University of Alberta je javna raziskovalna univerza v Edmontonu v Alberti v Kanadi z več kampusi in več kot ducatom fakultet. Njeno delo povezuje dodiplomsko, podiplomsko in nadaljevalno izobraževanje z raziskavami na področjih umetne inteligence, energetike in okolja, zdravja in dobrega počutja, kmetijstva ter študij staroselskih ljudstev. Univerza podpira podjetništvo, odcepljena podjetja, sodelovanje skupnosti ter partnerstva z industrijo in širšo skupnostjo, hkrati pa služi študentom z vsega sveta. Njena številna delovna sila prispeva k izobraževanju, znanstvenim raziskavam, upravljanju in povezanim univerzitetnim storitvam, s poudarkom na dostopnosti, raznolikosti in pobudah za staroselska ljudstva.
Izvršni asistent za notranjo revizijo in upravljanje tveganj na Univerzi v Alberti
Zagotavljanje izvršne administrativne podpore dejavnostim notranje revizije in upravljanja tveganj na Univerzi v Alberti. Usklajevanje urnikov, sestankov, komunikacije, uvajanja, dostopa in finančnih transakcij.
Opis
- Upravljati koledarje in urnike izvršnega direktorja ter določati prednost sestankov, dogodkov in dejavnosti.
- Načrtovati sestanke, delo odborov, dogodke in projektne dejavnosti.
- Spremljati finančne projekte, dogodke, roke in povezane dejavnosti.
- Usklajevati logistiko sestankov in dogodkov, vključno s prostori, opremo, pogostitvijo in gradivi.
- Zagotavljati administrativno podporo rednim in posebnim sestankom.
- Pripravljati dnevne rede in spremljajoče dokumente, usklajevati gradiva in razdeljevati zapisnike.
- Opravljati naloge zapisnikarja za izvršnega direktorja.
- Sprejemati telefonske klice, odgovarjati na splošna vprašanja in pojasnjevati običajne postopke.
- Sprejemati obiskovalce in jih usmerjati k ustreznemu osebju.
- Spremljati in upravljati splošne, centralne in programske e-poštne račune.
- Reševati običajne težave s fotokopirnimi stroji in telefoni ter voditi evidence pisarniškega materiala in opreme.
- Pripravljati običajno korespondenco ter lektorirati in preoblikovati dokumente.
- Obdelovati zahtevke za nabavo, naročilnice, račune in plačila dobaviteljem prek sistema SupplyNet.
- Uporabnikom pomagati pri izvedbi običajnih finančnih transakcij in po potrebi eskalirati težave.
- Podpirati uvajanje in izstop zaposlenih, usklajevanje dostopa ter poizvedbe, povezane s postopki.
- Usklajevati dostop s karticami, skozi vrata in zunaj delovnega časa.
- Vzdrževati oznake in identifikacijske prikaze pisarne.
- Pripravljati pisarniške prostore ter podpirati premike in preureditve pohištva.
- Opravljati manjša popravila pohištva.
Zahteve
- Srednješolska izobrazba.
- Napredno poznavanje sistemov Microsoft Office, Google Workspace in PeopleSoft.
- Sposobnost razvijanja strateških, ustvarjalnih in učinkovitih rešitev.
- Dokazane sposobnosti za opravljanje več nalog hkrati, administrativne in organizacijske sposobnosti ter sposobnosti upravljanja časa.
- Sposobnost samostojnega dela z minimalnim nadzorom ali usmerjanjem.
- Izjemna pozornost do podrobnosti.
- Dokazana samoiniciativnost in proaktivnost.
- Pripravljenost na stalno administrativno in tehnično usposabljanje.
- Sposobnost ohranjanja stroge zaupnosti ter upoštevanja protokolov ATIA, POPA in upravljanja evidenc.
- Poznavanje pravilnikov in postopkov Univerze v Alberti je prednost.
- Zahtevana sta življenjepis in motivacijsko pismo.
Ugodnosti
- Celovit paket ugodnosti.
- Letna plača, določena glede na kvalifikacije.
- Hibridna ureditev, ki združuje delo na daljavo in delo na lokaciji.
- Delovno mesto za enoletno obdobje.