行政アシスタント4—ニューポートニューズ、出社勤務
バージニア州ニューポートニューズにあるHIIの原子力推進試験エンジニアリング部門を支援する行政アシスタントです。入館証、出張、IT・施設申請、会議、イベント、従業員表彰などのオフィス業務を調整します。
仕事内容
- 行政ファイルを作成・維持する
- 電話を選別し、適切な担当者へ取り次ぐ
- 会議やカンファレンスを予定する
- 郵便物を受け取り、配布し、対応する
- 草稿および完成文書の文法と用法を校正する
- オフィス業務、方針、手順に関する質問に回答する
- 上司の業務に必要な情報を収集、集計し、報告する
- 必要に応じて口述筆記を行い、書き起こす
- 原子力推進試験エンジニアリング部門長の重要な行政業務を支援する
- 訪問者の入館、従業員の入館証、出張精算、IT・施設申請、診療所の予約、業務フロー、予定表、イベント、従業員表彰プログラムを調整する
- 請求書、給与調整フォーム、セキュリティ・クリアランスフォーム、施設サービス申請を処理する
- 議事録とアクション項目の記録を含め、小規模なイベントやスタッフ会議を計画する
- 部門の戦略文書と連絡事項を整理する
- 業務ランチの食事を手配する
- 報奨・表彰プログラムを調整し、進捗を追跡する
応募要件
- 高校卒業資格またはGEDに加え、6年間の追加教育および／または職務経験
- 米国市民権が必要
- 職務を効果的に遂行するために必要なコンピューター、事務、またはカスタマーサービスのスキル
- 入館証、駐車場、送迎計画を含む訪問者プロトコルのスケジュール設定・調整経験、または関連する訓練と資格取得を完了できる能力
- 部門の業務フロー、従業員の報告関係、組織階層を管理できる能力
- コンピューター、携帯電話、アクセス要件に関するIT申請を作成・処理できる能力
- 出張前の承認、承認手続き、予約、経費報告を含む出張精算書類を作成・提出できる能力
- 出張管理にADTRAVとREZDESKを使用できる能力
- Process Directorを通じて請求書を処理した経験
- 報奨・表彰活動を調整し、追跡できる能力
- 給与調整フォームを処理した経験
- セキュリティ・クリアランスフォームを処理した経験
- 施設サービス申請を提出した経験
- 小規模なイベントやスタッフ会議を計画し、議事録を作成できる能力
- 部門の戦略文書と連絡事項を整理できる能力
- Microsoft Outlook、Excel、PowerPoint、Visio、SharePointに精通していること
- Drive-Inタグ申請を提出できる能力
- 会議を計画し、議事録とアクション項目を記録できる能力
- 診療所の通知と連絡事項を管理できる能力
- DBIDSやRed Badgeを含む入館証業務を支援した経験
- VMS、MyHR、CUAS、SMAX、ADTRAV、REZDESK、Process Director、FSR、Drive-Inタグ申請、SYまたは海軍基地所在地のアクセスバッジなど、NNSのシステムとプロトコルに関する知識・経験があれば尚可
福利厚生
- 医療、処方薬、歯科、視力の各プランから選択可能
- オンサイトのヘルスセンターを利用可能
- 遠隔医療サービス
- ウェルネス関連リソース
- 従業員支援プログラム
- 401(k)貯蓄プランの選択肢
- 金融教育・資産計画ツール
- 生命保険
- 授業料補助
- 従業員割引
- 幼児教育および高等教育向け奨学金
- 競争力のある福利厚生
- 継続的なキャリア成長を支援する教育・研修プログラム