University of Alberta
University of Alberta
La University of Alberta es una universidad pública de investigación ubicada en Edmonton, Alberta, Canadá, con varios campus y más de una docena de facultades. Su labor combina la educación de grado, posgrado y formación continua con investigaciones en inteligencia artificial, energía y medioambiente, salud y bienestar, agricultura y estudios indígenas. La universidad fomenta el emprendimiento, las empresas derivadas, la participación comunitaria y las alianzas con la industria y la comunidad en general, al tiempo que recibe a estudiantes de todo el mundo. Su amplia plantilla contribuye a la educación, la investigación científica, la administración y los servicios universitarios relacionados, con especial énfasis en el acceso, la diversidad y las iniciativas indígenas.

Asistente ejecutivo, Auditoría interna y Gestión de riesgos en la Universidad de Alberta

Brindar apoyo administrativo ejecutivo a las operaciones de Auditoría interna y Gestión de riesgos de la Universidad de Alberta. Coordinar horarios, reuniones, comunicaciones, incorporación, accesos y transacciones financieras.

Descripción

  • Gestionar los calendarios y horarios del Director ejecutivo, priorizando reuniones, eventos y actividades.
  • Programar reuniones, trabajo de comités, eventos y actividades de proyectos.
  • Supervisar proyectos financieros, eventos, plazos y actividades relacionadas.
  • Coordinar la logística de reuniones y eventos, incluidas salas, equipos, catering y materiales.
  • Brindar apoyo administrativo para reuniones periódicas y especiales.
  • Preparar agendas y documentos de apoyo, coordinar materiales y distribuir actas.
  • Actuar como secretario de actas del Director ejecutivo.
  • Responder llamadas telefónicas, atender consultas generales y explicar procedimientos rutinarios.
  • Recibir a los visitantes y dirigirlos al personal correspondiente.
  • Supervisar y gestionar las cuentas de correo electrónico generales, centrales y de programas.
  • Resolver problemas rutinarios de fotocopiadoras y teléfonos, manteniendo los inventarios de suministros y equipos de oficina.
  • Redactar correspondencia rutinaria y revisar y reformatear documentos.
  • Procesar solicitudes de compra, órdenes de compra, facturas y pagos a proveedores a través de SupplyNet.
  • Ayudar a los usuarios a completar transacciones financieras rutinarias y derivar los problemas cuando sea necesario.
  • Apoyar la incorporación, la salida, la coordinación de accesos y las consultas relacionadas con los procesos.
  • Coordinar el acceso mediante tarjetas, puertas y fuera del horario laboral.
  • Mantener la señalización y los elementos de identificación de la oficina.
  • Preparar los espacios de oficina y apoyar los traslados y las reconfiguraciones de mobiliario.
  • Completar reparaciones menores de mobiliario.

Requisitos

  • Diploma de educación secundaria.
  • Dominio avanzado de Microsoft Office, Google Workspace y los sistemas PeopleSoft.
  • Capacidad para desarrollar soluciones estratégicas, creativas y eficientes.
  • Capacidad demostrada para realizar múltiples tareas y habilidades administrativas, organizativas y de gestión del tiempo.
  • Capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión o instrucciones mínimas.
  • Atención excepcional a los detalles.
  • Iniciativa demostrada y actitud proactiva.
  • Disposición para realizar formación administrativa y técnica continua.
  • Capacidad para mantener una estricta confidencialidad y seguir los protocolos de ATIA, POPA y gestión de registros.
  • El conocimiento de las políticas y procedimientos de la Universidad de Alberta se considera una ventaja.
  • Se requieren currículum y carta de presentación.

Beneficios

  • Paquete integral de beneficios.
  • Salario anual determinado según las cualificaciones.
  • Modalidad híbrida que combina trabajo remoto y presencial.
  • Puesto de duración determinada por un año.

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