VA Desk menyediakan asisten virtual khusus yang dikelola untuk bisnis modern. Asisten yang didukung AI ini dibekali sistem terstruktur, pelatihan, dan sumber daya teknis untuk membantu mereka bekerja dalam alur kerja pendiri tunggal maupun tim yang sudah mapan. VA Desk menangani rekrutmen, orientasi, pemantauan kehadiran dan keandalan, dukungan penggajian, serta bantuan TI untuk peralatan yang dikelola perusahaan, sehingga bisnis memiliki cara yang teratur untuk memperluas operasional dengan tenaga kerja alih daya.
Asisten Virtual Layanan Pelanggan – Penuh Waktu Jarak Jauh di Kanada
Memberikan layanan pelanggan, penjadwalan janji temu plumbing, koordinasi dispatch, dan dukungan administratif untuk perusahaan plumbing berbasis di Ottawa.
Deskripsi
- Menjawab panggilan masuk dari calon pelanggan dan pelanggan saat ini
- Mencatat dan memperbarui detail pelanggan, layanan, dan prospek secara akurat
- Melakukan panggilan tindak lanjut dan mengoordinasikan janji temu pelanggan
- Mengelola email, kotak masuk, obrolan online, dan saluran komunikasi pelanggan lainnya
- Mengenali hal-hal yang memerlukan perhatian pemilik dan mengarahkannya dengan tepat
- Memesan janji temu plumbing sesuai kebutuhan pelanggan dan ketersediaan teknisi
- Mengoordinasikan dispatch untuk mendukung rute yang efisien dan layanan yang cepat
- Mengelola kalender perusahaan dan memastikan detail janji temu tetap terbaru
- Memproses pembatalan, perubahan, dan penyesuaian jadwal lainnya
- Menyampaikan detail janji temu kepada pelanggan dan tukang leding
- Meninjau kebutuhan penjadwalan dan menyelesaikan potensi konflik atau kekurangan cakupan
- Menyelesaikan pekerjaan administratif rutin untuk operasional plumbing
- Menjaga catatan pelanggan dan operasional tetap akurat dan terbaru
- Menghubungi pelanggan setelah pekerjaan plumbing selesai
- Meminta ulasan dan umpan balik layanan dari pelanggan
- Memperbarui entri CRM dengan riwayat layanan dan catatan pekerjaan
- Mendukung pembuatan faktur, penagihan, pemrosesan pembayaran, dan tindak lanjut pekerjaan selesai bila diperlukan
- Membantu mengoordinasikan orientasi dan jadwal tukang leding yang baru direkrut
- Menyaring panggilan pelanggan yang dieskalasikan dan mengarahkannya kepada pemilik
- Mengumpulkan detail penting sebelum mengeskalasikan masalah pelanggan, vendor, atau operasional yang kompleks
Persyaratan
- Pengalaman sebelumnya dalam layanan pelanggan, bantuan virtual, penjadwalan, dispatch, administrasi, atau posisi sebanding
- Kemampuan komunikasi bahasa Inggris lisan dan tulisan yang kuat
- Bersedia menangani panggilan telepon secara rutin, baik masuk maupun keluar
- Sikap saat bertelepon yang profesional, ramah, dan percaya diri
- Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik
- Perhatian yang cermat terhadap detail saat memasukkan informasi pelanggan dan mengatur janji temu
- Mampu melacak beberapa percakapan, janji temu, dan tugas administratif secara bersamaan
- Gaya kerja mandiri dengan penyelesaian tugas yang dapat diandalkan
- Dapat diandalkan dan responsif saat menangani pertanyaan pelanggan serta kebutuhan penjadwalan
- Tetap tenang secara profesional saat membantu pelanggan yang frustrasi atau menyesuaikan perubahan jadwal
- Pengalaman menggunakan CRM atau perangkat lunak manajemen pelanggan
- Latar belakang menggunakan alat penjadwalan atau manajemen kalender
- Mahir menggunakan email dan platform komunikasi digital
- Nyaman bekerja dengan spreadsheet dan alat administratif dasar
- Pengalaman menggunakan perangkat lunak dispatch, layanan lapangan, atau manajemen janji temu merupakan nilai tambah
- Pengalaman di bidang plumbing, HVAC, kelistrikan, konstruksi, layanan rumah, atau lingkungan layanan lapangan lainnya lebih disukai
- Pengalaman dispatch atau koordinasi layanan sebelumnya lebih disukai
- Pengalaman bekerja sama dengan teknisi atau tim layanan lapangan lebih disukai
- Latar belakang menangani pertanyaan pelanggan untuk perusahaan layanan rumah lebih disukai
- Familiar dengan pembuatan faktur, penagihan, atau pemrosesan pembayaran lebih disukai
- Pengalaman menangani permintaan ulasan atau alur kerja tindak lanjut pelanggan lebih disukai
- Pengalaman membantu orientasi teknisi lapangan atau staf layanan lebih disukai