Bank of America är en global finansinstitution som är verksam inom bank, finans och fintech. Företagets tjänster omfattar privatbank, stöd till småföretag, förmögenhetsförvaltning, investeringstjänster och tillgång till kapitalmarknader för privatpersoner, företag och institutioner. Företaget fokuserar också på ansvarsfull tillväxt genom hållbar finansiering, mångfaldsinitiativ och program för samhällsutveckling.
Administrativ assistent III
Ge konfidentiellt administrativt stöd till chefer på Bank of America och hantera kalendrar, resor, utlägg, möten och korrespondens. Samordna det administrativa arbetet mellan kontoren i New York, Atlanta och Chicago.
Beskrivning
- Stöd 6–8 medarbetare på Band 2- och Band 3-nivå, med begränsat indirekt stöd till deras direktrapporterande medarbetare.
- Arbeta med kollegor på alla nivåer, däribland högre chefer och stödfunktioner.
- Hantera flera mål, projekt och aktiviteter samtidigt.
- Utför ett brett spektrum av avancerade och konfidentiella administrativa uppgifter.
- Skriv, underteckna och skicka rutinmässig och medelsvår korrespondens.
- Hantera chefskalendrar, viktiga tidsfrister, leveranser och återkommande rutiner proaktivt.
- Samordna chefers scheman så att tiden används effektivt.
- Förutse och hantera problem och utmaningar.
- Ge telefonsupport.
- Ordna inrikes och utrikes resor.
- Hantera utlägg och fakturor vid behov.
- Hjälp till att organisera och genomföra möten för alla medarbetare och personalmöten.
- Underhåll distributionslistor för e-post.
- Uppdatera introduktionspresentationer och organisationsscheman varje månad.
- Stöd introduktionen av anställda och konsulter.
- Samordna personalaktiviteter.
- Samla in och dela relevant information med chefer och linjechefer.
- Besvara chefers samtal, anteckna meddelanden och använda gott omdöme vid hantering av frågor.
- Hantera flera chefskalendrar och lös schemakonflikter på ett professionellt sätt.
- Ordna resor, utläggsrapporter, möten och bokningar.
- Ta fram mötesprotokoll och tillhörande dokument.
- Förbered korrespondens, rapporter och formulär åt ledare.
- Utred och lös frågor och problem som tas upp av interna och externa kunder.
Krav
- Ha 3–5 års erfarenhet av administrativt stöd till högre chefer.
- Ha god förmåga att hantera tid, flera uppgifter samtidigt och prioritera.
- Vara mycket strukturerad och noggrann.
- Arbeta effektivt under press och med korta tidsfrister.
- Ha god skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga.
- Kommunicera effektivt med högre chefer.
- Ha avancerade kunskaper i Outlook och Microsoft Office-program, däribland Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote och Visio.
- Ha erfarenhet av att använda Copilot och andra AI-verktyg.
- Känna till Bank of Americas system, såsom Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR och ARM.
- Ha erfarenhet av att hantera resor och utlägg i Concur eller ett liknande system.
Förmåner
- Tillgång till branschledande förmåner.
- Betald ledighet.
- Personalresurser och stöd.
- Grundlön.
- Rätt till förmåner.