Die University of Alberta ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Edmonton, Alberta, Kanada, mit mehreren Standorten und mehr als einem Dutzend Fakultäten. Ihre Arbeit verbindet grundständige Studiengänge, Graduiertenprogramme und Weiterbildung mit Forschung in den Bereichen künstliche Intelligenz, Energie und Umwelt, Gesundheit und Wohlbefinden, Landwirtschaft sowie indigene Studien. Die Universität fördert Unternehmertum, Ausgründungen, gesellschaftliches Engagement und Partnerschaften mit der Industrie und der weiteren Gemeinschaft und heißt Studierende aus aller Welt willkommen. Ihre große Belegschaft leistet Beiträge in Lehre, wissenschaftlicher Forschung, Verwaltung und verwandten Hochschuldienstleistungen, wobei der Schwerpunkt auf Zugang, Vielfalt und Initiativen für indigene Gemeinschaften liegt.
Assistenz der Geschäftsführung für Interne Revision und Risikomanagement an der University of Alberta
Sie leisten administrative Unterstützung auf Führungsebene für die Bereiche Interne Revision und Risikomanagement der University of Alberta. Sie koordinieren Termine, Sitzungen, Kommunikation, Einarbeitung, Zugänge und Finanztransaktionen.
Beschreibung
- Verwalten Sie die Kalender und Zeitpläne der Executive Director und priorisieren Sie Sitzungen, Veranstaltungen und Aktivitäten.
- Planen Sie Sitzungen, Ausschussarbeit, Veranstaltungen und Projektaktivitäten.
- Überwachen Sie Finanzprojekte, Veranstaltungen, Fristen und damit verbundene Aktivitäten.
- Koordinieren Sie die organisatorischen Abläufe von Sitzungen und Veranstaltungen, einschließlich Räumen, Ausrüstung, Catering und Materialien.
- Leisten Sie administrative Unterstützung bei regelmäßigen und besonderen Sitzungen.
- Erstellen Sie Tagesordnungen und Begleitunterlagen, koordinieren Sie Materialien und verteilen Sie Protokolle.
- Führen Sie für die Executive Director das Protokoll.
- Nehmen Sie Telefonanrufe entgegen, beantworten Sie allgemeine Anfragen und erläutern Sie routinemäßige Verfahren.
- Empfangen Sie Besucher und leiten Sie sie an die zuständigen Personen weiter.
- Überwachen und verwalten Sie allgemeine, zentrale und programmspezifische E-Mail-Konten.
- Beheben Sie routinemäßige Probleme mit Kopierern und Telefonen und führen Sie gleichzeitig Bestandslisten für Bürobedarf und -ausrüstung.
- Verfassen Sie routinemäßige Korrespondenz und prüfen und formatieren Sie Dokumente.
- Bearbeiten Sie Beschaffungsanforderungen, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen an Lieferanten über SupplyNet.
- Unterstützen Sie Nutzer bei routinemäßigen Finanztransaktionen und eskalieren Sie Probleme bei Bedarf.
- Unterstützen Sie die Einarbeitung, den Austritt, die Koordination von Zugängen und Anfragen zu Prozessen.
- Koordinieren Sie Karten-, Tür- und Zugänge außerhalb der Geschäftszeiten.
- Pflegen Sie Beschilderungen und Darstellungen der Büroidentität.
- Bereiten Sie Büroräume vor und unterstützen Sie bei Möbelumzügen und Umgestaltungen.
- Führen Sie kleinere Reparaturen an Möbeln durch.
Anforderungen
- Abschluss der Sekundarschule.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office, Google Workspace und PeopleSoft-Systemen.
- Fähigkeit, strategische, kreative und effiziente Lösungen zu entwickeln.
- Nachweisbare Fähigkeiten im Multitasking sowie in den Bereichen Administration, Organisation und Zeitmanagement.
- Fähigkeit, selbstständig mit minimaler Aufsicht oder Anleitung zu arbeiten.
- Außergewöhnliche Detailgenauigkeit.
- Nachweisbare Eigeninitiative und proaktive Arbeitsweise.
- Bereitschaft zu kontinuierlicher administrativer und technischer Weiterbildung.
- Fähigkeit, strikte Vertraulichkeit zu wahren und die Protokolle zu ATIA, POPA und Records Management einzuhalten.
- Kenntnisse der Richtlinien und Verfahren der University of Alberta sind von Vorteil.
- Lebenslauf und Anschreiben erforderlich.
Zusatzleistungen
- Umfassendes Leistungspaket.
- Jahresgehalt abhängig von den Qualifikationen.
- Hybrides Arbeitsmodell mit einer Kombination aus mobiler Arbeit und Präsenzarbeit.
- Auf ein Jahr befristete Stelle.