
University of Alberta เป็นมหาวิทยาลัยวิจัยของรัฐในเมืองเอ็ดมันตัน รัฐแอลเบอร์ตา ประเทศแคนาดา มีหลายวิทยาเขตและมากกว่าสิบคณะ มหาวิทยาลัยผสานการศึกษาระดับปริญญาตรี บัณฑิตศึกษา และการศึกษาต่อเนื่องเข้ากับการวิจัยด้านปัญญาประดิษฐ์ พลังงานและสิ่งแวดล้อม สุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดี การเกษตร และการศึกษาชนพื้นเมือง มหาวิทยาลัยสนับสนุนการประกอบการ ธุรกิจที่ต่อยอดจากงานวิจัย การมีส่วนร่วมกับชุมชน ตลอดจนความร่วมมือกับภาคอุตสาหกรรมและชุมชนในวงกว้าง พร้อมให้บริการแก่นักศึกษาจากทั่วโลก บุคลากรจำนวนมากของมหาวิทยาลัยมีส่วนร่วมในด้านการศึกษา การวิจัยทางวิทยาศาสตร์ งานบริหาร และบริการมหาวิทยาลัยที่เกี่ยวข้อง โดยให้ความสำคัญกับการเข้าถึง ความหลากหลาย และโครงการริเริ่มสำหรับชนพื้นเมือง
ผู้ช่วยผู้บริหาร ฝ่ายตรวจสอบภายในและการบริหารความเสี่ยง มหาวิทยาลัยอัลเบอร์ตา
ให้การสนับสนุนด้านงานธุรการระดับผู้บริหารแก่การดำเนินงานด้านการตรวจสอบภายในและการบริหารความเสี่ยงของมหาวิทยาลัยอัลเบอร์ตา ประสานงานตารางเวลา การประชุม การสื่อสาร การเริ่มงานของบุคลากรใหม่ สิทธิ์การเข้าถึง และธุรกรรมทางการเงิน
รายละเอียด
- จัดการปฏิทินและตารางเวลาของผู้อำนวยการบริหาร โดยจัดลำดับความสำคัญของการประชุม กิจกรรม และงานต่าง ๆ
- จัดตารางการประชุม งานคณะกรรมการ กิจกรรม และงานโครงการ
- ติดตามโครงการทางการเงิน กิจกรรม กำหนดเวลา และงานที่เกี่ยวข้อง
- ประสานงานด้านโลจิสติกส์สำหรับการประชุมและกิจกรรม รวมถึงห้อง อุปกรณ์ อาหาร และเอกสาร
- ให้การสนับสนุนด้านธุรการสำหรับการประชุมประจำและการประชุมพิเศษ
- จัดทำระเบียบวาระและเอกสารประกอบ ประสานงานเอกสาร และแจกจ่ายรายงานการประชุม
- ทำหน้าที่เลขานุการบันทึกรายงานการประชุมให้ผู้อำนวยการบริหาร
- รับโทรศัพท์ ตอบข้อซักถามทั่วไป และอธิบายขั้นตอนการปฏิบัติงานตามปกติ
- ต้อนรับผู้มาติดต่อและนำทางไปยังบุคลากรที่เหมาะสม
- ติดตามและจัดการบัญชีอีเมลทั่วไป ส่วนกลาง และของโครงการ
- แก้ไขปัญหาเครื่องถ่ายเอกสารและโทรศัพท์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ พร้อมดูแลบัญชีวัสดุสำนักงานและอุปกรณ์
- ร่างจดหมายโต้ตอบทั่วไป ตรวจทานและจัดรูปแบบเอกสารใหม่
- ดำเนินการขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และการชำระเงินให้ผู้ขายผ่าน SupplyNet
- ช่วยผู้ใช้ดำเนินธุรกรรมทางการเงินทั่วไปให้เสร็จสิ้น และส่งต่อปัญหาเมื่อจำเป็น
- สนับสนุนการเริ่มงาน การพ้นสภาพ การประสานงานสิทธิ์การเข้าถึง และข้อซักถามเกี่ยวกับกระบวนการ
- ประสานงานสิทธิ์การเข้าถึงด้วยบัตร ประตู และนอกเวลาทำการ
- ดูแลป้ายและสื่อแสดงอัตลักษณ์ของสำนักงาน
- จัดเตรียมพื้นที่สำนักงานและสนับสนุนการย้ายหรือปรับผังเฟอร์นิเจอร์
- ดำเนินการซ่อมแซมเฟอร์นิเจอร์เล็กน้อย
คุณสมบัติ
- วุฒิการศึกษาระดับมัธยมศึกษาตอนปลาย
- มีความเชี่ยวชาญขั้นสูงในการใช้ Microsoft Office, Google Workspace และระบบ PeopleSoft
- สามารถพัฒนาแนวทางแก้ไขที่มีกลยุทธ์ สร้างสรรค์ และมีประสิทธิภาพ
- มีทักษะที่พิสูจน์ได้ในการทำงานหลายอย่าง การบริหารงาน การจัดระเบียบ และการบริหารเวลา
- สามารถทำงานได้อย่างอิสระโดยมีการกำกับดูแลหรือคำแนะนำเพียงเล็กน้อย
- ใส่ใจในรายละเอียดเป็นอย่างยิ่ง
- มีความคิดริเริ่มและสามารถเริ่มต้นงานได้ด้วยตนเอง
- เต็มใจเข้ารับการฝึกอบรมด้านธุรการและเทคนิคอย่างต่อเนื่อง
- สามารถรักษาความลับอย่างเคร่งครัดและปฏิบัติตามระเบียบ ATIA, POPA และแนวทางการจัดการเอกสาร
- หากมีความรู้เกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนของมหาวิทยาลัยอัลเบอร์ตาจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- ต้องยื่นประวัติย่อและจดหมายสมัครงาน
สวัสดิการ
- แพ็กเกจสวัสดิการที่ครอบคลุม
- เงินเดือนประจำปีกำหนดตามคุณสมบัติ
- รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานระหว่างการทำงานทางไกลและการทำงานที่สถานที่ทำงาน
- ตำแหน่งงานตามสัญญาระยะเวลาหนึ่งปี