Bank of America
Bank of America
Bank of America is een wereldwijd opererende financiële instelling op het gebied van bankieren, financiële dienstverlening en fintech. De diensten omvatten persoonlijk bankieren, ondersteuning voor kleine bedrijven, vermogensbeheer, beleggingsdiensten en toegang tot kapitaalmarkten voor particulieren, bedrijven en instellingen. Het bedrijf richt zich daarnaast op verantwoorde groei door middel van duurzame financiering, initiatieven voor diversiteit en programma’s voor gemeenschapsontwikkeling.

Administratief assistent III

Bied vertrouwelijke administratieve ondersteuning aan leidinggevenden van Bank of America, waaronder agendabeheer, reizen, onkosten, vergaderingen en correspondentie. Coördineer administratieve werkzaamheden op kantoren in New York, Atlanta en Chicago.

Beschrijving

  • Ondersteun 6–8 medewerkers in Band 2 en Band 3 en bied beperkte indirecte ondersteuning aan hun directe medewerkers.
  • Werk samen met collega’s op alle niveaus, waaronder senior leidinggevenden en ondersteunende partners.
  • Beheer meerdere doelstellingen, projecten en activiteiten tegelijk.
  • Voer uiteenlopende geavanceerde en vertrouwelijke administratieve taken uit.
  • Stel routinematige en middelmatig complexe correspondentie op, onderteken deze en verstuur ze.
  • Beheer proactief agenda’s van leidinggevenden, belangrijke deadlines, opleveringen en terugkerende werkzaamheden.
  • Coördineer de agenda’s van leidinggevenden zodat hun tijd effectief wordt benut.
  • Anticipeer op problemen en uitdagingen en pak deze aan.
  • Verzorg telefonische bereikbaarheid.
  • Regel binnenlandse en internationale reizen.
  • Verwerk onkostendeclaraties en facturen waar nodig.
  • Help met het organiseren en leiden van bijeenkomsten voor alle medewerkers en teamvergaderingen.
  • Beheer e-maildistributielijsten.
  • Werk maandelijks introductiedia’s en organigrammen bij.
  • Ondersteun de onboarding van medewerkers en contractanten.
  • Coördineer personeelsevenementen.
  • Verzamel en deel relevante informatie met leidinggevenden en lijnmanagers.
  • Beantwoord telefoontjes voor managers, noteer berichten en behandel vragen met gezond beoordelingsvermogen.
  • Beheer meerdere agenda’s van leidinggevenden en los agendaconflicten professioneel op.
  • Regel reizen, onkostendeclaraties, vergaderingen en afspraken.
  • Maak notulen en ondersteunende documenten voor vergaderingen.
  • Stel correspondentie, rapporten en formulieren op voor leidinggevenden.
  • Onderzoek vragen en problemen van interne en externe klanten en los deze op.

Vereisten

  • 3–5 jaar ervaring met administratieve ondersteuning van het senior management.
  • Sterke vaardigheden op het gebied van timemanagement, multitasking en prioriteiten stellen.
  • Zeer georganiseerd en nauwkeurig kunnen werken.
  • Effectief werken onder druk en met strakke deadlines.
  • Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
  • Effectief kunnen communiceren met senior leidinggevenden.
  • Gevorderde kennis van Outlook en Microsoft Office-toepassingen, waaronder Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Visio.
  • Ervaring met Copilot en andere AI-tools.
  • Kennis van systemen van Bank of America, zoals Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR en ARM.
  • Ervaring met het verwerken van reizen en onkosten in Concur of een vergelijkbaar systeem.

Voordelen

  • Toegang tot toonaangevende arbeidsvoorwaarden.
  • Betaald verlof.
  • Hulpmiddelen en ondersteuning voor medewerkers.
  • Salaris op basis van het basissalaris.
  • Recht op arbeidsvoorwaarden.

Gerelateerde vacatures

Northern Star Resources Limited

Projectcoördinator Betrouwbaarheidsplanning – Alaska

Northern Star Resources Limited
1.001 – 5.000 Medewerkers
B2BOnderneming

Leidinggeven aan onderhoudsbetrouwbaarheid, planning, roostering en projectuitvoering in de afgelegen goudverwerkingsinstallatie van Northern Star Resources in Alaska. De discipline in werkbeheer en de prestaties van apparatuur op de hele locatie verbeteren.

Openen
NYCM Insurance

Coördinator coaching klantbeleving – NYCM Insurance (hybride werkplek, New York)

NYCM Insurance
501 – 1.000 Medewerkers
FinanciënVerzekeringen

Leid de ontwikkeling en verbetering van coachingsprogramma’s voor klantinteracties bij NYCM Insurance. Gebruik coachingscijfers en feedback van klanten om de prestaties en consistentie van medewerkers in klantcontact te versterken.

Openen
Simpson Thacher & Bartlett LLP

Coördinator evenementen Legal Talent — Simpson Thacher, New York (hybride)

Simpson Thacher & Bartlett LLP

Coördineert wervings-, ontwikkelings- en medewerkersbijeenkomsten voor het Legal Talent-team van Simpson Thacher. Verzorgt de planning, communicatie, leveranciers en logistiek op locatie in een hybride functie in New York.

Openen
ExamWorks

Coördinator klinische kwaliteitsborging op afstand (RN, LPN of LVN)

ExamWorks
5.001 – 10.000 Medewerkers
AdviesGezondheidszorgJuridisch

Beoordeel peerreviewrapporten voor MCMC, een aanbieder van toetsing van zorggebruik en kwaliteit, en help zo de klinische juistheid, naleving en volledige documentatie te waarborgen. Deze voltijdse functie op afstand is beschikbaar voor verpleegkundigen met een Amerikaanse bevoegdheid.

Openen