カスタマーサービス・バーチャルアシスタント――カナダでのフルタイム・リモート勤務
オタワを拠点とする配管会社で、カスタマーサービス、配管予約の手配、ディスパッチ調整、事務サポートを担当します。
仕事内容
- 見込み顧客および既存顧客からの電話に対応する
- 顧客、サービス、見込み顧客の情報を正確に記録・更新する
- フォローアップの電話をかけ、顧客の予約を調整する
- メール、受信トレイ、オンラインチャット、その他の顧客対応チャネルを管理する
- オーナーの対応が必要な案件を把握し、適切に取り次ぐ
- 顧客の要望と技術スタッフの対応可能時間に基づいて配管予約を取る
- 効率的なルートと迅速なサービスを支えるためディスパッチを調整する
- 会社のカレンダーを管理し、予約内容を最新の状態に保つ
- キャンセル、変更、その他のスケジュール調整を処理する
- 顧客と配管技術者に予約の詳細を共有する
- スケジュール上のニーズを確認し、潜在的な競合や対応範囲の不足を解決する
- 配管事業に関する日常的な事務作業を行う
- 顧客情報および業務記録を正確かつ最新に保つ
- 配管作業の完了後に顧客へ連絡する
- 顧客レビューとサービスへのフィードバックを依頼する
- CRMにサービス履歴と作業メモを更新する
- 必要に応じて、基本的な請求書発行、請求処理、支払い処理、完了案件のフォローアップを支援する
- 新しく採用された配管技術者のオンボーディングとスケジュール調整を支援する
- エスカレーションされた顧客からの電話を確認し、オーナーに取り次ぐ
- 複雑な顧客、仕入先、業務上の案件をエスカレーションする前に必要な情報を収集する
応募要件
- カスタマーサービス、バーチャルアシスタント、スケジュール管理、ディスパッチ、事務、または同等の職種での実務経験
- 英語での優れた口頭および文書コミュニケーション能力
- 定期的に受電・架電の両方に対応する意欲
- 洗練され、親しみやすく、自信のある電話対応
- 優れた整理力と時間管理能力
- 顧客情報の入力や予約の手配における細部への注意力
- 複数の会話、予約、事務業務を同時に管理する能力
- 自律的に働き、確実に業務を最後まで遂行する姿勢
- 顧客からの質問やスケジュール上のニーズに対して信頼性と迅速な対応力を発揮できること
- 不満を抱える顧客への対応やスケジュール変更の際にも、プロ意識と冷静さを保てること
- CRMまたは顧客管理ソフトウェアの使用経験
- スケジュール管理またはカレンダー管理ツールの使用経験
- メールおよびデジタルコミュニケーションプラットフォームに精通していること
- スプレッドシートと基本的な事務ツールを扱えること
- ディスパッチ、フィールドサービス、または予約管理ソフトウェアの経験があれば尚可
- 配管、HVAC、電気、建設、ホームサービス、その他のフィールドサービス環境での経験があれば尚可
- ディスパッチまたはサービス調整の経験があれば尚可
- 技術者またはフィールドサービスチームとの協働経験があれば尚可
- ホームサービス企業で顧客からの質問に対応した経験があれば尚可
- 請求書発行、請求、または支払い処理に関する知識・経験があれば尚可
- レビュー依頼または顧客フォローアップ業務の経験があれば尚可
- フィールド技術者またはサービススタッフのオンボーディング支援経験があれば尚可