University of Alberta е публичен изследователски университет в Едмънтън, провинция Албърта, Канада, с няколко кампуса и повече от дузина факултети. Дейността му съчетава бакалавърско, магистърско и продължаващо образование с научни изследвания в областта на изкуствения интелект, енергетиката и околната среда, здравето и благосъстоянието, селското стопанство и изследванията на коренното население. Университетът подкрепя предприемачеството, спин-оф компаниите, ангажираността на общността и партньорствата с индустрията и обществото, като обслужва студенти от цял свят. Големият му персонал допринася за образованието, научните изследвания, администрацията и свързаните с университета услуги, с акцент върху достъпа, многообразието и инициативите за коренното население.
Изпълнителен асистент по вътрешен одит и управление на риска в Университета на Албърта
Предоставяне на изпълнителна административна подкрепа за дейностите по вътрешен одит и управление на риска в Университета на Албърта. Координиране на графици, срещи, комуникации, въвеждане в длъжност, достъп и финансови транзакции.
Описание
- Управление на календарите и графиците на изпълнителния директор и приоритизиране на срещи, събития и дейности.
- Планиране на срещи, работа на комитети, събития и проектни дейности.
- Проследяване на финансови проекти, събития, срокове и свързани дейности.
- Координиране на логистиката за срещи и събития, включително помещения, оборудване, кетъринг и материали.
- Предоставяне на административна подкрепа за редовни и специални срещи.
- Подготовка на дневен ред и придружаващи документи, координиране на материали и разпространяване на протоколи.
- Изпълнение на функциите на протоколчик за изпълнителния директор.
- Отговаряне на телефонни обаждания, реагиране на общи запитвания и обясняване на стандартни процедури.
- Посрещане на посетители и насочването им към подходящия персонал.
- Наблюдение и управление на общи, централни и програмни имейл акаунти.
- Разрешаване на стандартни проблеми с копирни машини и телефони, като същевременно се поддържа отчетност на офис консумативите и оборудването.
- Изготвяне на стандартна кореспонденция и проверка и преформатиране на документи.
- Обработване на заявки за покупки, поръчки за покупка, фактури и плащания към доставчици чрез SupplyNet.
- Подпомагане на потребителите при извършването на стандартни финансови транзакции и ескалиране на проблеми при необходимост.
- Подкрепа при въвеждане и освобождаване на служители, координиране на достъпа и отговаряне на въпроси, свързани с процесите.
- Координиране на достъпа с карти, през врати и извън работно време.
- Поддържане на обозначенията и идентификационните табели на офиса.
- Подготовка на офис помещения и подпомагане на преместването и пренареждането на мебели.
- Извършване на дребни ремонти на мебели.
Изисквания
- Диплома за завършено средно образование.
- Напреднали умения за работа с Microsoft Office, Google Workspace и системите PeopleSoft.
- Способност за разработване на стратегически, креативни и ефективни решения.
- Доказани умения за изпълнение на множество задачи, административни и организационни умения и умения за управление на времето.
- Способност за самостоятелна работа с минимален надзор или насоки.
- Изключително внимание към детайлите.
- Доказана инициативност и проактивност.
- Готовност за непрекъснато административно и техническо обучение.
- Способност за поддържане на строга поверителност и спазване на протоколите ATIA, POPA и за управление на записи.
- Познаването на политиките и процедурите на Университета на Албърта е предимство.
- Изискват се автобиография и мотивационно писмо.
Придобивки
- Цялостен пакет от придобивки.
- Годишно възнаграждение, определено според квалификацията.
- Хибриден режим, съчетаващ дистанционна и присъствена работа.
- Позиция със срок от една година.