University of Alberta — государственный исследовательский университет в Эдмонтоне, провинция Альберта, Канада, с несколькими кампусами и более чем дюжиной факультетов. Университет сочетает программы бакалавриата, магистратуры, докторантуры и непрерывного образования с исследованиями в области искусственного интеллекта, энергетики и окружающей среды, здоровья и благополучия, сельского хозяйства и исследований коренных народов. Он поддерживает предпринимательство, создание дочерних компаний на основе научных разработок, взаимодействие с местными сообществами и партнёрства с промышленностью и обществом в целом, принимая студентов со всего мира. Большой коллектив университета работает в сфере образования, научных исследований, администрирования и связанных с университетом услуг, уделяя особое внимание доступности, многообразию и инициативам коренных народов.
Исполнительный ассистент отдела внутреннего аудита и управления рисками Университета Альберты
Оказание административной поддержки руководителю операций внутреннего аудита и управления рисками Университета Альберты. Координация расписаний, встреч, коммуникаций, адаптации, доступа и финансовых операций.
Описание
- Управлять календарями и расписанием исполнительного директора, расставляя приоритеты для встреч, мероприятий и текущих задач.
- Планировать встречи, работу комитетов, мероприятия и проектные активности.
- Контролировать финансовые проекты, мероприятия, сроки и связанные с ними задачи.
- Координировать организацию встреч и мероприятий, включая помещения, оборудование, кейтеринг и материалы.
- Оказывать административную поддержку регулярным и специальным встречам.
- Готовить повестки и сопроводительные документы, координировать материалы и распространять протоколы.
- Исполнять обязанности секретаря-регистратора исполнительного директора.
- Отвечать на телефонные звонки, обрабатывать общие запросы и разъяснять стандартные процедуры.
- Встречать посетителей и направлять их к соответствующим сотрудникам.
- Контролировать и вести общие, центральные и программные электронные почтовые ящики.
- Устранять стандартные неполадки копировальной и телефонной техники, поддерживая учёт канцелярских принадлежностей и оборудования.
- Составлять стандартную корреспонденцию, вычитывать и форматировать документы.
- Обрабатывать заявки на закупку, заказы на закупку, счета и платежи поставщикам через SupplyNet.
- Помогать пользователям выполнять стандартные финансовые операции и при необходимости передавать проблемы на более высокий уровень.
- Поддерживать процессы адаптации и увольнения сотрудников, координацию доступа и обработку запросов по процедурам.
- Координировать доступ по картам, в помещения и в нерабочее время.
- Поддерживать указатели и элементы визуальной идентификации офиса.
- Подготавливать офисные помещения и поддерживать перемещение и перепланировку мебели.
- Выполнять мелкий ремонт мебели.
Требования
- Диплом о среднем образовании.
- Продвинутое владение Microsoft Office, Google Workspace и системами PeopleSoft.
- Способность разрабатывать стратегические, творческие и эффективные решения.
- Подтверждённые навыки многозадачности, административной и организационной работы, а также управления временем.
- Способность работать самостоятельно при минимальном контроле и руководстве.
- Исключительное внимание к деталям.
- Инициативность и проактивный подход к работе.
- Готовность постоянно проходить административное и техническое обучение.
- Способность сохранять строгую конфиденциальность и соблюдать протоколы ATIA, POPA и управления документацией.
- Знание политик и процедур Университета Альберты будет преимуществом.
- Требуются резюме и сопроводительное письмо.
Преимущества
- Комплексный пакет льгот.
- Годовая зарплата определяется в зависимости от квалификации.
- Гибридный формат работы, сочетающий удалённую и очную работу.
- Срочная должность сроком на один год.