University of Alberta javno je istraživačko sveučilište u Edmontonu, Alberta, Kanada, s više kampusa i više od deset fakulteta. Njegov rad povezuje preddiplomsko, diplomsko i cjeloživotno obrazovanje s istraživanjima u području umjetne inteligencije, energetike i okoliša, zdravlja i dobrobiti, poljoprivrede te domorodačkih studija. Sveučilište podupire poduzetništvo, spin-off tvrtke, angažman zajednice i partnerstva s industrijom i širom zajednicom, istodobno služeći studentima iz cijelog svijeta. Njegova brojna radna snaga doprinosi obrazovanju, znanstvenom istraživanju, administraciji i povezanim sveučilišnim uslugama, uz naglasak na dostupnost, raznolikost i inicijative domorodačkih naroda.
Izvršni asistent za internu reviziju i upravljanje rizicima na Sveučilištu Alberte
Pružanje izvršne administrativne podrške poslovima interne revizije i upravljanja rizicima na Sveučilištu Alberte. Koordinacija rasporeda, sastanaka, komunikacije, uvođenja u posao, pristupa i financijskih transakcija.
Opis
- Upravljati kalendarima i rasporedima izvršnog direktora te određivati prioritete sastanaka, događanja i aktivnosti.
- Zakazivati sastanke, rad odbora, događanja i projektne aktivnosti.
- Pratiti financijske projekte, događanja, rokove i povezane aktivnosti.
- Koordinirati logistiku sastanaka i događanja, uključujući prostorije, opremu, catering i materijale.
- Pružati administrativnu podršku redovitim i posebnim sastancima.
- Pripremati dnevne redove i popratne dokumente, koordinirati materijale i distribuirati zapisnike.
- Obavljati dužnost zapisničara za izvršnog direktora.
- Javljati se na telefonske pozive, odgovarati na opće upite i objašnjavati uobičajene postupke.
- Dočekivati posjetitelje i upućivati ih odgovarajućem osoblju.
- Pratiti i upravljati općim, središnjim i programskim računima e-pošte.
- Rješavati uobičajene probleme s fotokopirnim uređajima i telefonima te voditi evidenciju uredskog materijala i opreme.
- Izrađivati uobičajenu korespondenciju te lektorirati i preoblikovati dokumente.
- Obrađivati zahtjeve za nabavu, narudžbenice, račune i plaćanja dobavljačima putem sustava SupplyNet.
- Pomagati korisnicima pri obavljanju uobičajenih financijskih transakcija i po potrebi eskalirati probleme.
- Podržavati uvođenje u posao i odjavu zaposlenika, koordinaciju pristupa i upite povezane s procesima.
- Koordinirati pristup karticama, vratima i izvan radnog vremena.
- Održavati oznake i identifikacijske prikaze ureda.
- Pripremati uredske prostore i podržavati premještanje i preuređivanje namještaja.
- Obavljati manje popravke namještaja.
Zahtjevi
- Srednjoškolska diploma.
- Napredno poznavanje sustava Microsoft Office, Google Workspace i PeopleSoft.
- Sposobnost razvijanja strateških, kreativnih i učinkovitih rješenja.
- Dokazane sposobnosti obavljanja više zadataka, administrativne i organizacijske sposobnosti te sposobnosti upravljanja vremenom.
- Sposobnost samostalnog rada uz minimalan nadzor ili usmjeravanje.
- Izvanredna pažnja posvećena detaljima.
- Dokazana inicijativa i proaktivan pristup.
- Spremnost na kontinuirano administrativno i tehničko usavršavanje.
- Sposobnost održavanja stroge povjerljivosti i pridržavanja protokola ATIA, POPA i upravljanja zapisima.
- Poznavanje pravila i postupaka Sveučilišta Alberte smatra se prednošću.
- Obavezni su životopis i motivacijsko pismo.
Pogodnosti
- Sveobuhvatan paket pogodnosti.
- Godišnja plaća određuje se prema kvalifikacijama.
- Hibridni radni aranžman koji kombinira rad na daljinu i rad uživo.
- Radno mjesto na određeno vrijeme u trajanju od jedne godine.