Bank of America est une institution financière mondiale qui exerce ses activités dans les secteurs bancaire, financier et des technologies financières. Ses services comprennent la banque de détail, l’accompagnement des petites entreprises, la gestion de patrimoine, les services d’investissement et l’accès aux marchés de capitaux pour les particuliers, les entreprises et les institutions. L’entreprise met également l’accent sur une croissance responsable grâce à la finance durable, aux initiatives en faveur de la diversité et aux programmes de développement communautaire.
Assistant administratif III
Fournit un soutien administratif confidentiel aux cadres de Bank of America et gère les calendriers, les déplacements, les dépenses, les réunions et la correspondance. Coordonne les opérations administratives entre les bureaux de New York, Atlanta et Chicago.
Description
- Assure le soutien de 6 à 8 employés des niveaux 2 et 3, avec un soutien indirect limité pour leurs subordonnés directs.
- Collabore avec des collègues de tous les niveaux, notamment des cadres supérieurs et des partenaires de soutien.
- Gère plusieurs objectifs, projets et activités simultanément.
- Prend en charge un large éventail de tâches administratives avancées et confidentielles.
- Rédige, signe et envoie des courriers courants et de complexité modérée.
- Gère de façon proactive les calendriers des cadres, les échéances clés, les livrables et les routines récurrentes.
- Coordonne les emplois du temps des cadres afin d’optimiser leur temps.
- Anticipe les problèmes et les difficultés et y répond.
- Assure la permanence téléphonique.
- Organise des déplacements nationaux et internationaux.
- Traite les dépenses et les factures selon les besoins.
- Aide à organiser et à tenir les réunions générales et d’équipe.
- Tient à jour les listes de diffusion par e-mail.
- Actualise chaque mois les diapositives d’orientation et les organigrammes.
- Contribue à l’intégration des employés et des prestataires.
- Coordonne les événements destinés aux employés.
- Recueille et communique des informations pertinentes aux cadres et aux responsables hiérarchiques.
- Répond aux appels des responsables, prend des messages et fait preuve de discernement dans le traitement des demandes.
- Gère plusieurs calendriers de cadres et résout les conflits d’horaires avec professionnalisme.
- Organise les déplacements, les notes de frais, les réunions et les rendez-vous.
- Prépare les comptes rendus de réunion et les documents d’accompagnement.
- Prépare la correspondance, les rapports et les formulaires destinés aux dirigeants.
- Recherche et résout les questions et problèmes soulevés par les clients internes et externes.
Exigences
- Justifier de 3 à 5 ans d’expérience dans le soutien administratif à la haute direction.
- Démontrer de solides compétences en gestion du temps, en multitâche et en hiérarchisation des priorités.
- Être très organisé et attentif aux détails.
- Travailler efficacement sous pression et dans des délais serrés.
- Posséder d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Communiquer efficacement avec des cadres supérieurs.
- Maîtriser Outlook et les applications Microsoft Office, notamment Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote et Visio.
- Avoir de l’expérience avec Copilot et d’autres outils d’IA.
- Connaître les systèmes de Bank of America tels que Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR et ARM.
- Avoir de l’expérience dans le traitement des déplacements et des frais avec Concur ou un système similaire.
Avantages
- Accès à des avantages sociaux de premier plan dans le secteur.
- Congés payés.
- Ressources et soutien pour les employés.
- Rémunération sous forme de salaire de base.
- Admissibilité aux avantages sociaux.