Bank of America — глобальна фінансова установа, що працює у сферах банківської справи, фінансів і фінтеху. Компанія надає приватним особам, малому бізнесу та інституційним клієнтам послуги персонального банкінгу, підтримки малого бізнесу, управління капіталом, інвестиційні послуги та доступ до ринків капіталу. Компанія також зосереджується на відповідальному розвитку через стале фінансування, ініціативи у сфері різноманіття та програми розвитку громад.
Адміністративний асистент III
Надавайте конфіденційну адміністративну підтримку керівникам Bank of America: ведіть календарі, організовуйте подорожі й зустрічі, опрацьовуйте витрати та кореспонденцію. Координуйте адміністративну роботу офісів у Нью-Йорку, Атланті та Чикаго.
Опис
- Підтримуйте 6–8 працівників рівнів Band 2 і Band 3, а також у обмеженому обсязі — їхніх безпосередніх підлеглих.
- Співпрацюйте з колегами всіх рівнів, зокрема зі старшими керівниками та партнерами з адміністративної підтримки.
- Одночасно ведіть кілька завдань, проєктів і напрямів роботи.
- Виконуйте широке коло складних конфіденційних адміністративних обов’язків.
- Складайте, підписуйте й надсилайте стандартну та помірно складну кореспонденцію.
- Завчасно ведіть календарі керівників, контролюйте ключові строки, результати та регулярні завдання.
- Координуйте розклад керівників, щоб ефективно використовувати їхній час.
- Передбачайте проблеми й труднощі та вживайте заходів для їх вирішення.
- Забезпечуйте приймання телефонних дзвінків.
- Організовуйте внутрішні та міжнародні подорожі.
- За потреби опрацьовуйте звіти про витрати та рахунки.
- Допомагайте організовувати й проводити загальні збори та зустрічі працівників.
- Ведіть списки розсилки електронної пошти.
- Щомісяця оновлюйте презентації для ознайомлення нових працівників і організаційні схеми.
- Допомагайте з адаптацією працівників і підрядників.
- Координуйте заходи для працівників.
- Збирайте й передавайте потрібну інформацію керівникам і лінійним менеджерам.
- Приймайте дзвінки менеджерів, записуйте повідомлення та виважено опрацьовуйте запити.
- Ведіть календарі кількох керівників і професійно розв’язуйте конфлікти в розкладі.
- Організовуйте подорожі, звіти про витрати, зустрічі та прийоми.
- Готуйте протоколи зустрічей і супровідні документи.
- Готуйте для керівників кореспонденцію, звіти й форми.
- Досліджуйте та розв’язуйте питання й проблеми, порушені внутрішніми та зовнішніми клієнтами.
Вимоги
- Мати 3–5 років досвіду адміністративної підтримки вищого керівництва.
- Уміти ефективно планувати час, виконувати кілька завдань одночасно та визначати пріоритети.
- Бути організованим і уважним до деталей.
- Ефективно працювати під тиском і в умовах стислих строків.
- Мати сильні навички письмового й усного спілкування.
- Уміти ефективно спілкуватися зі старшими керівниками.
- Володіти Outlook і програмами Microsoft Office на просунутому рівні, зокрема Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote і Visio.
- Мати досвід використання Copilot та інших інструментів штучного інтелекту.
- Знати системи Bank of America, як-от Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR і ARM.
- Мати досвід опрацювання відряджень і витрат у Concur або подібній системі.
Переваги
- Доступ до провідних у галузі пільг і програм підтримки.
- Оплачувана відпустка.
- Ресурси та підтримка для працівників.
- Базова заробітна плата.
- Право на отримання пільг.