Bank of America adalah lembaga keuangan global yang bergerak di bidang perbankan, keuangan, dan teknologi finansial. Layanannya mencakup perbankan pribadi, dukungan bagi usaha kecil, pengelolaan kekayaan, layanan investasi, serta akses ke pasar modal bagi individu, perusahaan, dan institusi. Perusahaan ini juga berfokus pada pertumbuhan yang bertanggung jawab melalui pembiayaan berkelanjutan, inisiatif keberagaman, dan program pengembangan masyarakat.
Asisten Administratif III
Memberikan dukungan administratif rahasia kepada eksekutif Bank of America, termasuk mengelola kalender, perjalanan, pengeluaran, rapat, dan korespondensi. Mengoordinasikan operasional administratif di kantor New York, Atlanta, dan Chicago.
Deskripsi
- Mendukung 6–8 karyawan Band 2 dan Band 3, dengan dukungan tidak langsung yang terbatas bagi bawahan langsung mereka.
- Bekerja sama dengan rekan kerja di semua tingkat, termasuk eksekutif senior dan mitra pendukung.
- Mengelola beberapa sasaran, proyek, dan aktivitas secara bersamaan.
- Menangani beragam tugas administratif tingkat lanjut yang bersifat rahasia.
- Menyusun, menandatangani, dan mengirim korespondensi rutin serta yang memiliki tingkat kerumitan sedang.
- Secara proaktif mengelola kalender eksekutif, tenggat penting, hasil kerja, dan rutinitas berulang.
- Mengoordinasikan jadwal eksekutif agar waktu digunakan secara efektif.
- Mengantisipasi dan menangani masalah serta tantangan.
- Memberikan dukungan untuk panggilan telepon.
- Mengatur perjalanan domestik dan internasional.
- Memproses pengeluaran dan faktur sesuai kebutuhan.
- Membantu mengatur dan menyelenggarakan rapat seluruh karyawan dan rapat staf.
- Memelihara daftar distribusi email.
- Memperbarui slide orientasi dan bagan organisasi setiap bulan.
- Mendukung proses orientasi karyawan dan kontraktor baru.
- Mengoordinasikan acara karyawan.
- Mengumpulkan dan membagikan informasi yang relevan kepada eksekutif dan manajer lini.
- Menjawab panggilan manajer, mencatat pesan, dan menggunakan pertimbangan yang baik saat menangani pertanyaan.
- Mengelola beberapa kalender eksekutif dan menyelesaikan konflik jadwal secara profesional.
- Mengatur perjalanan, laporan pengeluaran, rapat, dan janji temu.
- Menyusun notulen rapat dan dokumen pendukung.
- Menyiapkan korespondensi, laporan, dan formulir untuk para pimpinan.
- Meneliti dan menyelesaikan pertanyaan serta masalah yang disampaikan pelanggan internal maupun eksternal.
Persyaratan
- Memiliki pengalaman 3–5 tahun dalam memberikan dukungan administratif kepada manajemen senior.
- Menunjukkan kemampuan yang kuat dalam mengatur waktu, menangani beberapa tugas sekaligus, dan menentukan prioritas.
- Sangat terorganisasi dan cermat terhadap detail.
- Mampu bekerja efektif di bawah tekanan dan dengan tenggat ketat.
- Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang kuat.
- Mampu berkomunikasi secara efektif dengan eksekutif senior.
- Mahir menggunakan Outlook dan aplikasi Microsoft Office, termasuk Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, dan Visio.
- Berpengalaman menggunakan Copilot dan alat AI lainnya.
- Memahami sistem Bank of America seperti Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR, dan ARM.
- Berpengalaman memproses perjalanan dan pengeluaran di Concur atau sistem sejenis.
Tunjangan
- Akses ke tunjangan terdepan di industri.
- Cuti berbayar.
- Sumber daya dan dukungan bagi karyawan.
- Kompensasi gaji pokok.
- Memenuhi syarat untuk menerima tunjangan.