University of Alberta to publiczny uniwersytet badawczy w Edmonton w prowincji Alberta w Kanadzie, z kilkoma kampusami i ponad tuzinem wydziałów. Uczelnia łączy kształcenie na poziomie licencjackim, magisterskim, doktorskim i ustawicznym z badaniami w dziedzinach sztucznej inteligencji, energii i środowiska, zdrowia i dobrostanu, rolnictwa oraz studiów nad ludnością rdzenną. Wspiera przedsiębiorczość, tworzenie spółek typu spin-off, zaangażowanie społeczności oraz partnerstwa z przemysłem i szerszym otoczeniem społecznym, kształcąc studentów z całego świata. Jej liczna kadra pracuje w obszarach edukacji, badań naukowych, administracji i powiązanych usług uniwersyteckich, ze szczególnym uwzględnieniem dostępności, różnorodności i inicjatyw na rzecz ludności rdzennej.
Asystent wykonawczy ds. audytu wewnętrznego i zarządzania ryzykiem na Uniwersytecie Alberty
Zapewnianie wsparcia administracyjnego dla działań związanych z audytem wewnętrznym i zarządzaniem ryzykiem na Uniwersytecie Alberty. Koordynowanie harmonogramów, spotkań, komunikacji, wdrażania, dostępu i transakcji finansowych.
Opis
- Zarządzać kalendarzami i harmonogramami dyrektora wykonawczego, ustalając priorytety spotkań, wydarzeń i działań.
- Planować spotkania, prace komisji, wydarzenia i działania projektowe.
- Monitorować projekty finansowe, wydarzenia, terminy i powiązane działania.
- Koordynować logistykę spotkań i wydarzeń, w tym pomieszczenia, sprzęt, catering i materiały.
- Zapewniać wsparcie administracyjne podczas cyklicznych i specjalnych spotkań.
- Przygotowywać agendy i dokumenty pomocnicze, koordynować materiały oraz rozpowszechniać protokoły.
- Pełnić funkcję sekretarza protokołującego dyrektora wykonawczego.
- Odbierać telefony, odpowiadać na ogólne zapytania i wyjaśniać standardowe procedury.
- Witać gości i kierować ich do właściwych pracowników.
- Monitorować i obsługiwać ogólne, centralne oraz programowe skrzynki e-mail.
- Rozwiązywać typowe problemy z kserokopiarkami i telefonami, prowadząc jednocześnie ewidencję artykułów biurowych i sprzętu.
- Redagować standardową korespondencję oraz sprawdzać i formatować dokumenty.
- Przetwarzać zapotrzebowania zakupowe, zamówienia zakupu, faktury i płatności dla dostawców za pośrednictwem SupplyNet.
- Pomagać użytkownikom w realizacji standardowych transakcji finansowych i w razie potrzeby przekazywać problemy do dalszej obsługi.
- Wspierać wdrażanie i odchodzenie pracowników, koordynację dostępu oraz obsługę zapytań dotyczących procesów.
- Koordynować dostęp za pomocą kart, dostęp do pomieszczeń i dostęp poza godzinami pracy.
- Dbać o oznakowanie i elementy identyfikacji biura.
- Przygotowywać pomieszczenia biurowe oraz wspierać przenoszenie i rekonfigurację mebli.
- Wykonywać drobne naprawy mebli.
Wymagania
- Wykształcenie średnie.
- Zaawansowana znajomość Microsoft Office, Google Workspace i systemów PeopleSoft.
- Umiejętność opracowywania strategicznych, kreatywnych i skutecznych rozwiązań.
- Udokumentowane umiejętności pracy wielozadaniowej, administracyjnej i organizacyjnej oraz zarządzania czasem.
- Umiejętność samodzielnej pracy przy minimalnym nadzorze lub kierowaniu.
- Wyjątkowa dbałość o szczegóły.
- Inicjatywa i proaktywne podejście do pracy.
- Gotowość do ciągłego udziału w szkoleniach administracyjnych i technicznych.
- Umiejętność zachowania ścisłej poufności oraz przestrzegania protokołów ATIA, POPA i zarządzania dokumentacją.
- Znajomość zasad i procedur Uniwersytetu Alberty będzie dodatkowym atutem.
- Wymagane CV i list motywacyjny.
Benefity
- Kompleksowy pakiet świadczeń.
- Roczne wynagrodzenie ustalane w zależności od kwalifikacji.
- Hybrydowy model pracy łączący pracę zdalną i stacjonarną.
- Stanowisko na okres jednego roku.