VA Desk cung cấp các trợ lý ảo chuyên trách, được quản lý bài bản cho các doanh nghiệp hiện đại. Các trợ lý ảo được hỗ trợ bằng AI, cùng với hệ thống vận hành có cấu trúc, chương trình đào tạo và nguồn lực kỹ thuật, giúp họ làm việc hiệu quả trong quy trình của các nhà sáng lập độc lập cũng như các đội ngũ đã được thành lập. VA Desk phụ trách tuyển dụng, hội nhập nhân sự, theo dõi chấm công và độ tin cậy, hỗ trợ tính lương, cùng hỗ trợ công nghệ thông tin cho thiết bị do công ty quản lý, mang đến cho doanh nghiệp một phương thức có tổ chức để mở rộng hoạt động với nhân sự thuê ngoài.
Trợ lý ảo chăm sóc khách hàng – Toàn thời gian từ xa tại Canada
Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng, lên lịch hẹn sửa ống nước, điều phối kỹ thuật viên và hỗ trợ hành chính cho một công ty sửa ống nước tại Ottawa.
Mô tả
- Trả lời các cuộc gọi đến từ khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại
- Ghi chép và cập nhật chính xác thông tin khách hàng, dịch vụ và khách hàng tiềm năng
- Thực hiện các cuộc gọi theo dõi và điều phối lịch hẹn với khách hàng
- Quản lý email, hộp thư đến, trò chuyện trực tuyến và các kênh liên lạc khác với khách hàng
- Nhận diện những vấn đề cần chủ doanh nghiệp xử lý và chuyển tiếp phù hợp
- Đặt lịch hẹn sửa ống nước theo nhu cầu của khách hàng và lịch trống của kỹ thuật viên
- Điều phối việc phân công kỹ thuật viên để hỗ trợ lộ trình hiệu quả và dịch vụ đúng giờ
- Duy trì lịch làm việc của công ty và cập nhật đầy đủ thông tin các cuộc hẹn
- Xử lý việc hủy, thay đổi và các điều chỉnh lịch trình khác
- Chia sẻ thông tin cuộc hẹn với khách hàng và thợ sửa ống nước
- Rà soát nhu cầu lên lịch và giải quyết các xung đột hoặc khoảng trống về nhân sự có thể xảy ra
- Thực hiện các công việc hành chính thường nhật cho hoạt động sửa ống nước
- Đảm bảo hồ sơ khách hàng và hồ sơ vận hành luôn chính xác, cập nhật
- Liên hệ với khách hàng sau khi hoàn tất công việc sửa ống nước
- Đề nghị khách hàng để lại đánh giá và phản hồi về dịch vụ
- Cập nhật lịch sử dịch vụ và ghi chú công việc vào hệ thống CRM
- Hỗ trợ lập hóa đơn, thanh toán, xử lý giao dịch và theo dõi công việc đã hoàn tất khi cần
- Hỗ trợ điều phối việc hướng dẫn ban đầu và lịch làm việc cho các thợ sửa ống nước mới tuyển
- Sàng lọc các cuộc gọi của khách hàng được chuyển cấp và chuyển đến chủ doanh nghiệp
- Thu thập thông tin cần thiết trước khi chuyển cấp các vấn đề phức tạp liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp hoặc hoạt động vận hành
Yêu cầu
- Có kinh nghiệm trước đây trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, trợ lý ảo, lên lịch, điều phối, hành chính hoặc vị trí tương đương
- Có khả năng giao tiếp tiếng Anh nói và viết tốt
- Sẵn sàng thường xuyên xử lý các cuộc gọi đến và gọi đi
- Tác phong qua điện thoại chuyên nghiệp, thân thiện và tự tin
- Có khả năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc
- Cẩn thận, chú ý đến chi tiết khi nhập thông tin khách hàng và sắp xếp lịch hẹn
- Có khả năng theo dõi đồng thời nhiều cuộc trò chuyện, cuộc hẹn và nhiệm vụ hành chính
- Có phong cách làm việc chủ động và luôn hoàn thành công việc đáng tin cậy
- Đáng tin cậy và phản hồi nhanh khi xử lý câu hỏi của khách hàng và nhu cầu lên lịch
- Giữ được sự chuyên nghiệp khi hỗ trợ khách hàng bức xúc hoặc thích ứng với thay đổi lịch trình
- Có kinh nghiệm sử dụng CRM hoặc phần mềm quản lý khách hàng
- Có kinh nghiệm sử dụng công cụ lên lịch hoặc quản lý lịch
- Thành thạo email và các nền tảng giao tiếp kỹ thuật số
- Thoải mái khi làm việc với bảng tính và các công cụ hành chính cơ bản
- Có kinh nghiệm sử dụng phần mềm điều phối, dịch vụ hiện trường hoặc quản lý lịch hẹn là một lợi thế
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực sửa ống nước, HVAC, điện, xây dựng, dịch vụ gia đình hoặc môi trường dịch vụ hiện trường khác
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm điều phối hoặc phối hợp dịch vụ trước đây
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm cộng tác với kỹ thuật viên hoặc đội ngũ dịch vụ hiện trường
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm xử lý câu hỏi của khách hàng cho các công ty dịch vụ gia đình
- Ưu tiên ứng viên quen thuộc với việc lập hóa đơn, thanh toán hoặc xử lý giao dịch
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm gửi yêu cầu đánh giá hoặc thực hiện quy trình theo dõi khách hàng
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm hỗ trợ hướng dẫn ban đầu cho kỹ thuật viên hiện trường hoặc nhân viên dịch vụ