University of Alberta — державний дослідницький університет в Едмонтоні, провінція Альберта, Канада, із кількома кампусами та понад десятком факультетів. Університет поєднує програми бакалаврату, магістратури, докторантури й безперервної освіти з дослідженнями у сферах штучного інтелекту, енергетики та довкілля, здоров’я і добробуту, сільського господарства та досліджень корінних народів. Він підтримує підприємництво, створення дочірніх компаній на основі наукових розробок, взаємодію з громадами та партнерства з промисловістю і суспільством загалом, приймаючи студентів з усього світу. Великий колектив університету працює у сфері освіти, наукових досліджень, адміністрування та пов’язаних з університетом послуг, приділяючи особливу увагу доступності, різноманіттю та ініціативам корінних народів.
Виконавчий асистент відділу внутрішнього аудиту та управління ризиками Університету Альберти
Надання адміністративної підтримки операціям внутрішнього аудиту та управління ризиками Університету Альберти. Координація розкладів, зустрічей, комунікацій, адаптації, доступу та фінансових операцій.
Опис
- Керувати календарями та розкладом виконавчого директора, визначаючи пріоритети зустрічей, заходів і завдань.
- Планувати зустрічі, роботу комітетів, заходи та проєктні активності.
- Контролювати фінансові проєкти, заходи, строки та пов’язані з ними завдання.
- Координувати логістику зустрічей і заходів, зокрема приміщення, обладнання, кейтеринг і матеріали.
- Надавати адміністративну підтримку регулярним і спеціальним зустрічам.
- Готувати порядки денні та супровідні документи, координувати матеріали й поширювати протоколи.
- Виконувати обов’язки секретаря-протоколіста виконавчого директора.
- Відповідати на телефонні дзвінки, опрацьовувати загальні запити та пояснювати стандартні процедури.
- Вітати відвідувачів і направляти їх до відповідних працівників.
- Контролювати та вести загальні, центральні й програмні електронні поштові скриньки.
- Усунувати типові несправності копіювальної та телефонної техніки, ведучи облік офісного приладдя й обладнання.
- Готувати стандартну кореспонденцію, вичитувати та форматувати документи.
- Опрацьовувати заявки на закупівлю, замовлення на закупівлю, рахунки та платежі постачальникам через SupplyNet.
- Допомагати користувачам виконувати стандартні фінансові операції та за потреби передавати проблеми на вищий рівень.
- Підтримувати адаптацію й звільнення працівників, координацію доступу та опрацювання запитів щодо процесів.
- Координувати доступ за картками, до приміщень і в позаробочий час.
- Підтримувати вивіски та елементи візуальної ідентифікації офісу.
- Готувати офісні приміщення та підтримувати переміщення й перепланування меблів.
- Виконувати дрібний ремонт меблів.
Вимоги
- Диплом про повну загальну середню освіту.
- Високий рівень володіння Microsoft Office, Google Workspace і системами PeopleSoft.
- Здатність розробляти стратегічні, творчі та ефективні рішення.
- Підтверджені навички багатозадачності, адміністративної й організаційної роботи та управління часом.
- Здатність працювати самостійно за мінімального нагляду чи керівництва.
- Виняткова увага до деталей.
- Ініціативність і проактивний підхід до роботи.
- Готовність постійно проходити адміністративне та технічне навчання.
- Здатність зберігати сувору конфіденційність і дотримуватися протоколів ATIA, POPA та управління документацією.
- Знання політик і процедур Університету Альберти буде перевагою.
- Потрібні резюме та супровідний лист.
Переваги
- Комплексний пакет пільг.
- Річна заробітна плата визначається відповідно до кваліфікації.
- Гібридний формат роботи, що поєднує дистанційну та очну роботу.
- Строкова посада на один рік.