University of Alberta je veřejná výzkumná univerzita v Edmontonu v kanadské Albertě s několika kampusy a více než tuctem fakult. Univerzita propojuje bakalářské, magisterské, doktorské a celoživotní vzdělávání s výzkumem v oblastech umělé inteligence, energetiky a životního prostředí, zdraví a well-beingu, zemědělství a studia původních obyvatel. Podporuje podnikání, vznik spin-off společností, spolupráci s komunitami a partnerství s průmyslem i širší společností a zároveň slouží studentům z celého světa. Její početný tým působí ve vzdělávání, vědeckém výzkumu, administrativě a souvisejících univerzitních službách s důrazem na dostupnost, rozmanitost a iniciativy pro původní obyvatele.
Výkonný asistent oddělení interního auditu a řízení rizik na Albertské univerzitě
Poskytování administrativní podpory pro činnost interního auditu a řízení rizik na Albertské univerzitě. Koordinace rozvrhů, schůzek, komunikace, nástupu, přístupů a finančních transakcí.
Popis
- Spravovat kalendáře a rozvrhy výkonného ředitele a stanovovat priority schůzek, událostí a aktivit.
- Plánovat schůzky, práci výborů, události a projektové aktivity.
- Monitorovat finanční projekty, události, termíny a související činnosti.
- Koordinovat logistiku schůzek a událostí včetně místností, vybavení, cateringu a materiálů.
- Poskytovat administrativní podporu při pravidelných i mimořádných schůzkách.
- Připravovat agendy a podpůrné dokumenty, koordinovat materiály a distribuovat zápisy.
- Působit jako zapisovatel výkonného ředitele.
- Vyřizovat telefonní hovory, odpovídat na obecné dotazy a vysvětlovat běžné postupy.
- Vítat návštěvy a směrovat je na příslušné pracovníky.
- Monitorovat a spravovat obecné, centrální a programové e-mailové účty.
- Řešit běžné problémy s kopírkami a telefony a zároveň vést evidenci kancelářských potřeb a vybavení.
- Vypracovávat běžnou korespondenci a kontrolovat a přeformátovávat dokumenty.
- Zpracovávat nákupní požadavky, objednávky, faktury a platby dodavatelům prostřednictvím systému SupplyNet.
- Pomáhat uživatelům s prováděním běžných finančních transakcí a v případě potřeby eskalovat problémy.
- Podporovat nástup a odchod zaměstnanců, koordinaci přístupů a dotazy týkající se procesů.
- Koordinovat přístup pomocí karet, přístup do prostor a přístup mimo pracovní dobu.
- Udržovat značení a prvky identity kanceláře.
- Připravovat kancelářské prostory a podporovat stěhování a změny uspořádání nábytku.
- Provádět drobné opravy nábytku.
Požadavky
- Středoškolské vzdělání.
- Pokročilá znalost Microsoft Office, Google Workspace a systémů PeopleSoft.
- Schopnost vytvářet strategická, kreativní a efektivní řešení.
- Prokázané schopnosti multitaskingu, administrativní a organizační práce a řízení času.
- Schopnost pracovat samostatně s minimálním dohledem nebo vedením.
- Mimořádná pozornost k detailům.
- Proaktivita a vlastní iniciativa.
- Ochota průběžně absolvovat administrativní a technická školení.
- Schopnost zachovávat přísnou důvěrnost a dodržovat protokoly ATIA, POPA a správy dokumentů.
- Znalost zásad a postupů Albertské univerzity je výhodou.
- Vyžaduje se životopis a motivační dopis.
Benefity
- Komplexní balíček zaměstnaneckých benefitů.
- Roční mzda se určuje podle kvalifikace.
- Hybridní režim kombinující práci na dálku a osobní přítomnost.
- Pozice na dobu jednoho roku.