阿尔伯塔大学内部审计与风险管理部门行政助理
为阿尔伯塔大学内部审计与风险管理工作提供高管行政支持。 协调日程、会议、沟通、入职、访问权限和财务事务。
描述
- 管理执行董事的日历和日程，安排会议、活动和各项事务的优先顺序。
- 安排会议、委员会工作、活动和项目事务。
- 监控财务项目、活动、截止日期及相关事务。
- 协调会议和活动的后勤工作，包括场地、设备、餐饮和材料。
- 为例行会议和特别会议提供行政支持。
- 准备议程和辅助文件，协调材料并分发会议纪要。
- 担任执行董事的会议记录秘书。
- 接听电话、回复一般咨询并解释常规流程。
- 接待访客并将其引导至适当的工作人员。
- 监控和管理通用、中央及项目电子邮件账户。
- 解决复印机和电话的常规问题，同时维护办公用品和设备库存。
- 起草常规信函，校对并重新排版文件。
- 通过SupplyNet处理采购申请、采购订单、发票和供应商付款。
- 协助用户完成常规财务交易，并在必要时升级处理相关问题。
- 支持入职、离职、访问权限协调及流程相关咨询。
- 协调卡片、门禁和非工作时间的访问权限。
- 维护标识牌和办公室身份展示。
- 准备办公空间并支持家具搬迁和重新配置。
- 完成小型家具维修。
任职要求
- 高中学历。
- 熟练使用Microsoft Office、Google Workspace和PeopleSoft系统。
- 能够制定具有战略性、创造性和高效率的解决方案。
- 具备多任务处理、行政管理、组织协调和时间管理能力。
- 能够在极少监督或指导下独立工作。
- 极其注重细节。
- 具备主动积极、自我驱动的工作态度。
- 愿意持续参加行政和技术培训。
- 能够严格保密，并遵循ATIA、POPA及档案管理规范。
- 了解阿尔伯塔大学的政策和流程者优先。
- 须提供简历和求职信。
福利待遇
- 完善的福利待遇。
- 年薪根据资历确定。
- 结合远程办公和现场办公的混合工作安排。
- 一年期职位。