Bank of America — глобальная финансовая организация, работающая в сферах банковского дела, финансов и финтеха. Компания предоставляет услуги для частных лиц, малого бизнеса и институциональных клиентов, включая персональное банковское обслуживание, поддержку малого бизнеса, управление капиталом, инвестиционные услуги и доступ к рынкам капитала. Также компания уделяет внимание ответственному развитию через устойчивое финансирование, инициативы в области многообразия и программы развития местных сообществ.
Административный ассистент III
Оказывайте конфиденциальную административную поддержку руководителям Bank of America: ведите календари, организуйте поездки и встречи, обрабатывайте расходы и корреспонденцию. Координируйте административную работу офисов в Нью-Йорке, Атланте и Чикаго.
Описание
- Поддерживайте 6–8 сотрудников уровней Band 2 и Band 3, а также в ограниченном объёме — их непосредственных подчинённых.
- Работайте с коллегами всех уровней, включая старших руководителей и сотрудников административной поддержки.
- Одновременно ведите несколько задач, проектов и направлений работы.
- Выполняйте широкий круг сложных конфиденциальных административных обязанностей.
- Составляйте, подписывайте и отправляйте стандартную и умеренно сложную корреспонденцию.
- Заблаговременно ведите календари руководителей, контролируйте ключевые сроки, результаты и регулярные задачи.
- Координируйте расписание руководителей, чтобы эффективно использовать их время.
- Предвидьте проблемы и трудности и принимайте меры для их решения.
- Обеспечивайте приём телефонных звонков.
- Организуйте поездки по стране и за рубеж.
- При необходимости обрабатывайте отчёты о расходах и счета.
- Помогайте организовывать и проводить общие собрания и встречи сотрудников.
- Ведите списки рассылки электронной почты.
- Ежемесячно обновляйте презентации для ориентации новых сотрудников и организационные схемы.
- Помогайте с адаптацией сотрудников и подрядчиков.
- Координируйте мероприятия для сотрудников.
- Собирайте и передавайте руководителям и линейным менеджерам нужную информацию.
- Принимайте звонки менеджеров, записывайте сообщения и проявляйте здравый смысл при обработке запросов.
- Ведите календари нескольких руководителей и профессионально разрешайте конфликты в расписании.
- Организуйте поездки, отчёты о расходах, встречи и записи на приём.
- Готовьте протоколы встреч и сопроводительные документы.
- Готовьте для руководителей корреспонденцию, отчёты и формы.
- Изучайте и решайте вопросы и проблемы, поступающие от внутренних и внешних клиентов.
Требования
- Иметь 3–5 лет опыта административной поддержки высшего руководства.
- Уметь эффективно планировать время, выполнять несколько задач одновременно и расставлять приоритеты.
- Быть организованным и внимательным к деталям.
- Эффективно работать в условиях давления и сжатых сроков.
- Обладать сильными навыками письменного и устного общения.
- Уметь эффективно общаться со старшими руководителями.
- Владеть Outlook и приложениями Microsoft Office на продвинутом уровне, включая Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote и Visio.
- Иметь опыт использования Copilot и других инструментов искусственного интеллекта.
- Знать системы Bank of America, такие как Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR и ARM.
- Иметь опыт обработки командировок и расходов в Concur или аналогичной системе.
Преимущества
- Доступ к льготам и программам поддержки ведущего уровня в отрасли.
- Оплачиваемый отпуск.
- Ресурсы и поддержка для сотрудников.
- Базовая заработная плата.
- Право на получение льгот.