VA Desk
VA Desk
VA Desk fournit aux entreprises modernes des assistants virtuels dédiés et gérés. Soutenus par l’intelligence artificielle, ses assistants bénéficient de systèmes structurés, de formations et de ressources techniques, ce qui leur permet de travailler aussi bien dans les flux de travail de fondateurs indépendants qu’au sein d’équipes établies. VA Desk prend en charge le recrutement, l’intégration, le suivi de l’assiduité et de la fiabilité, le soutien à la paie ainsi que l’assistance informatique pour les équipements gérés par l’entreprise, offrant ainsi aux entreprises un moyen organisé de développer leurs activités grâce à des talents externalisés.

Assistant virtuel au service client – Temps plein à distance au Canada

Assurez le service client, planifiez les rendez-vous de plomberie et coordonnez les interventions. Fournissez un soutien administratif à une entreprise de plomberie basée à Ottawa.

Description

  • Répondre aux appels entrants des clients potentiels et actuels
  • Enregistrer et mettre à jour avec précision les informations relatives aux clients, aux services et aux prospects
  • Effectuer des appels de suivi et coordonner les rendez-vous avec les clients
  • Superviser les e-mails, la boîte de réception, le chat en ligne et les autres canaux de communication avec les clients
  • Identifier les sujets nécessitant l’attention du propriétaire et les lui transmettre de manière appropriée
  • Planifier les rendez-vous de plomberie en fonction des besoins des clients et de la disponibilité des techniciens
  • Coordonner les interventions afin de favoriser des itinéraires efficaces et un service rapide
  • Tenir à jour le calendrier de l’entreprise et les détails des rendez-vous
  • Traiter les annulations, les modifications et les autres ajustements de planning
  • Communiquer les détails des rendez-vous aux clients et aux plombiers
  • Examiner les besoins de planification et résoudre les conflits potentiels ou les problèmes de couverture
  • Effectuer les tâches administratives courantes liées à l’activité de plomberie
  • Maintenir à jour et exacts les dossiers clients et opérationnels
  • Contacter les clients après la réalisation des travaux de plomberie
  • Demander des avis et des retours sur le service
  • Mettre à jour les fiches du CRM avec les historiques de service et les notes des interventions
  • Apporter un soutien à la facturation de base, à l’encaissement, au traitement des paiements et au suivi des travaux terminés si nécessaire
  • Aider à coordonner l’intégration et les plannings des plombiers récemment recrutés
  • Filtrer les appels clients escaladés et les transmettre au propriétaire
  • Recueillir les informations pertinentes avant d’escalader les problèmes complexes liés aux clients, aux fournisseurs ou aux opérations

Exigences

  • Expérience préalable en service client, assistance virtuelle, planification, coordination d’interventions, administration ou dans un poste comparable
  • Solides compétences en communication orale et écrite en anglais
  • Volonté de gérer régulièrement des appels téléphoniques entrants et sortants
  • Aisance téléphonique professionnelle, accessible et assurée
  • Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps
  • Grande attention aux détails lors de la saisie des informations clients et de l’organisation des rendez-vous
  • Capacité à suivre simultanément plusieurs conversations, rendez-vous et tâches administratives
  • Autonomie et capacité fiable à mener les tâches à leur terme
  • Fiabilité et réactivité dans la gestion des questions des clients et des besoins de planification
  • Sang-froid professionnel pour assister des clients mécontents ou s’adapter aux changements de planning
  • Expérience des CRM ou des logiciels de gestion client
  • Expérience des outils de planification ou de gestion de calendrier
  • Maîtrise des e-mails et des plateformes de communication numérique
  • Aisance avec les tableurs et les outils administratifs de base
  • Une expérience des logiciels de dispatch, de services sur le terrain ou de gestion de rendez-vous constitue un atout
  • Une expérience en plomberie, CVC, électricité, construction, services à domicile ou dans un autre environnement de services sur le terrain est souhaitée
  • Une expérience préalable du dispatch ou de la coordination de services est souhaitée
  • Une expérience de collaboration avec des techniciens ou des équipes de services sur le terrain est souhaitée
  • Une expérience de la gestion des questions clients pour des entreprises de services à domicile est souhaitée
  • Une connaissance de la facturation, de l’encaissement ou du traitement des paiements est souhaitée
  • Une expérience des demandes d’avis ou des processus de suivi client est souhaitée
  • Une expérience de l’aide à l’intégration de techniciens de terrain ou de personnel de service est souhaitée

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