VA Desk poskytuje riadených, dedikovaných virtuálnych asistentov pre moderné firmy. Jeho asistenti s podporou umelej inteligencie využívajú štruktúrované systémy, školenia a technické zdroje, vďaka čomu dokážu pracovať v rámci pracovných postupov samostatne podnikajúcich zakladateľov aj zavedených tímov. VA Desk zabezpečuje nábor, nástup do práce, sledovanie dochádzky a spoľahlivosti, podporu pri spracovaní miezd a IT asistenciu pre vybavenie spravované spoločnosťou, čím firmám poskytuje organizovaný spôsob, ako rozšíriť svoje fungovanie pomocou externých talentov.
Virtuálny asistent zákazníckych služieb – práca na plný úväzok na diaľku v Kanade
Poskytujte zákaznícku podporu, plánujte inštalatérske termíny, koordinujte dispečing a zabezpečujte administratívnu podporu pre inštalatérsku spoločnosť so sídlom v Ottawe.
Popis
- Odpovedať na prichádzajúce hovory potenciálnych a súčasných zákazníkov
- Presne zaznamenávať a aktualizovať údaje o zákazníkoch, službách a potenciálnych zákazníkoch
- Telefonovať na účely následného kontaktu a koordinovať termíny so zákazníkmi
- Spravovať e-mail, doručenú poštu, online chat a ďalšie komunikačné kanály so zákazníkmi
- Rozpoznať záležitosti vyžadujúce pozornosť majiteľa a vhodne ich presmerovať
- Objednávať inštalatérske služby podľa požiadaviek zákazníkov a dostupnosti technikov
- Koordinovať dispečing s cieľom podporiť efektívne trasy a rýchly servis
- Udržiavať firemný kalendár a aktualizovať údaje o termínoch
- Spracúvať zrušenia, zmeny a ďalšie úpravy harmonogramu
- Zdieľať podrobnosti o termínoch so zákazníkmi a inštalatérmi
- Kontrolovať potreby plánovania a riešiť možné konflikty alebo nedostatok pokrytia
- Vykonávať bežnú administratívnu prácu pre inštalatérsku prevádzku
- Udržiavať presné a aktuálne zákaznícke a prevádzkové záznamy
- Kontaktovať zákazníkov po dokončení inštalatérskych prác
- Žiadať zákazníkov o recenzie a spätnú väzbu na služby
- Aktualizovať záznamy v CRM o históriu služieb a poznámky k zákazkám
- Podľa potreby podporovať základnú fakturáciu, účtovanie, spracovanie platieb a následné kroky pri dokončených zákazkách
- Pomáhať koordinovať nástup a harmonogramy novoprijatých inštalatérov
- Triediť eskalované hovory zákazníkov a smerovať ich majiteľovi
- Zhromaždiť relevantné údaje pred eskaláciou zložitých záležitostí týkajúcich sa zákazníkov, dodávateľov alebo prevádzky
Požiadavky
- Predchádzajúce skúsenosti so zákazníckymi službami, virtuálnou asistenciou, plánovaním, dispečingom, administratívou alebo porovnateľnou pozíciou
- Dobré komunikačné schopnosti v hovorenom a písanom anglickom jazyku
- Ochota pravidelne vybavovať telefónne hovory, prichádzajúce aj odchádzajúce
- Profesionálne, prívetivé a sebavedomé vystupovanie po telefóne
- Vynikajúce organizačné schopnosti a schopnosť riadiť čas
- Dôslednosť pri zadávaní údajov o zákazníkoch a plánovaní termínov
- Schopnosť súčasne sledovať viacero rozhovorov, termínov a administratívnych úloh
- Samostatný pracovný štýl a spoľahlivé dokončovanie úloh
- Spoľahlivosť a pohotová reakcia pri riešení otázok zákazníkov a potrieb plánovania
- Profesionálny pokoj pri pomoci nespokojným zákazníkom alebo prispôsobovaní sa zmenám harmonogramu
- Skúsenosti s CRM alebo softvérom na správu zákazníkov
- Skúsenosti s nástrojmi na plánovanie alebo správu kalendára
- Znalosť e-mailových a digitálnych komunikačných platforiem
- Pohodlná práca s tabuľkami a základnými administratívnymi nástrojmi
- Skúsenosti s dispečingom, terénnymi službami alebo softvérom na správu termínov sú výhodou
- Skúsenosti z oblasti inštalatérstva, HVAC, elektroinštalácií, stavebníctva, domácich služieb alebo iného prostredia terénnych služieb sú vítané
- Predchádzajúce skúsenosti s dispečingom alebo koordináciou služieb sú vítané
- Skúsenosti so spoluprácou s technikmi alebo terénnymi servisnými tímami sú vítané
- Skúsenosti s riešením otázok zákazníkov pre spoločnosti poskytujúce služby v domácnostiach sú vítané
- Znalosť fakturácie, účtovania alebo spracovania platieb je vítaná
- Skúsenosti s vyžiadaním recenzií alebo pracovnými postupmi následného kontaktu so zákazníkmi sú vítané
- Skúsenosti s pomocou pri nástupe terénnych technikov alebo servisných pracovníkov sú vítané