行政助理4——紐波特紐斯，現場辦公
為位於維吉尼亞州紐波特紐斯的HII核子推進測試工程部門提供行政支援。協調辦公室營運，包括識別證、差旅、IT與設施請求、會議、活動及員工表揚。
說明
- 建立並維護行政檔案
- 篩選來電並將其轉接至適當聯絡人
- 安排會議和會議活動
- 接收、分發並回覆郵件
- 校對草稿及完成文件的文法與用字
- 回答有關辦公室營運、政策和程序的問題
- 為主管的任務收集、彙整並報告資訊
- 需要時進行聽寫和轉錄
- 為核子推進測試工程部門主管提供關鍵行政營運支援
- 協調訪客進出、員工識別證、差旅核算、IT與設施請求、診所預約、工作流程、行事曆、活動及員工表揚計畫
- 處理發票、薪資調整表、安全許可表和設施服務請求
- 規劃小型活動和員工會議，包括記錄會議紀要和行動事項
- 整理部門策略文件和通訊
- 安排工作午餐餐食
- 協調並追蹤獎勵和表揚計畫
職位要求
- 高中畢業證書或GED，以及額外六年的教育和／或工作經驗
- 必須為美國公民
- 具備有效履行該職位所需的電腦、行政或客戶服務技能
- 具備訪客協議安排和協調經驗，或能完成相關訓練和資格認證，包括識別證、停車及接送計畫
- 能夠管理部門工作流程、員工匯報關係和組織層級
- 能夠為電腦、行動電話和存取權限要求建立並處理IT請求
- 能夠準備並提交差旅核算文件，包括出差前授權、核准、預訂和費用報告
- 能夠使用ADTRAV和REZDESK進行差旅管理
- 具備透過Process Director處理發票的經驗
- 能夠協調並追蹤獎勵和表揚活動
- 具備處理薪資調整表的經驗
- 具備處理安全許可表的經驗
- 具備提交設施服務請求的經驗
- 能夠規劃小型活動和員工會議並記錄會議紀要
- 能夠整理部門策略文件和通訊
- 熟悉Microsoft Outlook、Excel、PowerPoint、Visio和SharePoint
- 能夠提交Drive-In標籤申請
- 能夠規劃會議並記錄會議紀要和行動事項
- 能夠管理診所通知和通訊
- 具備支援識別證辦理的經驗，包括DBIDS和Red Badge
- 優先考慮了解並具備NNS系統和協議經驗，包括VMS、MyHR、CUAS、SMAX、ADTRAV、REZDESK、Process Director、FSR、Drive-In標籤申請，以及SY或海軍基地地點的存取識別證
福利待遇
- 可選擇醫療、處方藥、牙科和視力保險計畫
- 可使用現場健康中心
- 遠距醫療服務
- 健康資源
- 員工援助計畫
- 401(k)儲蓄計畫選項
- 財務教育和規劃工具
- 人壽保險
- 學費補助
- 員工折扣
- 幼兒教育和高等教育獎學金
- 具競爭力的福利
- 支援持續職涯發展的教育和訓練計畫