VA Desk zapewnia nowoczesnym firmom zarządzanych, dedykowanych wirtualnych asystentów. Jego asystenci wspierani przez AI korzystają z uporządkowanych systemów, szkoleń i zasobów technicznych, pomagając w pracy indywidualnych założycieli oraz istniejących zespołów. VA Desk zajmuje się rekrutacją, wdrażaniem, monitorowaniem obecności i niezawodności, wsparciem w obsłudze płac oraz pomocą informatyczną dotyczącą sprzętu zarządzanego przez firmę, zapewniając przedsiębiorstwom uporządkowany sposób rozwijania działalności dzięki pracownikom zewnętrznym.
Wirtualny asystent ds. obsługi klienta — pełny etat, praca zdalna w Kanadzie
Obsługa klienta, umawianie wizyt hydraulicznych, koordynacja dyspozytorni i wsparcie administracyjne firmy hydraulicznej z Ottawy.
Opis
- Odbieranie połączeń przychodzących od potencjalnych i obecnych klientów
- Dokładne rejestrowanie i aktualizowanie danych klientów, usług i potencjalnych klientów
- Wykonywanie telefonów kontrolnych i koordynowanie wizyt klientów
- Nadzorowanie poczty elektronicznej, skrzynki odbiorczej, czatu online i innych kanałów komunikacji z klientami
- Rozpoznawanie spraw wymagających uwagi właściciela i odpowiednie kierowanie ich do niego
- Umawianie wizyt hydraulicznych zgodnie z wymaganiami klientów i dostępnością techników
- Koordynowanie dyspozytorni w celu zapewnienia sprawnych tras i szybkiej obsługi
- Prowadzenie kalendarza firmy i aktualizowanie szczegółów wizyt
- Obsługiwanie odwołań, zmian i innych korekt harmonogramu
- Przekazywanie szczegółów wizyt klientom i hydraulikom
- Analizowanie potrzeb związanych z harmonogramem i rozwiązywanie potencjalnych konfliktów lub luk w obsadzie
- Wykonywanie rutynowych prac administracyjnych na rzecz firmy hydraulicznej
- Dbanie o dokładność i aktualność danych klientów oraz dokumentacji operacyjnej
- Kontaktowanie się z klientami po zakończeniu prac hydraulicznych
- Proszenie klientów o wystawienie opinii i przekazanie informacji zwrotnych na temat usługi
- Aktualizowanie wpisów w CRM o historię usług i notatki dotyczące zleceń
- W razie potrzeby wspieranie podstawowego fakturowania, rozliczeń, obsługi płatności i działań następczych dotyczących zakończonych zleceń
- Pomaganie w koordynowaniu wdrożenia i harmonogramów nowo zatrudnionych hydraulików
- Wstępne obsługiwanie eskalowanych połączeń klientów i kierowanie ich do właściciela
- Zbieranie istotnych informacji przed przekazaniem właścicielowi złożonych spraw klientów, dostawców lub działalności operacyjnej
Wymagania
- Wcześniejsze doświadczenie w obsłudze klienta, pracy wirtualnego asystenta, planowaniu, dyspozytorni, administracji lub na podobnym stanowisku
- Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
- Gotowość do regularnego obsługiwania połączeń telefonicznych przychodzących i wychodzących
- Profesjonalny, przystępny i pewny sposób prowadzenia rozmów telefonicznych
- Doskonałe umiejętności organizacji pracy i zarządzania czasem
- Dbałość o szczegóły przy wprowadzaniu informacji o klientach i umawianiu wizyt
- Umiejętność jednoczesnego śledzenia kilku rozmów, wizyt i zadań administracyjnych
- Samodzielny styl pracy i rzetelne doprowadzanie zadań do końca
- Rzetelność i szybkość reakcji przy obsłudze pytań klientów i potrzeb związanych z harmonogramem
- Profesjonalne opanowanie podczas obsługi sfrustrowanych klientów lub dostosowywania się do zmian harmonogramu
- Doświadczenie w pracy z systemami CRM lub oprogramowaniem do zarządzania klientami
- Doświadczenie w korzystaniu z narzędzi do planowania lub zarządzania kalendarzem
- Biegłość w korzystaniu z poczty elektronicznej i cyfrowych platform komunikacyjnych
- Swoboda pracy z arkuszami kalkulacyjnymi i podstawowymi narzędziami administracyjnymi
- Doświadczenie z oprogramowaniem do dyspozytorni, obsługi terenowej lub zarządzania wizytami będzie dodatkowym atutem
- Doświadczenie w hydraulice, HVAC, elektryce, budownictwie, usługach domowych lub innej branży usług terenowych jest mile widziane
- Wcześniejsze doświadczenie w dyspozytorni lub koordynowaniu usług jest mile widziane
- Doświadczenie we współpracy z technikami lub zespołami usług terenowych jest mile widziane
- Doświadczenie w obsłudze pytań klientów dla firm świadczących usługi domowe jest mile widziane
- Znajomość fakturowania, rozliczeń lub obsługi płatności jest mile widziana
- Doświadczenie w pozyskiwaniu opinii lub obsłudze procesów kontaktu z klientem po wykonaniu usługi jest mile widziane
- Doświadczenie we wspieraniu wdrażania techników terenowych lub pracowników serwisowych jest mile widziane