University of Alberta yra valstybinis mokslinių tyrimų universitetas Edmontone, Albertos provincijoje, Kanadoje. Universitetas turi kelis miestelius ir daugiau nei tuziną fakultetų. Jo veikla apima bakalauro, magistrantūros ir tęstines studijas, taip pat mokslinius tyrimus dirbtinio intelekto, energetikos ir aplinkos, sveikatos ir gerovės, žemės ūkio bei čiabuvių studijų srityse. Universitetas remia verslumą, atžalines įmones, bendruomenės įsitraukimą ir partnerystę su pramone bei platesne visuomene, taip pat priima studentus iš viso pasaulio. Didelė universiteto darbuotojų bendruomenė prisideda prie švietimo, mokslinių tyrimų, administravimo ir susijusių universiteto paslaugų, daug dėmesio skirdama prieinamumui, įvairovei ir čiabuvių iniciatyvoms.
Vadovo padėjėjas, vidaus auditas ir rizikos valdymas Albertos universitete
Teiksite vadovui administracinę pagalbą Albertos universiteto vidaus audito ir rizikos valdymo veikloje. Koordinuosite tvarkaraščius, susitikimus, komunikaciją, darbuotojų įvedimą, prieigas ir finansines operacijas.
Aprašymas
- Tvarkyti vykdomojo direktoriaus kalendorius ir tvarkaraščius, nustatant susitikimų, renginių ir veiklų prioritetus.
- Planuoti susitikimus, komitetų darbą, renginius ir projektų veiklas.
- Stebėti finansinius projektus, renginius, terminus ir susijusias veiklas.
- Koordinuoti susitikimų ir renginių logistiką, įskaitant patalpas, įrangą, maitinimą ir medžiagą.
- Teikti administracinę pagalbą reguliariems ir specialiems susitikimams.
- Rengti darbotvarkes ir lydimuosius dokumentus, koordinuoti medžiagą ir platinti protokolus.
- Būti vykdomojo direktoriaus posėdžių sekretoriumi.
- Atsiliepti į telefono skambučius, atsakyti į bendruosius užklausimus ir paaiškinti įprastas procedūras.
- Pasitikti lankytojus ir nukreipti juos pas tinkamą darbuotoją.
- Stebėti ir administruoti bendrąsias, centrines ir programų el. pašto paskyras.
- Spręsti įprastas kopijavimo aparatų ir telefonų problemas bei tvarkyti biuro reikmenų ir įrangos atsargas.
- Rengti įprastą korespondenciją, tikrinti dokumentus ir iš naujo juos formatuoti.
- Per „SupplyNet“ sistemą tvarkyti pirkimo paraiškas, pirkimo užsakymus, sąskaitas faktūras ir mokėjimus tiekėjams.
- Padėti naudotojams atlikti įprastas finansines operacijas ir prireikus perduoti problemas atsakingiems asmenims.
- Padėti vykdyti darbuotojų įvedimą ir išėjimą iš darbo, koordinuoti prieigas bei atsakyti į su procesais susijusias užklausas.
- Koordinuoti kortelių, durų ir prieigos ne darbo metu suteikimą.
- Prižiūrėti iškabas ir biuro identiteto ženklus.
- Paruošti biuro patalpas ir padėti perkelti bei pertvarkyti baldus.
- Atlikti smulkius baldų remonto darbus.
Reikalavimai
- Vidurinis išsilavinimas.
- Pažangūs darbo su „Microsoft Office“, „Google Workspace“ ir „PeopleSoft“ sistemomis įgūdžiai.
- Gebėjimas kurti strateginius, kūrybiškus ir veiksmingus sprendimus.
- Gebėjimas vienu metu atlikti kelias užduotis bei geri administravimo, organizavimo ir laiko valdymo įgūdžiai.
- Gebėjimas savarankiškai dirbti su minimalia priežiūra ar nurodymais.
- Išskirtinis dėmesys detalėms.
- Įrodyta iniciatyva ir proaktyvus požiūris į darbą.
- Noras nuolat tobulinti administracines ir technines žinias.
- Gebėjimas užtikrinti griežtą konfidencialumą ir laikytis ATIA, POPA bei dokumentų valdymo protokolų.
- Albertos universiteto politikos ir procedūrų išmanymas būtų privalumas.
- Reikalingi gyvenimo aprašymas ir motyvacinis laiškas.
Privalumai
- Išsamus naudų paketas.
- Metinis atlygis nustatomas pagal kvalifikaciją.
- Hibridinis darbo modelis, derinantis nuotolinį ir darbą vietoje.
- Vienerių metų terminuota pareigybė.