VA Desk tarjoaa nykyaikaisille yrityksille hallinnoituja ja omistettuja virtuaaliassistentteja. Sen tekoälyä hyödyntäviä assistentteja tukevat jäsennellyt järjestelmät, koulutus ja tekniset resurssit, joiden avulla he voivat työskennellä yksinyrittäjien työnkuluissa ja vakiintuneissa tiimeissä. VA Desk huolehtii rekrytoinnista, perehdytyksestä, läsnäolon ja luotettavuuden seurannasta, palkanmaksun tukipalveluista sekä yrityksen hallinnoimien laitteiden IT-tuesta. Näin yritykset voivat laajentaa toimintaansa ulkoistetun henkilöstön avulla järjestelmällisesti.
Asiakaspalvelun virtuaaliassistentti – kokoaikatyö etänä Kanadassa
Huolehdit asiakaspalvelusta, putkiasennusten ajanvarauksista, työnjohdon koordinoinnista ja hallinnollisesta tuesta ottawalaiselle putkiliikkeelle.
Kuvaus
- Vastaat mahdollisten ja nykyisten asiakkaiden saapuviin puheluihin
- Kirjaat ja päivität asiakkaiden, palveluiden ja liidien tiedot täsmällisesti
- Soitat seurantapuheluita ja koordinoit asiakasaikoja
- Valvot sähköpostia, saapuneita viestejä, verkkokeskusteluja ja muita asiakasviestintäkanavia
- Tunnistat omistajan huomiota vaativat asiat ja ohjaat ne asianmukaisesti
- Varaat putkiasennusten aikoja asiakkaiden tarpeiden ja asentajien saatavuuden mukaan
- Koordinoit työnjohdon tehokkaiden reittien ja nopean palvelun tukemiseksi
- Ylläpidät yrityksen kalenteria ja pidät ajanvaraustiedot ajan tasalla
- Käsittelet peruutukset, muutokset ja muut ajanvarausten muutokset
- Välität ajanvaraustiedot asiakkaille ja putkiasentajille
- Tarkistat aikataulutarpeet ja ratkaiset mahdolliset ristiriidat tai kattavuusaukot
- Hoidat putkiliiketoiminnan tavanomaisia hallinnollisia tehtäviä
- Pidät asiakas- ja operatiiviset tiedot täsmällisinä ja ajan tasalla
- Otat yhteyttä asiakkaisiin putkitöiden valmistuttua
- Pyydät asiakasarvosteluja ja palautetta palvelusta
- Päivität CRM-merkinnät palveluhistorioilla ja työmuistiinpanoilla
- Tuet tarvittaessa laskutusta, maksujen käsittelyä ja valmistuneiden töiden seurantaa
- Autat uusien putkiasentajien perehdytyksen ja työvuorojen koordinoinnissa
- Seulot eskaloituneet asiakaspuhelut ja ohjaat ne omistajalle
- Keräät olennaiset tiedot ennen monimutkaisten asiakas-, toimittaja- tai operatiivisten asioiden eskalointia
Vaatimukset
- Aiempi kokemus asiakaspalvelusta, virtuaaliavustajan tehtävistä, ajanvarauksista, työnjohdosta, hallinnosta tai vastaavasta tehtävästä
- Erinomaiset englannin kielen suulliset ja kirjalliset viestintätaidot
- Valmius hoitaa säännöllisesti sekä saapuvia että lähteviä puheluita
- Asiallinen, helposti lähestyttävä ja varma puhelinpalveluasenne
- Erinomaiset organisointi- ja ajanhallintataidot
- Huolellisuus asiakastietojen kirjaamisessa ja ajanvarausten järjestämisessä
- Kyky seurata samanaikaisesti useita keskusteluja, ajanvarauksia ja hallinnollisia tehtäviä
- Itsenäinen työskentelytapa ja luotettava tehtävien loppuun saattaminen
- Luotettavuus ja nopea reagointi asiakkaiden kysymyksiä ja aikataulutarpeita käsiteltäessä
- Ammatillinen rauhallisuus turhautuneita asiakkaita autettaessa tai aikataulumuutoksiin sopeuduttaessa
- Kokemusta CRM- tai asiakashallintaohjelmistoista
- Kokemusta ajanvaraus- tai kalenterinhallintatyökaluista
- Sähköpostin ja digitaalisten viestintäalustojen hyvä hallinta
- Taulukkolaskennan ja perushallintotyökalujen käyttötaito
- Kokemus työnjohdon, kenttäpalvelun tai ajanvarausten hallintaohjelmistoista katsotaan eduksi
- Kokemus putki-, LVI-, sähkö-, rakennus-, kotipalvelu- tai muusta kenttäpalveluympäristöstä katsotaan eduksi
- Aiempi kokemus työnjohdosta tai palveluiden koordinoinnista katsotaan eduksi
- Kokemus asentajien tai kenttäpalvelutiimien kanssa työskentelystä katsotaan eduksi
- Kokemus kotipalveluyritysten asiakaskysymysten käsittelystä katsotaan eduksi
- Kokemus laskutuksesta, maksujen käsittelystä tai maksujen vastaanottamisesta katsotaan eduksi
- Kokemus arvostelupyyntöjen tai asiakasseurantaprosessien hoitamisesta katsotaan eduksi
- Kokemus kenttäasentajien tai palveluhenkilöstön perehdytyksen tukemisesta katsotaan eduksi