Bank of America on maailmanlaajuinen rahoituslaitos, joka toimii pankkitoiminnan, rahoituksen ja fintechin aloilla. Sen palveluihin kuuluvat henkilökohtainen pankkiasiointi, pienyritysten tukeminen, varainhoito, sijoituspalvelut ja pääomamarkkinoille pääsy yksityishenkilöille, yrityksille ja yhteisöille. Yhtiö keskittyy myös vastuulliseen kasvuun kestävän rahoituksen, monimuotoisuutta edistävien aloitteiden ja yhteisöjen kehittämisohjelmien avulla.
Hallintoassistentti III
Tarjoat Bank of American johtajille luottamuksellista hallinnollista tukea ja huolehdit kalentereista, matkoista, kuluista, kokouksista ja kirjeenvaihdosta. Koordinoit hallinnollisia toimintoja New Yorkin, Atlantan ja Chicagon toimipisteiden välillä.
Kuvaus
- Tuet 6–8 Band 2- ja Band 3 -tason työntekijää sekä rajoitetusti heidän suoria alaisiaan epäsuorasti.
- Työskentelet eri tasoilla olevien kollegoiden kanssa, mukaan lukien ylimmät johtajat ja tukihenkilöstö.
- Hallinnoit useita tavoitteita, projekteja ja tehtäviä samanaikaisesti.
- Hoidat monipuolisia vaativia ja luottamuksellisia hallinnollisia tehtäviä.
- Laadit, allekirjoitat ja lähetät rutiininomaista sekä keskivaativaa kirjeenvaihtoa.
- Hallinnoit ennakoivasti johtajien kalentereita, keskeisiä määräaikoja, toimitettavia tehtäviä ja toistuvia rutiineja.
- Koordinoit johtajien aikatauluja, jotta heidän aikansa tulee käytetyksi tehokkaasti.
- Ennakoit ongelmia ja haasteita sekä ratkaiset niitä.
- Huolehdit puhelinvaihteesta.
- Järjestät kotimaan- ja ulkomaanmatkoja.
- Käsittelet kuluja ja laskuja tarpeen mukaan.
- Autat koko henkilöstön kokousten ja tiimikokousten järjestämisessä ja toteuttamisessa.
- Ylläpidät sähköpostin jakelulistoja.
- Päivität perehdytysesitykset ja organisaatiokaaviot kuukausittain.
- Tuet työntekijöiden ja urakoitsijoiden perehdytystä.
- Koordinoit henkilöstötapahtumia.
- Keräät olennaista tietoa ja jaat sitä johtajille ja linjaesihenkilöille.
- Vastaat esihenkilöiden puheluihin, kirjaat viestit ja käytät harkintaa tiedusteluja käsitellessäsi.
- Hallinnoit useiden johtajien kalentereita ja ratkaiset aikatauluristiriidat ammattimaisesti.
- Järjestät matkoja, kuluraportteja, kokouksia ja tapaamisia.
- Laadit kokousmuistiot ja niitä tukevat asiakirjat.
- Valmistelet johtajille kirjeenvaihtoa, raportteja ja lomakkeita.
- Selvität ja ratkaiset sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden esittämiä kysymyksiä ja ongelmia.
Vaatimukset
- Sinulla on 3–5 vuoden kokemus hallinnollisesta tuesta ylimmälle johdolle.
- Hallitset hyvin ajankäytön, useiden tehtävien hoitamisen ja priorisoinnin.
- Olet erittäin järjestelmällinen ja tarkka yksityiskohdista.
- Pystyt työskentelemään paineen alla ja tiukoissa aikatauluissa.
- Sinulla on vahvat kirjalliset ja suulliset viestintätaidot.
- Viestit tehokkaasti ylimmän johdon kanssa.
- Hallitset Outlookin ja Microsoft Office -sovellukset edistyneellä tasolla; niihin kuuluvat Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote ja Visio.
- Sinulla on kokemusta Copilotin ja muiden tekoälytyökalujen käytöstä.
- Tunnet Bank of American järjestelmiä, kuten Workdayn, Concurin, GEP Smartin, TechDirectin, Flagscapen, ACR:n ja ARM:n.
- Sinulla on kokemusta matka- ja kululaskujen käsittelystä Concurissa tai vastaavassa järjestelmässä.
Edut
- Käytössäsi ovat alan johtavat henkilöstöedut.
- Palkallista vapaata.
- Henkilöstöresursseja ja tukea.
- Peruspalkka.
- Oikeus henkilöstöetuihin.