University of Alberta ir publiska pētniecības universitāte Edmontonā, Albertas provincē, Kanādā, ar vairākām pilsētiņām un vairāk nekā duci fakultāšu. Tās darbība apvieno bakalaura, maģistra un doktora studijas, tālākizglītību un pētniecību mākslīgā intelekta, enerģētikas un vides, veselības un labbūtības, lauksaimniecības un pamatiedzīvotāju studiju jomās. Universitāte atbalsta uzņēmējdarbību, pētniecībā balstītus jaunuzņēmumus, sabiedrības iesaisti un partnerības ar nozari un plašāku sabiedrību, vienlaikus uzņemot studentus no visas pasaules. Tās lielais darbinieku kolektīvs sniedz ieguldījumu izglītībā, zinātniskajā pētniecībā, administrācijā un saistītajos universitātes pakalpojumos, īpašu uzmanību pievēršot pieejamībai, daudzveidībai un pamatiedzīvotāju iniciatīvām.
Izpilddirektora asistents, iekšējais audits un risku pārvaldība Albertas Universitātē
Nodrošināsiet administratīvo atbalstu Albertas Universitātes iekšējā audita un risku pārvaldības darbībām. Koordinēsiet grafikus, sanāksmes, saziņu, ievadīšanu darbā, piekļuves un finanšu darījumus.
Apraksts
- Pārvaldīt izpilddirektora kalendārus un grafikus, nosakot sanāksmju, pasākumu un aktivitāšu prioritātes.
- Plānot sanāksmes, komiteju darbu, pasākumus un projektu aktivitātes.
- Uzraudzīt finanšu projektus, pasākumus, termiņus un saistītās aktivitātes.
- Koordinēt sanāksmju un pasākumu loģistiku, tostarp telpas, aprīkojumu, ēdināšanu un materiālus.
- Nodrošināt administratīvo atbalstu regulārām un īpašām sanāksmēm.
- Sagatavot darba kārtības un pavaddokumentus, koordinēt materiālus un izplatīt protokolus.
- Pildīt izpilddirektora protokolētāja pienākumus.
- Atbildēt uz tālruņa zvaniem, sniegt atbildes uz vispārīgiem jautājumiem un izskaidrot ierastās procedūras.
- Sagaidīt apmeklētājus un novirzīt viņus pie atbilstošā darbinieka.
- Uzraudzīt un pārvaldīt vispārīgās, centrālās un programmu e-pasta kontus.
- Novērst ierastās kopētāju un tālruņu problēmas, vienlaikus uzturot biroja piederumu un aprīkojuma krājumus.
- Sagatavot ikdienas korespondenci, koriģēt dokumentus un pārformatēt tos.
- Apstrādāt pirkumu pieprasījumus, pirkuma pasūtījumus, rēķinus un maksājumus piegādātājiem, izmantojot SupplyNet.
- Palīdzēt lietotājiem veikt ierastos finanšu darījumus un vajadzības gadījumā eskalēt problēmas.
- Atbalstīt ievadīšanu darbā, darba attiecību izbeigšanu, piekļuves koordinēšanu un jautājumus par procesiem.
- Koordinēt karšu, durvju un piekļuvi ārpus darba laika.
- Uzturēt norādes un biroja identitātes izkārtnes.
- Sagatavot biroja telpas un atbalstīt mēbeļu pārvietošanu un pārkārtošanu.
- Veikt nelielus mēbeļu remontdarbus.
Prasības
- Vidējā izglītība.
- Padziļinātas Microsoft Office, Google Workspace un PeopleSoft sistēmu lietošanas prasmes.
- Spēja izstrādāt stratēģiskus, radošus un efektīvus risinājumus.
- Pierādīta spēja veikt vairākus uzdevumus, kā arī administratīvās, organizatoriskās un laika pārvaldības prasmes.
- Spēja strādāt patstāvīgi ar minimālu uzraudzību vai norādījumiem.
- Izcila uzmanība detaļām.
- Pierādīta iniciatīva un proaktīva pieeja darbam.
- Vēlme pastāvīgi pilnveidot administratīvās un tehniskās zināšanas.
- Spēja saglabāt stingru konfidencialitāti un ievērot ATIA, POPA un dokumentu pārvaldības protokolus.
- Albertas Universitātes politiku un procedūru pārzināšana tiks uzskatīta par priekšrocību.
- Nepieciešams CV un motivācijas vēstule.
Priekšrocības
- Visaptveroša labumu pakete.
- Gada atalgojumu nosaka atbilstoši kvalifikācijai.
- Hibrīds darba modelis, apvienojot attālinātu un darbu klātienē.
- Viena gada termiņa amats.