Bank of America er en global finansinstitusjon som opererer innen bank, finans og fintech. Selskapets tjenester omfatter personbank, støtte til små bedrifter, formuesforvaltning, investeringstjenester og tilgang til kapitalmarkeder for privatpersoner, bedrifter og institusjoner. Selskapet fokuserer også på ansvarlig vekst gjennom bærekraftig finansiering, mangfoldsinitiativer og programmer for samfunnsutvikling.
Administrativ assistent III
Gi konfidensiell administrativ støtte til ledere i Bank of America, og håndter kalendere, reiser, utgifter, møter og korrespondanse. Koordiner administrative oppgaver på tvers av kontorene i New York, Atlanta og Chicago.
Beskrivelse
- Støtt 6–8 medarbeidere på Band 2- og Band 3-nivå, med begrenset indirekte støtte til deres direkte underordnede.
- Samarbeid med kolleger på alle nivåer, inkludert toppledere og støttefunksjoner.
- Håndter flere mål, prosjekter og aktiviteter samtidig.
- Utfør et bredt spekter av avanserte og konfidensielle administrative oppgaver.
- Skriv, signer og send rutinemessig og middels kompleks korrespondanse.
- Håndter lederkalendere, viktige tidsfrister, leveranser og tilbakevendende rutiner proaktivt.
- Koordiner ledernes timeplaner slik at tiden brukes effektivt.
- Forutse og håndter problemer og utfordringer.
- Dekke telefonen.
- Ordne innenlands- og utenlandsreiser.
- Behandle utgifter og fakturaer ved behov.
- Bidra til å organisere og gjennomføre allmøter og personalmøter.
- Vedlikehold e-postdistribusjonslister.
- Oppdater introduksjonslysbilder og organisasjonskart hver måned.
- Støtt onboarding av ansatte og kontraktører.
- Koordiner medarbeiderarrangementer.
- Samle inn og dele relevant informasjon med ledere og linjeledere.
- Besvar ledernes samtaler, ta imot beskjeder og bruk godt skjønn når du håndterer henvendelser.
- Håndter flere lederkalendere og løs planleggingskonflikter profesjonelt.
- Ordne reiser, utgiftsrapporter, møter og avtaler.
- Utarbeid møtereferater og tilhørende dokumenter.
- Utarbeid korrespondanse, rapporter og skjemaer for ledere.
- Undersøk og løs spørsmål og problemer fra interne og eksterne kunder.
Krav
- Ha 3–5 års erfaring med administrativ støtte til toppledelsen.
- Ha gode ferdigheter innen tidsstyring, multitasking og prioritering.
- Være svært organisert og ha sans for detaljer.
- Arbeide effektivt under press og korte tidsfrister.
- Ha gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner.
- Kommunisere effektivt med toppledere.
- Ha avanserte ferdigheter i Outlook og Microsoft Office-programmer, inkludert Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote og Visio.
- Ha erfaring med å bruke Copilot og andre KI-verktøy.
- Kjenne Bank of Americas systemer, som Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR og ARM.
- Ha erfaring med å behandle reiser og utgifter i Concur eller et lignende system.
Fordeler
- Tilgang til bransjeledende fordeler.
- Betalt fri.
- Ressurser og støtte for ansatte.
- Grunnlønn.
- Rett til fordeler.