VA Desk poskytuje moderním firmám řízené dedikované virtuální asistenty. Jeho asistenti s podporou umělé inteligence využívají strukturované systémy, školení a technické zdroje, které jim pomáhají pracovat v procesech samostatných zakladatelů i zavedených týmů. VA Desk zajišťuje nábor, nástup, sledování docházky a spolehlivosti, podporu mzdové agendy a IT pomoc pro firemní zařízení, což podnikům nabízí organizovaný způsob, jak rozšířit provoz pomocí externích pracovníků.
Virtuální asistent zákaznického servisu — plný úvazek, práce na dálku v Kanadě
Zákaznický servis, plánování instalatérských návštěv, koordinace výjezdů a administrativní podpora instalatérské společnosti z Ottawy.
Popis
- Odpovídat na příchozí hovory od potenciálních i stávajících zákazníků
- Přesně zaznamenávat a aktualizovat údaje o zákaznících, službách a potenciálních klientech
- Provádět následné hovory a koordinovat schůzky se zákazníky
- Dohlížet na e-mail, doručenou poštu, online chat a další komunikační kanály se zákazníky
- Rozpoznávat záležitosti vyžadující pozornost majitele a vhodně je předávat
- Objednávat instalatérské návštěvy podle požadavků zákazníků a dostupnosti techniků
- Koordinovat dispečink s cílem zajistit efektivní trasy a rychlý servis
- Spravovat firemní kalendář a udržovat aktuální údaje o schůzkách
- Zpracovávat zrušení, změny a další úpravy rozvrhu
- Sdílet podrobnosti o schůzkách se zákazníky a instalatéry
- Kontrolovat potřeby plánování a řešit možné konflikty nebo mezery v pokrytí
- Provádět běžnou administrativní práci pro instalatérskou společnost
- Udržovat přesné a aktuální záznamy o zákaznících a provozu
- Kontaktovat zákazníky po dokončení instalatérských prací
- Žádat zákazníky o recenze a zpětnou vazbu na služby
- Aktualizovat záznamy v CRM o historii služeb a poznámky k zakázkám
- Podle potřeby podporovat základní fakturaci, vyúčtování, zpracování plateb a následnou kontrolu dokončených zakázek
- Pomáhat koordinovat nástup a rozvrhy nově přijatých instalatérů
- Prověřovat eskalované hovory zákazníků a předávat je majiteli
- Shromažďovat důležité informace před předáním složitých záležitostí zákazníků, dodavatelů nebo provozu majiteli
Požadavky
- Předchozí zkušenost v zákaznickém servisu, virtuální asistenci, plánování, dispečinku, administrativě nebo na srovnatelné pozici
- Silné komunikační schopnosti v mluvené i psané angličtině
- Ochota pravidelně vyřizovat příchozí i odchozí telefonní hovory
- Profesionální, vstřícné a sebejisté vystupování po telefonu
- Výborné organizační schopnosti a schopnost řídit čas
- Pečlivost při zadávání informací o zákaznících a plánování schůzek
- Schopnost současně sledovat několik konverzací, schůzek a administrativních úkolů
- Samostatný způsob práce a spolehlivé dokončování úkolů
- Spolehlivost a rychlá reakce při řešení dotazů zákazníků a potřeb plánování
- Profesionální klid při práci s nespokojenými zákazníky nebo při změnách rozvrhu
- Zkušenost s CRM nebo softwarem pro správu zákazníků
- Zkušenost s nástroji pro plánování nebo správu kalendáře
- Dobrá znalost e-mailu a digitálních komunikačních platforem
- Schopnost pracovat s tabulkami a základními administrativními nástroji
- Zkušenost se softwarem pro dispečink, terénní služby nebo správu schůzek je výhodou
- Zkušenost v instalatérství, HVAC, elektrotechnice, stavebnictví, domácích službách nebo jiném prostředí terénních služeb je žádoucí
- Předchozí zkušenost s dispečinkem nebo koordinací služeb je žádoucí
- Zkušenost se spoluprací s techniky nebo týmy terénních služeb je žádoucí
- Zkušenost s řešením dotazů zákazníků pro společnosti poskytující domácí služby je žádoucí
- Znalost fakturace, vyúčtování nebo zpracování plateb je žádoucí
- Zkušenost s žádostmi o recenze nebo procesy následné komunikace se zákazníky je žádoucí
- Zkušenost s podporou nástupu terénních techniků nebo servisních pracovníků je žádoucí