University of Alberta on julkinen tutkimusyliopisto Edmontonissa Albertan provinssissa Kanadassa. Yliopistolla on useita kampuksia ja yli tusina tiedekuntaa. Sen toiminnassa yhdistyvät alempi ja ylempi korkeakoulututkintoihin johtava koulutus sekä täydennyskoulutus ja tutkimus, joka keskittyy muun muassa tekoälyyn, energiaan ja ympäristöön, terveyteen ja hyvinvointiin, maatalouteen sekä alkuperäiskansojen tutkimukseen. Yliopisto tukee yrittäjyyttä, tutkimuksesta syntyviä yrityksiä, yhteisötoimintaa ja kumppanuuksia teollisuuden sekä muun yhteiskunnan kanssa ja palvelee opiskelijoita eri puolilta maailmaa. Sen suuri henkilöstö osallistuu koulutukseen, tieteelliseen tutkimukseen, hallintoon ja yliopiston muihin palveluihin painottaen saavutettavuutta, monimuotoisuutta ja alkuperäiskansoihin liittyviä aloitteita.
Johdon assistentti, sisäinen tarkastus ja riskienhallinta Albertan yliopistossa
Tarjoat johdon hallinnollista tukea Albertan yliopiston sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan toiminnolle. Koordinoit aikatauluja, kokouksia, viestintää, perehdytystä, käyttöoikeuksia ja taloustoimia.
Kuvaus
- Hallinnoi johtajan kalentereita ja aikatauluja sekä priorisoi kokouksia, tapahtumia ja tehtäviä.
- Aikatauluta kokoukset, valiokuntatyö, tapahtumat ja projektien tehtävät.
- Seuraa talousprojekteja, tapahtumia, määräaikoja ja niihin liittyviä tehtäviä.
- Koordinoi kokous- ja tapahtumajärjestelyjä, kuten tiloja, laitteita, tarjoiluja ja materiaaleja.
- Tarjoa hallinnollista tukea säännöllisiin ja erityiskokouksiin.
- Laadi esityslistoja ja oheisasiakirjoja, koordinoi materiaalit ja jaa pöytäkirjat.
- Toimi johtajan pöytäkirjanpitäjänä.
- Vastaa puheluihin, vastaa yleisiin tiedusteluihin ja selitä tavanomaisia menettelyjä.
- Ota vastaan vierailijoita ja ohjaa heidät oikealle henkilölle.
- Seuraa ja hallinnoi yleisiä, keskitettyjä ja ohjelmakohtaisia sähköpostitilejä.
- Ratkaise tavanomaisia kopiokone- ja puhelinongelmia sekä ylläpidä toimistotarvike- ja laitevarastoja.
- Laadi tavanomaista kirjeenvaihtoa sekä oikolue ja muotoile asiakirjoja uudelleen.
- Käsittele SupplyNetin kautta hankintaesityksiä, ostotilauksia, laskuja ja toimittajamaksuja.
- Auta käyttäjiä tavanomaisten taloustoimien suorittamisessa ja eskaloi ongelmat tarvittaessa.
- Tue perehdytystä, työsuhteen päättämiseen liittyviä toimia, käyttöoikeuksien koordinointia ja prosesseihin liittyviä tiedusteluja.
- Koordinoi kortti-, ovi- ja työajan ulkopuolisia käyttöoikeuksia.
- Ylläpidä opasteita ja toimiston ilmeeseen liittyviä näyttöjä.
- Valmistele toimistotiloja ja tue kalusteiden siirtoja ja uudelleenjärjestelyjä.
- Suorita pieniä kalustekorjauksia.
Vaatimukset
- Toisen asteen tutkinto.
- Edistynyt Microsoft Officen, Google Workspacen ja PeopleSoft-järjestelmien osaaminen.
- Kyky kehittää strategisia, luovia ja tehokkaita ratkaisuja.
- Osoitettu kyky hoitaa useita tehtäviä sekä vahvat hallinnolliset, organisointi- ja ajanhallintataidot.
- Kyky työskennellä itsenäisesti vähäisellä valvonnalla tai ohjauksella.
- Poikkeuksellinen tarkkuus.
- Osoitettu aloitteellisuus ja ennakoiva työote.
- Halukkuus osallistua jatkuvaan hallinnolliseen ja tekniseen koulutukseen.
- Kyky säilyttää tiukka luottamuksellisuus ja noudattaa ATIA-, POPA- ja asiakirjahallintaprotokollia.
- Albertan yliopiston käytäntöjen ja menettelyjen tuntemus katsotaan eduksi.
- Ansioluettelo ja saatekirje vaaditaan.
Edut
- Kattava etuuspaketti.
- Vuosipalkka määräytyy pätevyyden perusteella.
- Hybridijärjestely, jossa yhdistyvät etä- ja lähityö.
- Yhden vuoden määräaikainen tehtävä.