Bank of America to globalna instytucja finansowa działająca w sektorze bankowości, finansów i fintechu. Firma oferuje osobom indywidualnym, małym przedsiębiorstwom i klientom instytucjonalnym bankowość osobistą, wsparcie dla małych firm, zarządzanie majątkiem, usługi inwestycyjne oraz dostęp do rynków kapitałowych. Koncentruje się również na odpowiedzialnym rozwoju poprzez zrównoważone finansowanie, inicjatywy na rzecz różnorodności i programy rozwoju społeczności lokalnych.
Asystent administracyjny III
Zapewniaj poufne wsparcie administracyjne kadrze kierowniczej Bank of America: prowadź kalendarze, organizuj podróże i spotkania oraz obsługuj wydatki i korespondencję. Koordynuj pracę administracyjną biur w Nowym Jorku, Atlancie i Chicago.
Opis
- Zapewniaj wsparcie 6–8 pracownikom na poziomie Band 2 i Band 3, a w ograniczonym zakresie także ich bezpośrednim podwładnym.
- Współpracuj z osobami na wszystkich szczeblach, w tym z kadrą kierowniczą wyższego szczebla i partnerami wspierającymi.
- Prowadź jednocześnie kilka celów, projektów i działań.
- Wykonuj szeroki zakres zaawansowanych, poufnych zadań administracyjnych.
- Przygotowuj, podpisuj i wysyłaj standardową oraz umiarkowanie złożoną korespondencję.
- Proaktywnie zarządzaj kalendarzami kadry kierowniczej, kluczowymi terminami, zadaniami i cyklicznymi obowiązkami.
- Koordynuj harmonogramy kadry kierowniczej, aby efektywnie wykorzystywać jej czas.
- Przewiduj problemy i wyzwania oraz podejmuj działania, by im zaradzić.
- Zapewniaj obsługę telefoniczną.
- Organizuj podróże krajowe i międzynarodowe.
- W razie potrzeby rozliczaj wydatki i faktury.
- Pomagaj organizować i prowadzić spotkania ogólne oraz spotkania pracowników.
- Prowadź listy dystrybucyjne poczty elektronicznej.
- Co miesiąc aktualizuj prezentacje wdrożeniowe i schematy organizacyjne.
- Wspieraj wdrażanie pracowników i wykonawców.
- Koordynuj wydarzenia pracownicze.
- Zbieraj i przekazuj odpowiednie informacje kadrze kierowniczej i menedżerom liniowym.
- Odbieraj telefony od menedżerów, zapisuj wiadomości i kieruj się rozsądkiem przy obsłudze zapytań.
- Zarządzaj kalendarzami kilku osób z kadry kierowniczej i profesjonalnie rozwiązuj konflikty w harmonogramach.
- Organizuj podróże, rozliczenia wydatków, spotkania i wizyty.
- Sporządzaj protokoły ze spotkań i dokumenty pomocnicze.
- Przygotowuj korespondencję, raporty i formularze dla kadry kierowniczej.
- Analizuj i rozwiązuj pytania oraz problemy zgłaszane przez klientów wewnętrznych i zewnętrznych.
Wymagania
- Mieć 3–5 lat doświadczenia we wspieraniu administracyjnym kadry kierowniczej wyższego szczebla.
- Wykazywać się umiejętnością zarządzania czasem, wykonywania wielu zadań i ustalania priorytetów.
- Być osobą dobrze zorganizowaną i skrupulatną.
- Efektywnie pracować pod presją i przy napiętych terminach.
- Mieć dobre umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej.
- Skutecznie komunikować się z kadrą kierowniczą wyższego szczebla.
- Biegle obsługiwać Outlook i aplikacje Microsoft Office, w tym Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote i Visio.
- Mieć doświadczenie w korzystaniu z Copilot i innych narzędzi AI.
- Znać systemy Bank of America, takie jak Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR i ARM.
- Mieć doświadczenie w rozliczaniu podróży i wydatków w Concur lub podobnym systemie.
Benefity
- Dostęp do świadczeń należących do czołówki branży.
- Płatny urlop.
- Zasoby i wsparcie dla pracowników.
- Wynagrodzenie zasadnicze.
- Uprawnienie do świadczeń.