Ang University of Alberta ay isang pampublikong unibersidad sa pananaliksik sa Edmonton, Alberta, Canada, na may maraming kampus at mahigit isang dosenang faculty. Pinagsasama nito ang undergraduate, graduate, at patuloy na edukasyon sa pananaliksik tungkol sa artificial intelligence, enerhiya at kapaligiran, kalusugan at kagalingan, agrikultura, at pag-aaral ng mga Katutubo. Sinusuportahan ng unibersidad ang entrepreneurship, mga spin-off, pakikilahok ng komunidad, at mga pakikipagtulungan sa industriya at sa mas malawak na komunidad, habang naglilingkod sa mga estudyante mula sa buong mundo. Ang malaki nitong workforce ay nag-aambag sa edukasyon, siyentipikong pananaliksik, administrasyon, at mga kaugnay na serbisyo ng unibersidad, na may diin sa access, pagkakaiba-iba, at mga inisyatiba para sa mga Katutubo.
Executive Assistant, Internal Audit at Pamamahala ng Panganib sa University of Alberta
Nagbibigay ng ehekutibong suportang administratibo para sa mga operasyon ng Internal Audit at Pamamahala ng Panganib ng University of Alberta. Nakikipag-ugnayan sa mga iskedyul, pagpupulong, komunikasyon, onboarding, access, at mga transaksiyong pinansyal.
Paglalarawan
- Pamahalaan ang mga kalendaryo at iskedyul ng Executive Director, at unahin ang mga pagpupulong, kaganapan, at aktibidad.
- Mag-iskedyul ng mga pagpupulong, gawain ng komite, kaganapan, at aktibidad ng proyekto.
- Subaybayan ang mga proyektong pinansyal, kaganapan, deadline, at kaugnay na aktibidad.
- Makipag-ugnayan sa mga logistics ng pagpupulong at kaganapan, kabilang ang mga silid, kagamitan, catering, at materyales.
- Magbigay ng suportang administratibo para sa regular at espesyal na mga pagpupulong.
- Maghanda ng mga agenda at pansuportang dokumento, makipag-ugnayan sa mga materyales, at mamahagi ng mga tala ng pagpupulong.
- Magsilbi bilang recording secretary para sa Executive Director.
- Sumagot sa mga tawag sa telepono, tumugon sa mga pangkalahatang tanong, at magpaliwanag ng mga karaniwang pamamaraan.
- Tanggapin ang mga bisita at ituro sila sa naaangkop na tauhan.
- Subaybayan at pamahalaan ang mga pangkalahatan, sentral, at programang email account.
- Lutasin ang mga karaniwang problema sa photocopier at telepono habang pinananatili ang imbentaryo ng mga suplay at kagamitan sa opisina.
- Bumuo ng karaniwang korespondensiya at magsagawa ng proofreading at pagre-reformat ng mga dokumento.
- Iproseso ang mga purchase requisition, purchase order, invoice, at bayad sa vendor sa pamamagitan ng SupplyNet.
- Tulungan ang mga user na kumpletuhin ang mga karaniwang transaksiyong pinansyal at i-escalate ang mga isyu kung kinakailangan.
- Suportahan ang onboarding, offboarding, koordinasyon ng access, at mga tanong na may kaugnayan sa proseso.
- Makipag-ugnayan sa access sa card, pinto, at labas ng oras ng trabaho.
- Panatilihin ang mga karatula at display ng pagkakakilanlan ng opisina.
- Ihanda ang mga espasyo ng opisina at suportahan ang paglilipat at muling pagsasaayos ng mga muwebles.
- Magsagawa ng maliliit na pagkukumpuni ng muwebles.
Mga Kinakailangan
- Diploma sa mataas na paaralan.
- Mataas na kasanayan sa Microsoft Office, Google Workspace, at mga sistema ng PeopleSoft.
- Kakayahang bumuo ng estratehiko, malikhain, at mahusay na mga solusyon.
- Napatunayang kakayahan sa paggawa ng maraming gawain, administrasyon, organisasyon, at pamamahala ng oras.
- Kakayahang magtrabaho nang may kaunting pangangasiwa o direksiyon.
- Pambihirang atensiyon sa detalye.
- Napatunayang inisyatiba bilang maagap at kusang kumikilos na tao.
- Kahandaang sumailalim sa patuloy na pagsasanay na administratibo at teknikal.
- Kakayahang panatilihin ang mahigpit na pagiging kompidensiyal at sundin ang mga protocol ng ATIA, POPA, at pamamahala ng rekord.
- Mahalaga ang kaalaman sa mga patakaran at pamamaraan ng University of Alberta.
- Kinakailangan ang resume at cover letter.
Mga Benepisyo
- Komprehensibong package ng mga benepisyo.
- Ang taunang suweldo ay tutukuyin ayon sa mga kwalipikasyon.
- Hybrid na kaayusan sa trabaho na pinagsasama ang remote at personal na trabaho.
- Posisyong may taning na isang taon.