亞伯達大學內部稽核與風險管理部門行政助理
為亞伯達大學內部稽核與風險管理工作提供高階行政支援。 協調日程、會議、溝通、到職、存取權限及財務事務。
說明
- 管理執行董事的行事曆與日程，安排會議、活動及各項事務的優先順序。
- 安排會議、委員會工作、活動及專案事務。
- 監控財務專案、活動、截止期限及相關事務。
- 協調會議與活動的後勤工作，包括場地、設備、餐飲及資料。
- 為例行會議及特殊會議提供行政支援。
- 準備議程與相關文件，協調資料並分發會議紀錄。
- 擔任執行董事的會議記錄秘書。
- 接聽電話、回覆一般詢問並說明例行程序。
- 接待訪客並將其引導至適當的人員。
- 監控及管理一般、中央及計畫電子郵件帳戶。
- 解決影印機與電話的例行問題，同時維護辦公用品及設備庫存。
- 起草例行信函，校對並重新格式化文件。
- 透過SupplyNet處理採購申請、採購訂單、發票及供應商付款。
- 協助使用者完成例行財務交易，必要時升級處理問題。
- 支援到職、離職、存取權限協調及流程相關詢問。
- 協調卡片、門禁及非工作時間的存取權限。
- 維護標示牌及辦公室識別展示。
- 準備辦公空間並支援家具搬遷與重新配置。
- 完成小型家具維修。
職位要求
- 高中學歷。
- 熟練使用Microsoft Office、Google Workspace及PeopleSoft系統。
- 能夠制定具策略性、創意性及效率的解決方案。
- 具備多工處理、行政、組織及時間管理能力。
- 能在極少監督或指導下獨立工作。
- 極度重視細節。
- 具備主動積極、自我驅動的工作態度。
- 願意持續接受行政及技術訓練。
- 能嚴格保密並遵循ATIA、POPA及檔案管理規範。
- 了解亞伯達大學政策與程序者優先。
- 須提供履歷及求職信。
福利待遇
- 完善的福利方案。
- 年薪依資格決定。
- 結合遠端與現場工作的混合工作安排。
- 一年期職位。