University of Alberta je verejná výskumná univerzita v Edmontone v provincii Alberta v Kanade s viacerými kampusmi a viac než tuctom fakúlt. Jej činnosť spája bakalárske, magisterské, doktorandské a celoživotné vzdelávanie s výskumom v oblasti umelej inteligencie, energetiky a životného prostredia, zdravia a wellbeingu, poľnohospodárstva a domorodých štúdií. Univerzita podporuje podnikanie, spin-off spoločnosti, angažovanosť v komunite a partnerstvá s priemyslom a širšou komunitou, pričom slúži študentom z celého sveta. Jej početná pracovná sila prispieva k vzdelávaniu, vedeckému výskumu, administratíve a súvisiacim univerzitným službám s dôrazom na prístupnosť, rozmanitosť a iniciatívy domorodých obyvateľov.
Výkonný asistent pre interný audit a riadenie rizík na Univerzite Alberty
Poskytovanie výkonnej administratívnej podpory pre činnosti interného auditu a riadenia rizík na Univerzite Alberty. Koordinácia kalendárov, stretnutí, komunikácie, nástupu do zamestnania, prístupov a finančných transakcií.
Popis
- Spravovať kalendáre a harmonogramy výkonného riaditeľa a určovať priority stretnutí, podujatí a aktivít.
- Plánovať stretnutia, prácu výborov, podujatia a projektové aktivity.
- Monitorovať finančné projekty, podujatia, termíny a súvisiace aktivity.
- Koordinovať logistiku stretnutí a podujatí vrátane miestností, vybavenia, občerstvenia a materiálov.
- Poskytovať administratívnu podporu pri pravidelných a mimoriadnych stretnutiach.
- Pripravovať programy a podkladové dokumenty, koordinovať materiály a distribuovať zápisnice.
- Vykonávať funkciu zapisovateľa pre výkonného riaditeľa.
- Prijímať telefonické hovory, odpovedať na všeobecné otázky a vysvetľovať bežné postupy.
- Vítať návštevníkov a nasmerovať ich na príslušné osoby.
- Monitorovať a spravovať všeobecné, centrálne a programové e-mailové účty.
- Riešiť bežné problémy s kopírkami a telefónmi a zároveň viesť evidenciu kancelárskych potrieb a vybavenia.
- Pripravovať bežnú korešpondenciu a kontrolovať a preformátovávať dokumenty.
- Spracúvať požiadavky na nákup, objednávky, faktúry a platby dodávateľom prostredníctvom systému SupplyNet.
- Pomáhať používateľom pri vykonávaní bežných finančných transakcií a v prípade potreby eskalovať problémy.
- Podporovať nástup a odchod zamestnancov, koordináciu prístupov a otázky týkajúce sa procesov.
- Koordinovať prístup prostredníctvom kariet, dverí a mimo pracovného času.
- Udržiavať označenia a identifikačné prvky kancelárie.
- Pripravovať kancelárske priestory a podporovať presuny a zmeny usporiadania nábytku.
- Vykonávať drobné opravy nábytku.
Požiadavky
- Stredoškolské vzdelanie.
- Pokročilá znalosť systémov Microsoft Office, Google Workspace a PeopleSoft.
- Schopnosť vytvárať strategické, kreatívne a efektívne riešenia.
- Preukázaná schopnosť multitaskingu, administratívne, organizačné schopnosti a schopnosti riadenia času.
- Schopnosť pracovať samostatne s minimálnym dohľadom alebo usmerňovaním.
- Mimoriadny zmysel pre detail.
- Preukázaná iniciatíva a proaktívny prístup.
- Ochota priebežne absolvovať administratívne a technické školenia.
- Schopnosť zachovávať prísnu dôvernosť a dodržiavať protokoly ATIA, POPA a správy záznamov.
- Znalosť pravidiel a postupov Univerzity Alberty je výhodou.
- Vyžaduje sa životopis a motivačný list.
Benefity
- Komplexný balík benefitov.
- Ročný plat určený podľa kvalifikácie.
- Hybridný pracovný režim kombinujúci prácu na diaľku a prezenčnú prácu.
- Pracovná pozícia na dobu jedného roka.