phối hoạt động văn phòng, bao gồm cấp thẻ ra vào, công tác, yêu cầu CNTT và cơ sở vật chất, các cuộc họp, sự kiện và chương trình ghi nhận nhân viên.
Mô tả
- Thiết lập và duy trì hồ sơ hành chính
- Sàng lọc các cuộc gọi và chuyển đến đúng đầu mối liên hệ
- Lên lịch các cuộc họp và hội nghị
- Tiếp nhận, chuyển tiếp và phản hồi thư từ
- Kiểm tra lỗi ngữ pháp và cách dùng từ trong các tài liệu dự thảo và đã hoàn thiện
- Giải đáp các câu hỏi về hoạt động, chính sách và quy trình văn phòng
- Thu thập, tổng hợp và báo cáo thông tin cho các nhiệm vụ của người giám sát
- Ghi chép và chuyển biên bản đọc chính tả khi được yêu cầu
- Hỗ trợ các hoạt động hành chính quan trọng cho Giám đốc Phòng Kỹ thuật Thử nghiệm Động lực Hạt nhân
- Điều phối quyền ra vào của khách, cấp thẻ nhân viên, quyết toán công tác, yêu cầu CNTT và cơ sở vật chất, lịch khám tại phòng khám, quy trình công việc, lịch làm việc, sự kiện và các chương trình ghi nhận nhân viên
- Xử lý hóa đơn, biểu mẫu điều chỉnh bảng lương, biểu mẫu xét duyệt an ninh và yêu cầu dịch vụ cơ sở vật chất
- Lập kế hoạch cho các sự kiện nhỏ và cuộc họp nhân viên, bao gồm ghi chép biên bản và các hạng mục hành động
- Sắp xếp các tài liệu chiến lược và thông tin liên lạc của ban giám đốc
- Sắp xếp đồ ăn cho các bữa trưa làm việc
- Điều phối và theo dõi các chương trình khen thưởng và ghi nhận
Yêu cầu
- Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc GED cùng sáu năm học tập và/hoặc kinh nghiệm bổ sung
- Bắt buộc phải là công dân Hoa Kỳ
- Cần có kỹ năng máy tính, hành chính hoặc dịch vụ khách hàng để thực hiện công việc hiệu quả
- Có kinh nghiệm hoặc khả năng hoàn thành đào tạo và đạt chứng nhận về lập lịch và điều phối quy trình dành cho khách, bao gồm kế hoạch cấp thẻ, đỗ xe và đón khách
- Có khả năng quản lý quy trình công việc của phòng ban, quan hệ báo cáo của nhân viên và hệ thống cấp bậc tổ chức
- Có khả năng tạo và xử lý yêu cầu CNTT cho máy tính, điện thoại di động và các yêu cầu quyền truy cập
- Có khả năng chuẩn bị và nộp hồ sơ quyết toán công tác, bao gồm phê duyệt trước chuyến đi, phê duyệt, đặt dịch vụ và báo cáo chi phí
- Có khả năng sử dụng ADTRAV và REZDESK để quản lý công tác
- Có kinh nghiệm xử lý hóa đơn qua Process Director
- Có khả năng điều phối và theo dõi các hoạt động khen thưởng và ghi nhận
- Có kinh nghiệm xử lý biểu mẫu điều chỉnh bảng lương
- Có kinh nghiệm xử lý biểu mẫu xét duyệt an ninh
- Có kinh nghiệm gửi yêu cầu dịch vụ cơ sở vật chất
- Có khả năng lập kế hoạch cho các sự kiện nhỏ và cuộc họp nhân viên, đồng thời ghi chép biên bản
- Có khả năng sắp xếp các tài liệu chiến lược và thông tin liên lạc của ban giám đốc
- Thành thạo Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Visio và SharePoint
- Có khả năng gửi yêu cầu cấp thẻ Drive-In
- Có khả năng lập kế hoạch cuộc họp và ghi chép biên bản cùng các hạng mục hành động
- Có khả năng quản lý thông báo và thông tin liên lạc của phòng khám
- Có kinh nghiệm hỗ trợ cấp thẻ, bao gồm DBIDS và Thẻ Đỏ
- Ưu tiên có kiến thức và kinh nghiệm về các hệ thống và quy trình của NNS, bao gồm VMS, MyHR, CUAS, SMAX, ADTRAV, REZDESK, Process Director, FSR, yêu cầu cấp thẻ Drive-In và thẻ ra vào cho các địa điểm SY hoặc Naval Station
Phúc lợi
- Các lựa chọn chương trình bảo hiểm y tế, thuốc kê đơn, nha khoa và thị lực
- Được sử dụng các trung tâm y tế tại cơ sở
- Dịch vụ y tế từ xa
- Nguồn lực chăm sóc sức khỏe
- Chương trình hỗ trợ nhân viên
- Các lựa chọn chương trình tiết kiệm 401(k)
- Công cụ giáo dục và lập kế hoạch tài chính
- Bảo hiểm nhân thọ
- Hoàn trả học phí
- Ưu đãi dành cho nhân viên
- Học bổng cho giáo dục mầm non và giáo dục sau trung học
- Chế độ phúc lợi cạnh tranh
- Các chương trình giáo dục và đào tạo hỗ trợ phát triển nghề nghiệp liên tục