A University of Alberta egy több kampusszal és több mint egy tucat karral rendelkező állami kutatóegyetem Edmontonban, a kanadai Alberta tartományban. Tevékenysége az alap-, mester- és doktori képzést, valamint a továbbképzést olyan kutatási területekkel kapcsolja össze, mint a mesterséges intelligencia, az energia és a környezet, az egészség és jóllét, a mezőgazdaság, illetve az őslakos népek tanulmányozása. Az egyetem támogatja a vállalkozói kezdeményezéseket, az egyetemi spin-off vállalkozásokat, a közösségi szerepvállalást, valamint az iparral és a tágabb közösséggel kialakított partnerségeket, miközben a világ minden tájáról érkező hallgatókat szolgálja. Nagy létszámú munkatársi közössége az oktatás, a tudományos kutatás, az igazgatás és az egyetemhez kapcsolódó szolgáltatások területén járul hozzá a működéshez, kiemelt figyelmet fordítva a hozzáférésre, a sokszínűségre és az őslakos népeket támogató kezdeményezésekre.
Ügyvezetői asszisztens az Albertai Egyetem Belső Ellenőrzési és Kockázatkezelési részlegén
Vezetői szintű adminisztratív támogatást nyújt az Albertai Egyetem belső ellenőrzési és kockázatkezelési tevékenységeihez. Koordinálja a naptárakat, értekezleteket, kommunikációt, a belépési és kilépési folyamatokat, a hozzáféréseket és a pénzügyi tranzakciókat.
Leírás
- Kezeli az ügyvezető igazgató naptárait és időbeosztását, valamint prioritást ad az értekezleteknek, eseményeknek és tevékenységeknek.
- Ütemezi az értekezleteket, bizottsági munkát, eseményeket és projekttevékenységeket.
- Nyomon követi a pénzügyi projekteket, eseményeket, határidőket és kapcsolódó tevékenységeket.
- Koordinálja az értekezletek és események logisztikáját, beleértve a helyiségeket, eszközöket, cateringet és anyagokat.
- Adminisztratív támogatást nyújt a rendszeres és rendkívüli értekezletekhez.
- Előkészíti a napirendeket és a háttéranyagokat, koordinálja az anyagokat, és terjeszti a jegyzőkönyveket.
- Az ügyvezető igazgató jegyzőkönyvvezetőjeként jár el.
- Fogadja a telefonhívásokat, válaszol az általános megkeresésekre, és ismerteti a rutinszerű eljárásokat.
- Fogadja a látogatókat, és a megfelelő munkatársakhoz irányítja őket.
- Figyeli és kezeli az általános, központi és programhoz kapcsolódó e-mail-fiókokat.
- Megoldja a fénymásolóval és telefonnal kapcsolatos rutinszerű problémákat, miközben vezeti az irodaszerek és berendezések leltárát.
- Elkészíti a rutinszerű levelezést, valamint lektorálja és újraformázza a dokumentumokat.
- A SupplyNet rendszeren keresztül feldolgozza a beszerzési igényeket, megrendeléseket, számlákat és a beszállítói kifizetéseket.
- Segít a felhasználóknak a rutinszerű pénzügyi tranzakciók lebonyolításában, és szükség esetén magasabb szintre továbbítja a problémákat.
- Támogatja a beléptetést, a kiléptetést, a hozzáférések koordinálását és a folyamatokkal kapcsolatos megkereséseket.
- Koordinálja a kártyás, ajtó- és munkaidőn túli hozzáféréseket.
- Karbantartja a feliratokat és az irodaazonosító kijelzőket.
- Előkészíti az irodai helyiségeket, valamint támogatja a bútorok áthelyezését és átrendezését.
- Elvégzi a kisebb bútorjavításokat.
Követelmények
- Középiskolai végzettség.
- Haladó szintű jártasság a Microsoft Office, a Google Workspace és a PeopleSoft rendszerek használatában.
- Stratégiai, kreatív és hatékony megoldások kidolgozásának képessége.
- Bizonyított többfeladatos, adminisztratív, szervezési és időgazdálkodási készségek.
- Képesség az önálló munkavégzésre minimális felügyelet vagy iránymutatás mellett.
- Kiemelkedő figyelem a részletekre.
- Proaktív, önálló kezdeményezőkészség.
- Folyamatos adminisztratív és technikai képzés vállalása.
- A szigorú titoktartás fenntartásának, valamint az ATIA, a POPA és az iratkezelési protokollok betartásának képessége.
- Az Albertai Egyetem szabályzatainak és eljárásainak ismerete előnyt jelent.
- Önéletrajz és motivációs levél szükséges.
Juttatások
- Átfogó juttatási csomag.
- Az éves fizetést a képesítések alapján határozzák meg.
- A távoli és a jelenléti munkavégzést ötvöző hibrid munkarend.
- Egyéves határozott idejű pozíció.