HII разрабатывает и создает оборонные технологии для вооруженных сил США и их партнеров. Компания занимается передовыми военными кораблями, включая авианосцы и подводные лодки, а также искусственным интеллектом, кибербезопасностью, цифровым судостроением и другими системами, поддерживающими операции в воздухе, на суше, на море и в космосе. Крупная производственная, логистическая и аэрокосмическая организация компании создает широкие возможности для специалистов, участвующих в программах национальной безопасности и разработке связанных с ними технологий.
Административный ассистент 4 — Ньюпорт-Ньюс, работа на месте
Административный ассистент оказывает поддержку отделу инженерных испытаний ядерных силовых установок HII в Ньюпорт-Ньюс, штат Вирджиния. Координирует работу офиса, включая оформление пропусков, поездки, запросы в ИТ-службу и хозяйственный отдел, встречи, мероприятия и программы признания заслуг сотрудников.
Описание
- Создавать и вести административные файлы
- Отвечать на звонки, определять их цель и направлять звонящих соответствующим контактным лицам
- Планировать встречи и конференции
- Получать, распределять и обрабатывать почту
- Проверять черновики и готовые документы на грамматику и корректность употребления слов
- Отвечать на вопросы о работе офиса, политике и процедурах
- Собирать, систематизировать и предоставлять информацию для выполнения заданий руководителя
- При необходимости вести стенографическую запись и расшифровывать диктовку
- Оказывать поддержку критически важным административным операциям директората инженерных испытаний ядерных силовых установок
- Координировать доступ посетителей, оформление пропусков сотрудников, учет командировок, запросы в ИТ-службу и хозяйственный отдел, запись в клинику, рабочие процессы, календари, мероприятия и программы признания заслуг сотрудников
- Обрабатывать счета, формы корректировки заработной платы, формы допуска к секретной информации и заявки на обслуживание объектов
- Планировать небольшие мероприятия и собрания сотрудников, включая ведение протоколов и фиксацию поручений
- Систематизировать стратегические документы и коммуникации директората
- Организовывать питание для рабочих обедов
- Координировать и отслеживать программы поощрения и признания заслуг
Требования
- Диплом об окончании средней школы или GED, а также шесть лет дополнительного образования и/или опыта
- Требуется гражданство США
- Компьютерные, административные навыки или навыки обслуживания клиентов, необходимые для эффективного выполнения работы
- Опыт планирования и координации процедур для посетителей либо способность пройти соответствующее обучение и получить квалификацию, включая оформление пропусков, парковку и планы встречи
- Способность управлять рабочим процессом отдела, отношениями подчиненности сотрудников и организационной иерархией
- Способность создавать и обрабатывать ИТ-запросы на компьютеры, мобильные телефоны и права доступа
- Способность подготавливать и подавать документы по учету командировок, включая предварительные разрешения, согласования, бронирования и отчеты о расходах
- Умение работать с ADTRAV и REZDESK для управления поездками
- Опыт обработки счетов через Process Director
- Способность координировать и отслеживать мероприятия по поощрению и признанию заслуг
- Опыт обработки форм корректировки заработной платы
- Опыт обработки форм допуска к секретной информации
- Опыт подачи заявок на обслуживание объектов
- Способность планировать небольшие мероприятия и собрания сотрудников и вести протоколы
- Способность систематизировать стратегические документы и коммуникации директората
- Уверенное владение Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Visio и SharePoint
- Способность подавать заявки на пропуска Drive-In
- Способность планировать встречи и фиксировать протоколы и поручения
- Способность вести уведомления и коммуникации клиники
- Опыт поддержки оформления пропусков, включая DBIDS и Red Badge
- Предпочтительны знания и опыт работы с системами и протоколами NNS, включая VMS, MyHR, CUAS, SMAX, ADTRAV, REZDESK, Process Director, FSR, заявки на пропуска Drive-In и пропуска доступа для объектов SY или военно-морской базы
Преимущества
- Варианты медицинского страхования, страхования рецептурных препаратов, стоматологического страхования и страхования зрения
- Доступ к медицинским центрам на территории
- Услуги телемедицины
- Ресурсы для поддержания здоровья
- Программы помощи сотрудникам
- Варианты накопительного плана 401(k)
- Инструменты для финансового образования и планирования
- Страхование жизни
- Возмещение расходов на обучение
- Скидки для сотрудников
- Стипендии на образование в раннем детстве и послесреднее образование
- Конкурентоспособный пакет льгот
- Образовательные и учебные программы для постоянного карьерного роста