Bank of America ist ein globales Finanzinstitut, das in den Bereichen Bankwesen, Finanzdienstleistungen und Fintech tätig ist. Das Angebot umfasst Privatkundengeschäft, Unterstützung für kleine Unternehmen, Vermögensverwaltung, Investmentdienstleistungen und den Zugang zu Kapitalmärkten für Privatpersonen, Unternehmen und Institutionen. Darüber hinaus setzt das Unternehmen auf verantwortungsvolles Wachstum durch nachhaltige Finanzierung, Initiativen für Vielfalt und Programme zur Entwicklung von Gemeinschaften.
Verwaltungsassistent/in III
Vertrauliche administrative Unterstützung für Führungskräfte der Bank of America, einschließlich Kalender-, Reise-, Spesen-, Meeting- und Korrespondenzmanagement. Koordination administrativer Abläufe an den Standorten New York, Atlanta und Chicago.
Beschreibung
- Unterstützung von 6–8 Mitarbeitenden der Bandstufen 2 und 3 sowie in begrenztem Umfang indirekte Unterstützung ihrer direkten Mitarbeitenden.
- Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen aller Ebenen, einschließlich leitender Führungskräfte und Assistenzpartnern.
- Gleichzeitige Steuerung mehrerer Ziele, Projekte und Aktivitäten.
- Übernahme eines breiten Spektrums anspruchsvoller und vertraulicher Verwaltungsaufgaben.
- Entwurf, Unterzeichnung und Versand routinemäßiger sowie mittelschwerer Korrespondenz.
- Proaktive Verwaltung von Führungskräftekalendern, wichtigen Terminen, Ergebnissen und wiederkehrenden Abläufen.
- Koordination der Zeitpläne von Führungskräften für eine effektive Zeitnutzung.
- Frühzeitiges Erkennen und Bearbeiten von Problemen und Herausforderungen.
- Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit.
- Organisation nationaler und internationaler Reisen.
- Bearbeitung von Spesen und Rechnungen nach Bedarf.
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Mitarbeiterversammlungen und Teambesprechungen.
- Pflege von E-Mail-Verteilerlisten.
- Monatliche Aktualisierung von Präsentationsfolien für die Einarbeitung und Organigrammen.
- Unterstützung beim Onboarding von Mitarbeitenden und Auftragnehmenden.
- Koordination von Mitarbeitendenveranstaltungen.
- Sammlung und Weitergabe relevanter Informationen an Führungskräfte und Linienmanager.
- Entgegennahme von Anrufen für Manager, Aufzeichnung von Nachrichten und umsichtiges Beantworten von Anfragen.
- Verwaltung mehrerer Führungskräftekalender und professionelle Lösung von Terminkonflikten.
- Organisation von Reisen, Spesenabrechnungen, Besprechungen und Terminen.
- Erstellung von Sitzungsprotokollen und Begleitunterlagen.
- Erstellung von Korrespondenz, Berichten und Formularen für Führungskräfte.
- Recherche und Klärung von Fragen und Anliegen interner und externer Kundinnen und Kunden.
Anforderungen
- 3–5 Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung des Senior Managements.
- Ausgeprägte Fähigkeiten in Zeitmanagement, Multitasking und Priorisierung.
- Sehr gute Organisationsfähigkeit und hohe Detailgenauigkeit.
- Effektives Arbeiten unter Druck und bei engen Fristen.
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Sichere Kommunikation mit leitenden Führungskräften.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Outlook und Microsoft-Office-Anwendungen, darunter Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote und Visio.
- Erfahrung mit Copilot und anderen KI-Tools.
- Kenntnisse der Bank-of-America-Systeme wie Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR und ARM.
- Erfahrung mit der Abwicklung von Reisen und Spesen in Concur oder einem vergleichbaren System.
Zusatzleistungen
- Zugang zu branchenführenden Zusatzleistungen.
- Bezahlte Freizeit.
- Ressourcen und Unterstützung für Mitarbeitende.
- Grundgehalt.
- Anspruch auf Zusatzleistungen.