Bank of America là một tổ chức tài chính toàn cầu hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính và công nghệ tài chính. Các dịch vụ của công ty bao gồm ngân hàng cá nhân, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ, quản lý tài sản, dịch vụ đầu tư và tiếp cận thị trường vốn dành cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Công ty cũng chú trọng tăng trưởng có trách nhiệm thông qua tài chính bền vững, các sáng kiến về đa dạng và các chương trình phát triển cộng đồng.
Trợ lý Hành chính III
Cung cấp hỗ trợ hành chính bảo mật cho các lãnh đạo Bank of America, quản lý lịch làm việc, chuyến công tác, chi phí, cuộc họp và thư từ. Điều phối hoạt động hành chính giữa các văn phòng tại New York, Atlanta và Chicago.
Mô tả
- Hỗ trợ 6–8 nhân viên Band 2 và Band 3, đồng thời hỗ trợ gián tiếp ở mức giới hạn cho cấp dưới trực tiếp của họ.
- Làm việc với đồng nghiệp ở mọi cấp bậc, bao gồm lãnh đạo cấp cao và các đối tác hỗ trợ.
- Quản lý nhiều mục tiêu, dự án và hoạt động cùng lúc.
- Thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính chuyên sâu và bảo mật.
- Soạn thảo, ký và gửi thư từ thông thường cũng như thư từ có độ phức tạp vừa phải.
- Chủ động quản lý lịch của lãnh đạo, các thời hạn quan trọng, sản phẩm bàn giao và công việc định kỳ.
- Điều phối lịch trình của lãnh đạo để sử dụng thời gian hiệu quả.
- Dự đoán và giải quyết các vấn đề, thách thức.
- Trực điện thoại.
- Sắp xếp chuyến công tác trong nước và quốc tế.
- Xử lý các khoản chi phí và hóa đơn khi cần.
- Hỗ trợ tổ chức và điều hành các cuộc họp toàn thể và họp nhân viên.
- Duy trì danh sách phân phối email.
- Cập nhật hàng tháng các trang trình chiếu định hướng và sơ đồ tổ chức.
- Hỗ trợ nhân viên và nhà thầu trong quá trình hội nhập.
- Điều phối các sự kiện dành cho nhân viên.
- Thu thập và chia sẻ thông tin liên quan với lãnh đạo và quản lý tuyến.
- Trả lời điện thoại của quản lý, ghi lại lời nhắn và vận dụng phán đoán phù hợp khi xử lý yêu cầu.
- Quản lý lịch của nhiều lãnh đạo và xử lý chuyên nghiệp các xung đột lịch trình.
- Sắp xếp chuyến đi, báo cáo chi phí, cuộc họp và lịch hẹn.
- Chuẩn bị biên bản cuộc họp và tài liệu hỗ trợ.
- Chuẩn bị thư từ, báo cáo và biểu mẫu cho lãnh đạo.
- Tìm hiểu và giải quyết câu hỏi, vấn đề do khách hàng nội bộ và bên ngoài nêu ra.
Yêu cầu
- Có 3–5 năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính cho quản lý cấp cao.
- Có kỹ năng quản lý thời gian, xử lý nhiều việc cùng lúc và xác định thứ tự ưu tiên tốt.
- Có khả năng tổ chức cao và chú ý đến chi tiết.
- Làm việc hiệu quả dưới áp lực và trong thời hạn gấp.
- Có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói tốt.
- Giao tiếp hiệu quả với lãnh đạo cấp cao.
- Thành thạo Outlook và các ứng dụng Microsoft Office, bao gồm Teams, Excel, Word, PowerPoint, OneNote và Visio.
- Có kinh nghiệm sử dụng Copilot và các công cụ AI khác.
- Am hiểu các hệ thống của Bank of America như Workday, Concur, GEP Smart, TechDirect, Flagscape, ACR và ARM.
- Có kinh nghiệm xử lý công tác và chi phí trên Concur hoặc hệ thống tương tự.
Phúc lợi
- Tiếp cận các chế độ phúc lợi hàng đầu trong ngành.
- Nghỉ phép có lương.
- Nguồn lực và hỗ trợ dành cho nhân viên.
- Mức lương cơ bản.
- Đủ điều kiện hưởng phúc lợi.